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Universitätsarchiv

FAQ - Häufig gestellte Fragen zur Schriftgutverwaltung

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Schriftgutverwaltung. Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich gern direkt an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Universitätsarchivs.

Wie kann ich meine Unterlagen dem Universitätsarchiv anbieten?: Wenn Sie dem Universitätsarchiv Unterlagen anbieten möchten, kontaktieren Sie uns bitte über unser Funktionspostfach oder über Telefon. Wir vereinbaren dann mit Ihnen einen Besichtigungs- und Abholungstermin.
Hat jeder Zugriff auf die von mir abgegebenen Unterlagen?: Nein, es hat nicht jeder Zugriff auf die Unterlagen. Archivgut unterliegt gesetzlichen Schutzfristen. Jede archivierte Akte ist nach ihrer Schließung mindestens 30 Jahre gesperrt (bei besonderen Schutzfristen noch länger).
Kann ich selber Einsicht in meine abgegebenen Unterlagen nehmen?: Natürlich kann die abgebende Person oder Mitarbeitende aus der abgebenden Organisationseinheit im Universitätsarchiv Einsicht in Ihre Unterlagen nehmen. Außerdem ist es möglich die Akten auszuleihen, wenn diese in der Verwaltung noch einmal benötigt werden.
Muss ich dem Universitätsarchiv meine gesamten dienstlichen Unterlagen anbieten?: Ja. Alle im Rahmen der Dienstgeschäfte erstellten oder erhaltenen Unterlagen müssen dem Universitätsarchiv zur Bewertung angeboten werden. So ist es im Archivgesetz geregelt. Dies gilt unabhängig von ihrer Erscheinungsform (analog oder digital).
Wie verhält es sich mit Daten, zu deren Löschung ich verpflichtet bin?: Auch Daten, deren Löschung gesetzlich festgelegt ist, müssen dem Universitätsarchiv angeboten werden. Die Übernahme von solchen, sensiblen Daten gilt dann gesetzlich als Löschung (Löschungssurrogat).
Welche meiner Unterlagen sind überhaupt aktenrelevant?: Aktenrelevant sind alle Unterlagen, die den aktuellen Stand eines Vorgangs oder den bis dahin zurückgelegten Weg dokumentieren. Somit ist alles, was Verwaltungshandeln nachvollziehbar macht, aktenrelevant. In Handakten und elektronischen Ablagen dürfen ausschließlich Kopien von aktenwürdigen Schriftstücken oder nicht aktenrelevante Dokumente aufbewahrt werden.
Wie gehe ich mit meinen dienstlichen E-Mails um?: Der Umgang ist abhängig vom jeweiligen Informationsgehalt einer E-Mail. Wenn diese Informationen enthält, die beispielsweise zum Nachvollziehen einer Entscheidungsfindung notwendig sind, muss sie in die Akte gelangen. Am besten fügt man sie der Akte in der Form zu, in der diese geführt wird. Bei einer papiergeführten Akte druckt man E-Mails aus und heftet sie bei und bei einer elektronisch geführten Akte wird die Mail digital abgespeichert. Eine E-Mail ohne dauerhaft wertvollen Informationengehalt (z. B. mit Terminabsprachen) muss hingegen nicht zur Akte gelegt werden.