Bielefelder IT-Servicezentrum

1) Melden Sie sich im Zoom-Portal der Universität Bielefeld an (Anleitung). Sie sollten automatisch in den persönlichen "Meeting"-Bereich gelangen. Wenn nicht, wählen Sie [Meetings] in der Navigation.

2) Wählen Sie [Planen Neue Sitzung].

3) Titel und Beschreibung

Geben Sie einen Titel ("Thema") und eine optionale Beschreibung für Ihr Meeting ein.

4) Datum und Uhrzeit

Wählen Sie ein Datum, eine Uhrzeit, die Zeitzone und die voraussichtliche Dauer des Meetings aus. Diese Angaben dienen lediglich zur Orientierung für Sie und Ihre Teilnehmer*innen (z.B. um darüber zu informieren, dass das Meeting erst in einer Stunde beginnt). Sie können das Meeting trotzdem jederzeit starten und beliebig lange durchführen.

Mit "Wiederkehrendes Meeting" können Sie direkt eine Meetingreihe anlegen. Wir empfehlen, sich zunächst ausführlich mit den Meeting-Einstellungen vertraut zu machen, bevor die automatische Terminplanung genutzt wird.

Hinweis: In Ihrem [Profil] unter "Datum und Uhrzeit" können Sie wenn gewünscht die 24-Stunden-Zeitanzeige statt AM/PM aktiveren.

5) Registrierung

Lassen Sie "Registrierung" zunächst deaktiviert. Mit dieser Option können Sie von Teilnehmer*innen eine vorherige Anmeldung zu Ihrem Meeting verlangen. Für Lehrveranstaltungen und die meisten anderen Fälle ist dies nicht erforderlich und kann eher hinderlich sein.

6) Meeting-ID

Wählen Sie als "Meeting-ID" unbedingt "Automatisch erzeugen" und nicht die "Personal-Meeting-ID". Die persönliche Meeting-ID führt zu Ihrem permanenten persönlichen Meeting-Raum und sollte nur in speziellen Fällen genutzt werden.

7) Meeting-Passwort

Hier können Sie das generierte Passwort einfach stehen lassen. Ihr Meeting muss zwingend ein Passwort besitzen, damit das Meeting nicht durch Personen gestört werden kann, die durch maschinelle Abfragen die Meeting-ID erraten haben. Das Passwort wird in verschlüsselter Form im Meeting-Link und auch im Einladungstext enthalten sein, daher sollten Teilnehmer*innen das Passwort nur in seltenen Fällen benötigen. Sie können das Passwort auch später im Meeting selbst einsehen.

8) Video

Diese Optionen stellen ein, ob die Kamera bei Betreten des Meetings automatisch angeschaltet wird. Hier können Sie für "Moderator" die Standardeinstellung "aus" beibehalten. Für Teilnehmer*innen ist der automatische Videostart zwingend deaktiviert. Im Meeting kann die Kamera dann durch die Personen selbst natürlich aktiviert und deaktiviert werden.

9) Audio

Hier können Sie einschränken, ob Teilnehmer*innen per Telefon oder mit Geräte-Audio (z.B. Mikrofon) teilnehmen können. Sie können hier die Option "Beides" aktiviert lassen, so können Teilnehmer*innen selbst wählen.

Bei "Einwählen von..." können Sie auswählen, welche Einwahlnummern in der Einladung priorisiert dargestellt werden. In der Regel ist hier keine Anpassung notwendig.

10) Meeting-Optionen

Mit Beitritt vor Moderator (nicht empfohlen) können Teilnehmer*innen schon ohne Ihre Anwesenheit das Meeting starten und die Kontrolle über das Meeting übernehmen. Diese Funktion sollte nur in besonderen Fällen genutzt werden und sonst deaktiviert sein.

Teilnehmer bei Beitritt stummschalten ist in der Regel nicht erforderlich, da Teilnehmer*innen nach Beitritt zunächst eine Audio-Art auswählen müssen, bevor sie zu hören sind (siehe oben). Wenn Sie das Audio für Teilnehmer*innen auf Geräte- bzw. Computeraudio eingeschränkt haben, kann es nützlich sein, diese Option zu aktivieren.

Der Warteraum (empfohlen) ist extrem nützlich, um das Meeting vor Störenfrieden zu schützen, da Teilnehmer*innen so einzeln in das Meeting hereingelassen werden müssen. In manchen Fällen (z.B. sehr viele Teilnehmer*innen) kann die Deaktivierung dieser Option verlockend sein - bitte seien Sie sich in diesem Fall des Risikos bewusst und treffen Sie weitere Sicherheitsmaßnahmen (z.B. die nächste Option aktivieren). Der Warteraum kann auch im Meeting (de)aktiviert werden.

Mit Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen können Sie verlangen, dass die Teilnehmer*innen mit einem Zoom-Konto eingeloggt sein müssen (bald kann hier auch auf Konten der Universität Bielefeld eingeschränkt werden). Diese Option sollten Sie aktivieren, wenn Sie den Warteraum deaktivieren wollen, um den Beitritt für anonyme Störenfrieden zu erschweren.

Mit Vorauswahl des Breakout-Raums können Sie bereits bei Planung des Meetings Untergruppenräume erstellen, in die Sie dann die Teilnehmer*innen während des Meetings für Gruppenarbeitsphasen o.ä. einteilen können. Diese Einstellungen können auch während des Meetings vorgenommen werden, lohnen sich aber z.B. bei vielen Teilnehmer*innen, die bereits vorher bekannt sind.

11) Alternative Moderatoren

Hier können sie E-Mail-Adressen von Personen eingeben, die das Meeting ebenfalls starten und die Host-Rechte erhalten dürfen (falls Sie sich zum Beispiel nicht sicher sind, ob Sie es rechtzeitig schaffen). Diese Option bietet sich bei kleinen Besprechungen für Kolleg*innen oder bei Lehrveranstaltungen für weitere Lehrende der Veranstaltung an.

12) Speichern

Wählen Sie nun [Speichern] und Ihr Meeting wird erstellt! Ihnen werden nun die Daten des Meetings inklusive der erzeugten Meeting-ID und der Einlade-Optionen angezeigt. Sie können nun auch Umfragen erstellen oder das Live-Streaming konfigurieren.