Bielefelder IT-Servicezentrum

Mail Policy

Hier wird der derzeitige Stand der Policy (Regelwerk zur Behandlung von E-Mails) des Mailservers der Universität Bielefeld beschrieben.

• Die Maileingangsgateways werden durch den DFN-Verein bereitgestellt und betrieben (DFN MailSupport).
• Alle anderen Komponenten werden durch die Microsoft Exchange realisiert.
• Bei der Etablierung von neuen Mailservern/Domänen innerhalb der Universität/FH muss das BITS kontaktiert werden, um die notwendigen MX Records im DNS zu etablieren und das Mailrouting einzurichten.
• Die Gültigkeit von Mailadressen wird mit dem "call-forward" Verfahren überprüft. Beim Einliefern der Mail auf dem Gateway wird per SMTP Dialog auf dem Zielserver die Mailadresse überprüft. Ist diese bekannt, wird die Mail angenommen und zugestellt. Andernfalls wird die Annahme abgelehnt (500er Returncode). Im Störungsfall erhält der einliefernde Server einen (temporären) Zustellungsfehler (400er oder 500er Returncode).
• Behandlung von Viren: Die Gateways scannen die Mails beim Einliefern auf bekannte Viren. Bei Mails, die Viren enthalten, wird die Annahme abgelehnt (500er Returncode). Ansonsten erfolgt die weitere Verarbeitung.
• Behandlung von SPAM: Die Gateways bewerten Mails beim Einliefern und unterscheiden in 4 Fälle (Mail Policy Meldung).
  • Ablehnung aufgrund der Absender-IP:
    Der E-Mail versendende Rechner/Server befindet sich auf einer IP-Blockliste, da von dieser IP SPAM- oder E-Mails mit Schadprogramm versendet wurden. Falls Sie zu Unrecht auf diese Liste geraten sind, wenden Sie sich zuerst an den lokalen E-Mail-Support (postmaster@ihre-domaene.xy). Dieser kann dann den Sachverhalt mit dem Support des BITS klären.
    Bei einem generellen Problem kann die Löschung der IP-Adresse beantragt werden.
  • Ablehnung aufgrund hoher SPAM-Wahrscheinlichkeit:
    Die eingelieferte E-Mail enthält zahlreiche Merkmale einer SPAM-Mail (z. B. viele Links oder eingebettete Bilder).
  • Ablehnung da die E-Mail einen Virus enthält:
    Die eingelieferte E-Mail wurde überprüft und der Virenscanner hat einen bekannten Virus gefunden. Bitte lassen Sie Ihren Computer auf mögliche Schadsoftware überprüfen. Falls Sie sich ganz sicher sind, dass dieser nicht von einem Virus befallen ist und der Inhalt der E-Mail fälschlicherweise als Virus erkannt wurde, setzen Sie sich mit dem Support des BITS in Verbindung.

  • Ablehnung aufgrund von Microsoft-Office-Formaten in Anhängen die Makros enthalten:
    Folgende (alte 97-2003) Formate werden verarbeitet:doc dot pot ppa pps ppt rtf xl xla xls xlt xslb
    docm dotm ppam potm ppst ppsm pptm sldm xlm xlam xlsb xlsm xltm xps
    Folgende (neue XML-basierten) Formate können per Definition keine Makros enthalten und werden daher nicht geprüft:
    docx dotx potx ppsx pptx sldx xlsx xltx
    Bitte verwenden Sie nach Möglichkeit keine alten Office-Formate und deaktivieren Macros generell. Sollte es unvermeidbar sein, nutzen Sie bitte andere Austauschmöglichkeiten, z.B. Sciebo.

• Betreiber*innen eigener Maildienste bekommen alle SPAM-Mails auf Wunsch zugestellt. Setzen Sie sich dazu mit dem Support des BITS in Verbindung.
• Limitierung der IP Verbindungen pro Zeiteinheit für Rechner im Internet. Beim Überschreiten eines Schwellwertes: Temporärer Zustellungsfehler (400er Returncode).
• Limitierung der Anzahl E-Mails pro Zeiteinheit und sendender E-Mail Klienten/Server. Es sind unterschiedliche Raten für das Intranet und das Internet konfiguriert. - Überschreiten: Temporärer Zustellungsfehler (400er Returncode).
• RBL (Realtime Blackhole List) Listen:
  • RBL Listen werden zur Spambewertung genutzt.
  • Eine vom DFN-Mailsupport gepflegte sehr zuverlässige Liste von IP Adressen wird genutzt, um Mails von diesen Absendern abzulehnen.
• Blocken von bekannten, von Viren statisch genutzten Absender/Zieladressen, wie z. B. admin@duma.gov.ru durch den W32/Dumaru-A Virus, wenn dies sinnvoll erscheint.
• Um Probleme mit der Quotierung des Speicherplatzes zu verhindern, wenn man Mails löscht und damit in den Ordner „Gelöschte Elemente“ (Papierkorb) verschiebt, werden diese nach 40 Tagen dort automatisch gelöscht. (aktiv ab 01.12.2022)
• Spambewertung:
  Die SPAM-Bewertung (Scoring) wird nach den Default-Einstellungen des DFN-MailSupport vorgenommen und den aktuellen Empfehlungen angepasst. Nähere Informationen dazu auf der Webseite des DFN MailSupport.

Beschränkungen im E-Mail-Verkehr

Das BITS kann letztendlich nicht verhindern, dass eine Uni-Kennung mit dem dazugehörigen Passwort einer Person in unbefugte Hände gelangt. Diese 'gehackten' Konten sind in der Vergangenheit für die massenhafte Verbreitung von unerwünschten E-Mails (SPAM und Phishing) missbraucht worden.

Es droht dadurch die Ablehnung von E-Mails der Universität durch sog. Blacklisting unserer E-Mail-Domäne bei anderen E-Mail-Servern.
Um diese Problematik einzudämmen, gibt es folgende Limits beim Versand:

Outlook, Webmail und ActiveSync
Max. Anzahl Nachrichten pro Minute: 10
Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro E-Mail: 200
Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro Mailbox pro Tag: 1000 (unabhängig von der Anzahl an Nachrichten)

Beispiel: Wenn man z. B. 50 Empfänger*innen in einer E-Mail adressiert, kann man davon maximal 20 pro Tag versenden.

SMTP (z. B. Thunderbird)
Max. Anzahl Nachrichten pro Minute:  5
Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro E-Mail: 200
Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro Mailbox pro Tag: 1000

Beispiel: Wenn man z. B. 200 Empfänger*innen in einer E-Mail adressiert, kann man davon maximal 5 pro Tag versenden.