Multiprojektmanagement
Multiprojektmanagement
Durch den digitalen Wandel innerhalb der Universität und somit immer mehr Projekten mit IT-Bezug, wurde im BITS das Multiprojektmanagement (MPM) als Stabstelle der BITS-Leitung etabliert. Ein fundierter Überblick über die Projekte und Ihren Abhängigkeiten, die richtige methodische Vorgehensweise, klare Zieldefinitionen und der Einbezug aller relevanten Stakeholder sind nur wenige Beispiele für das erfolgreiche Gelingen. Das MPM des BITS unterstützt auch darüber hinaus: Viele operative und strategische Projektmanagement-Themen werden adressiert.
Die MPM-Services stehen allen Beschäftigten des BITS offen. Darüber hinaus soll allen anderen einen Überblick über die Projekte des BITS ermöglicht werden.
Wer wir sind
Agnes Plasa
Leitung IT-Multiprojektmanagement
Zuordnung als Stabstelle
Das Multiprojektmanagement (MPM) des BITS ist als Stabstelle der BITS-Leitung eingegliedert.
Unterschied Uni-MPM und BITS-MPM
Das zentrale Projektbüro der Universität Bielefeld (Uni-MPM) verwaltet im Auftrag des Kanzlers auf der Grundlage der Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" das Projektportfolio der zentralen Services und Verwaltungseinheiten.
Das BITS-MPM orientiert sich an den Standards und Prozessen des Projektbüros. Bei Projektanmeldungen im Projektbüro erfolgt eine enge Zusammenarbeit und ab Übergabe des Projektsteckbriefes (Antrags) wird der weitere Genehmigungs- und Freigabeprozess durch das zentrale Projektbüro gesteuert. Die Auswahl an BITS-Projekten, die dort angemeldet werden, erfolgt in Abstimmung mit dem BITS-MPM.
Einordnung PPM, MPM, PM
Die Verzahnung von Strategie, Multi-Projekt-, Projekt- und Projektportfoliomanagement ist im ersten Augenblick nicht immer ganz eindeutig, daher soll die Grafik unser Verständnis einer Abgrenzung erläutern.
- Erläuterung zur Grafik
An der Spitze der dargestellten Pyramide befindet sich die Unternehmensplanung, welche abgeleitet von einer Vision die Strategien entwickelt und festlegt.
Das Projektportfoliomanagement entwickelt in Anlehnung an die Strategie Bewertungskriterien und Methoden zur Priorisierung von Projekten und setzt diese letztendlich um.
Im Multiprojektmanagement liegen alle Projekte aus dem Projektportfolio im Fokus. Es geht um die Sicherherstellung der Einhaltung von Zeitplänen, Ressourcen und Projektzielen. Außerdem werden hier auch Projektabhängigkeiten erkannt und finden Berücksichtigungen. Da es hier um die Betrachtung aller Projekte geht, erfolgt dies auf einer weniger detaillierten Ebene, unter Berücksichtigung von so genannten Quality Gates. Generell werden auch Unterstützungsangebote für die Projektleitungen geboten: Vermittlung von PM-Kompetenzen, Unterstützung bei Problemen und Konflikten sowie die Sicherstellung optimaler Projektrahmenbedingungen.
Das Fundament bildet das Einzelprojektmanagement, bei dem das jeweilige Projekt im Vordergrund steht. Hier kümmert sich die Projektleitung um die Projektplanung und die anschließende Projektsteuerung. Die Einhaltung vom Zeitplan, Budgetrahmen, Qualitäten und Zielen gehören hier ebenfalls zu den Aufgaben.
MPM-Services
- Projektbeantragungsprozess
Für die Beantragung eines Projektes ist es notwenig einen Projektsteckbrief zu erstellen. Wir unterstützen diesen professionell aufzusetzen, ebenso wie bei der ggf. notwendigen Erstellung der Projektkalkulation, um Korrekturschleifen oder Ablehnungen bei weiteren Genehmigungsschritten zu verhindern. Eine mögliche Anmeldung beim Projektoffice der Universität Bielefeld erfolgt ebenfalls durch uns, ebenso wie die Beratung, ob hierfür eine Notwendigkeit besteht.
- Projektleitung
- Projektunterstützung
Das Ziel von Projekten ist es diese möglichst effektiv und effizient umzusetzen, wobei eine individuelle Projektunterstützung maßgeblich beitragen kann. Dafür bieten wir organisatorische Unterstützung zu folgenden Punkten an:
- Projektplanung
- Teamtreffen organisieren und protokollieren
- Meilensteine und dazugehörige Deadlines überwachen und bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen besprechen und einleiten.
- Methodische Unterstützung, z. B. Jira-Knowhow zum Projektmanagement
- Problemmanagement
Bei der Projektunterstützung nehmen wir eine Rolle im Projektteam wahr, sozusagen als weiteres Projektmitglied.
- Projekt-Monitoring
Wir überwachen im Projektportfolio des BITS gemeldete Projekte. Dies erfolgt auf Basis der bekannten Meilensteine, insbesondere aber bei Entscheidungsgateways. Durch die Übersicht aller Projekte, sind uns Projektabhängigkeiten bekannt, auf welche wir bei Bedarf hinweisen. Liegen Probleme vor, unterstützen wir gerne bei der konstruktiven Lösungsfindung, im Idealfall erfolgt dies bereits proaktiv (Beachtung möglicher Risikoeintritte), so dass Projektverzögerungen von vornherein verhindert werden können.
Gerne Unterstützen wir dabei, die Rahmenbedigungen zu schaffen, damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann. Sind Verzögerungen unweigerlich eingetreten, unterstützen wir bei Eskalationsprozessen oder in der Kommunikation mit Auftraggeber*innen.- Projektpriorisierung
Schulung
Jira
Jira soll nicht nur in Teams oder Arbeitskreisen bei der (alltäglichen) Aufgabenorganisation unterstützen, sondern zunehmend als das maßgebliche Werkzeug zur Abbildung und Planung von BITS-Projekten verwendet werden.
Wir als MPM bieten euch dafür Schulungen an, wie euch Jira im Projektmanagement unterstützen kann. Die Schulungsinhalte sind bedarfsorientiert, beispielsweise:
- Jira Grundlagen
- Fortgeschrittene Jira Funktionen
- Navigation und Benutzereinstellungen
- Der richtige Einsatz von Jira für Projekte
- Vorteile und Unterschiede agiler Boards
Darüber hinaus sind wir auch Ansprechpartnerinnen bei akuten Fragen rund um Jira.
