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Datenschutzerklärung
Verantwortlich für das Webangebot ist die Universität Bielefeld
Verantwortlich auf der Fachebene ist das International Office
Ansprechpartner*in: Ulrike Magarin issc-io@uni-bielefeld.de
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Bewerbung um ein Stipendium. Die Daten dienen der Auswahl förderwürdiger Stipendiat*innen. Mit den Kontaktdaten werden die Bewerber*innen per Post und per E-Mail über die Entscheidung benachrichtigt. Die Daten zu den Finanzen/Steuernummer werden für die Auszahlung benötigt. Die Übermittlung an den DAAD ist der Teil der Fördervereinbarungen. Die Geförderten müssen an einem Begleitprogramm der Universität teilnehmen, zu dem sie eingeladen werden. Bewerber*innen sollen – wenn möglich – zusätzlich auf ähnliche Stipendienprogramme und akademische Preise aufmerksam gemacht werden.
Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 a DSGVO.
Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld aufbewahrt. Die Daten der nicht erfolgreichen Bewerber*innen werden nach der Entscheidung der Stipendienkommission gelöscht. Für die Stipendienvergabe für das Sommersemester ist das spätestens im Mai der Fall, für die Stipendienvergabe des Wintersemesters spätestens November. Nach Abschluss der Förderung und Erhalt des Abschlussberichtes werden die Bewerbungsunterlagen der Stipendiat*innen gelöscht. Ausnahme: Die Daten der Stipendiat*innen, die für die Auszahlung benötigt werden, werden nach Vorgaben des Mittelgebers archiviert; derzeit 5 Jahre.
Die Daten werden vertraulich behandelt. Teile der Daten (Name, Staatsangehörigkeit, fachlicher Hintergrund, Studienfortschritt, Angaben zum Engagement und zur finanziellen und persönlichen Situation) werden für eine Beschlussvorlage zur Stipendienvergabe verwendet. Die Beschlussvorlage wird an eine uniinterne Stipendienkommission weitergegeben, die aus der Leitung des ISSC, der Abteilungsleitung der Abteilung 3 des International Office, der Leitung des International Offices und der Prorektorin für Forschung und Internationales besteht. Bei einer Stipendienzusage werden die Daten zur Auszahlung an die Drittmittelsachbearbeitung des International Office und die Finanzbuchhaltung der Universität weitergegeben. Darüber hinaus erhält der Mittelgeber, der Deutsche Akademischer Austauschdienst (DAAD), die im Zuwendungsvertrag geforderten Daten (s. oben). Die Stipendiat*innen stimmen der Datenübermittlung durch die Unterzeichnung des Stipendienvertrags zu.
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