Bielefelder IT-Servicezentrum

1) Öffnen Sie die Zoom-App und loggen Sie sich per SSO ein (Anleitung). Sie sollten den Startbildschirm der Zoom-App sehen (siehe Screenshot), wenn nicht, wählen Sie [Home] am oberen Rand.

2) Wählen Sie [Planen].

3) Thema und Zeitangaben

Geben Sie einen Titel ("Thema") sowie Angaben zum Meeting-Start, zur Dauer und zur Zeitzone an. Diese Angaben dienen lediglich zur Orientierung für Sie und Ihre Teilnehmer*innen (z.B. um darüber zu informieren, dass das Meeting erst in einer Stunde beginnt). Sie können das Meeting trotzdem jederzeit starten und beliebig lange durchführen.

Mit "Wiederkehrendes Meeting" können Sie direkt eine Meetingreihe anlegen. Wir empfehlen, sich zunächst ausführlich mit den Meeting-Einstellungen vertraut zu machen, bevor die automatische Terminplanung genutzt wird.

4) Meeting-ID

Wählen Sie als "Meeting-ID" unbedingt "Automatisch erzeugen" und nicht die "Personal-Meeting-ID". Die persönliche Meeting-ID führt zu Ihrem permanenten persönlichen Meeting-Raum und sollte nur in speziellen Fällen genutzt werden.

5) Kennwort

Hier können Sie das generierte Passwort einfach stehen lassen. Ihr Meeting muss zwingend ein Passwort besitzen, damit das Meeting nicht durch Personen gestört werden kann, die durch maschinelle Abfragen die Meeting-ID erraten haben. Das Passwort wird in verschlüsselter Form im Meeting-Link und auch im Einladungstext enthalten sein, daher sollten Teilnehmer*innen das Passwort nur in seltenen Fällen benötigen. Sie können das Passwort auch später im Meeting selbst einsehen.

6) Video

Diese Optionen stellen ein, ob die Kamera bei Betreten des Meetings automatisch angeschaltet wird. Hier können Sie für "Host" die Standardeinstellung "Inaktiv" beibehalten. Für Teilnehmer*innen ist der automatische Videostart zwingend deaktiviert. Im Meeting kann die Kamera dann durch die Personen selbst natürlich aktiviert und deaktiviert werden.

7) Audio

Hier können Sie einschränken, ob Teilnehmer*innen per Telefon oder mit Geräte-Audio (z.B. Mikrofon) teilnehmen können. Sie können hier die Option "Telefon und Computeraudio" aktiviert lassen, so können Teilnehmer*innen selbst wählen.

Bei "Einwählen von..." können Sie auswählen, welche Einwahlnummern in der Einladung priorisiert dargestellt werden. In der Regel ist hier keine Anpassung notwendig.

8) Kalender

Hier werden Ihnen möglicherweise andere Optionen als im Screenshot angeboten. Mit einer Auswahl an dieser Stelle wird nach Planen des Meetings direkt eine Kalendereinladung im gewählten Kalenderprogramm geöffnet und zum Absenden vorbereitet. Sie können das Fenster dann natürlich auch einfach schließen.

9) Erweiterte Optionen

Durch Klick auf den Text, können Sie die "Erweiterten Optionen" anzeigen.

Die Warteraumfreigabe (empfohlen) ist extrem nützlich, um das Meeting vor Störenfrieden zu schützen, da Teilnehmer*innen so einzeln in das Meeting hereingelassen werden müssen. In manchen Fällen (z.B. sehr viele Teilnehmer*innen) kann die Deaktivierung dieser Option verlockend sein - bitte seien Sie sich in diesem Fall des Risikos bewusst und treffen Sie weitere Sicherheitsmaßnahmen (z.B. "Nur berechtigte Benutzer..." aktivieren). Der Warteraum kann auch im Meeting (de)aktiviert werden.

Mit Teilnahme vor dem Host ermöglichen (nicht empfohlen) können Teilnehmer*innen schon ohne Ihre Anwesenheit das Meeting starten und die Kontrolle über das Meeting übernehmen. Diese Funktion sollte nur in besonderen Fällen genutzt werden und sonst deaktiviert sein.

Teilnehmer beim Eintrag auf Stummschaltung stellen ("Beitritt" statt "Eintrag" wäre hier die korrekte Übersetzung) ist in der Regel nicht erforderlich, da Teilnehmer*innen nach Beitritt zunächst eine Audio-Art auswählen müssen, bevor sie zu hören sind (siehe oben). Wenn Sie das Audio für Teilnehmer*innen auf Geräte- bzw. Computeraudio eingeschränkt haben, kann es nützlich sein, diese Option zu aktivieren.

Mit Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen können Sie verlangen, dass die Teilnehmer*innen mit einem Zoom-Konto eingeloggt sein müssen (bald kann hier auch auf Konten der Universität Bielefeld eingeschränkt werden). Diese Option sollten Sie aktivieren, wenn Sie den Warteraum deaktivieren wollen, um den Beitritt für anonyme Störenfrieden zu erschweren.

Unter Alternative Moderatoren können sie E-Mail-Adressen von Personen eingeben, die das Meeting ebenfalls starten und die Host-Rechte erhalten dürfen (falls Sie sich zum Beispiel nicht sicher sind, ob Sie es rechtzeitig schaffen). Diese Option bietet sich bei kleinen Besprechungen für Kolleg*innen oder bei Lehrveranstaltungen für weitere Lehrende der Veranstaltung an.

10) Planen

Wählen Sie jetzt [Planen] und Ihr Meeting wird erstellt. Je nach Auswahl bei "Kalender" öffnet sich auch eine vorgefertigte Kalendereinladung.