Campus-Support
Organisation von Präsenzklausuren unter Corona-Bedingungen
Anleitung zum Planen von Präsenz-Prüfungsveranstaltungen unter Corona-Bedingungen
Präsenzklausuren stellen neben reinen online sowie hybriden Prüfungsformaten die Regel im Wintersemester 21/22 dar. Wir beschreiben auf dieser Seite die Organisation von Prüfungen in Präsenz mit dem eKVV und unter Berücksichtigung der geltenden Sicherheitsmaßnahmen.
Wenn Sie Fragen zum Ablauf haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich gern an das Team LSO das Sie über die Mailadresse lso@uni-bielefeld.de erreichen.
Von der Planung bis zur Leistungsbuchung
Da auch noch in diesem hybriden Semester die persönliche Absprache und Beratung zwischen Lehrenden und Studierenden schwieriger ist als während der vollständigen Präsenzlehre, ist die Kommunikation über Mailverteiler, Webseiten und eine möglichst eindeutige und fehlerlose Eintragung der Veranstaltungen im eKVV besonders wichtig,
Auf dieser Seite erklären wir den gesamten Prozess mit den nötigen Schritten für die Durchführung von Präsenzprüfungen.
Welche Berechtigungen im eKVV sind nötig?
- Zum Eintragen der Veranstaltung im eKVV sind „eKVV-Eingaberechte“ nötig. Wer dieses Recht in der Fakultät innehat, geht aus dieser Seite im eKVV hervor („Ansprechpersonen für Korrekturen und Raumbuchungen“)
- Für die Aktivierung der Anmeldefrist und die Zuweisung der Plätze im eKVV sind „Belegmanagement-Rechte“ nötig. Dieses Recht wird normalerweise für Platzvergabeverfahren verwendet. Wenn Sie unsicher sind, wer in Ihrer Fakultät dieses Recht hat, erkundigen Sie sich im Studiendekanat oder beim bissupport.
- Für die Kommunikation mit den Studierenden nutzen Lehrende die Mailverteiler ihrer Veranstaltung. Sendeberechtigt sind Lehrende und deren Sekretariate mit der Mailadresse, die für sie im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen ist.
Raumbedarf bei der zentralen Raumvergabe anmelden
Melden Sie Ihren Raumbedarf bei den Kolleg*innen der zentralen Raumvergabe an (erreichbar über die Mailadresse raumvergabe@uni-bielefeld.de). Sie bekommen dann eine Rückmeldung über den zugewiesenen Raum mit Datum und Uhrzeit Ihrer Prüfungsveranstaltung.
Veranstaltungsplanung im eKVV
Damit der gesamte Prozess durch das eKVV unterstützt werden kann ist es wichtig, die Prüfung als Veranstaltung so anzulegen, dass die Anmeldung durch die Studierenden, die Zuweisung von Sitzplätzen im Prüfungsraum, die Nutzung des Mailverteilers und die abschließende Leistungsbuchung möglich ist.
Eine Klausurveranstaltung anlegen
Die Prüfung sollte als eigene Veranstaltung neu angelegt werden, damit Studierende sich zur Prüfung anmelden können und eine eigene Teilnahmeliste entsteht. Diese Veranstaltung sollte
- …dieselbe Belegnummer haben, wie die dazugehörige Lehrveranstaltung
- …demselben Semester zugeordnet werden, wie die dazugehörige Lehrveranstaltung. Auch dann, wenn das eigentliche Datum außerhalb des Semesters liegt
- …dieselben Fachzuordnungen mit der für die Prüfung passenden Leistungsart wie die ursprüngliche Lehrveranstaltung haben.
Tragen Sie die Veranstaltung mit dem von Ihnen gewünschten Datum und der erwarteten Teilnehmer*innenzahl ein.
Die Raumbuchung für Ihre Veranstaltung anfordern
In der von Ihnen angelegten Veranstaltung finden Sie einen Link zur Raumanforderung per Mail. Bitte nutzen Sie diesen um direkt aus der Veranstaltung eine Mail zu generieren, die automatisch die Veranstaltungsdaten enthält. Die Raumvergabe kann dann den für Sie bestimmten Raum direkt der Veranstaltung im eKVV zuweisen.
Die Veranstaltung mit Anmeldefrist veröffentlichen
Sie können die Veranstaltung jetzt veröffentlichen, damit die Studierenden sich anmelden können. Aktivieren Sie dabei direkt das Teilnahmemanagement. Um die Anmeldung kontrollieren zu können und genügend Zeit zu haben, um ggf. einen anderen Raum anzufordern, sollten Sie eine Anmeldefrist im eKVV eingeben. Hierfür nutzen Sie die sog. „Klappenfunktion“ im Teilnahmemanagement. Sie finden die „Klappenfunktion“ bei der Veranstaltung unter dem Punkt „Teilnehmermanagement. Weitere Einstellungen“.
Die Anmeldung zur Veranstaltung (also die Aufnahme in den Stundenplan) ist bei aktivierter „Klappenfunktion“ nur innerhalb des eingestellten Zeitraumes möglich. Lassen Sie die Anmeldefrist so enden, dass noch genügend Zeit für die Sitzplatzverteilung, die Kommunikation und die Organisation der Prüfung bleibt (z.B. ggf. Rekrutierung von Personen für Aufsicht, sowie Ein- und Auslass). Wenn es zeitlich möglich ist, empfehlen wir, die Frist zwei Wochen vor Klausurtermin enden zu lassen. Eine Abmeldefrist vor der Klausur sollten Sie nicht einstellen. Es gibt keinen Grund, warum man Studierenden nicht den Rücktritt von der Anmeldung ermöglichen sollte, denn die Anmeldung erfolgt ja aus rein organisatorischen Gründen. Damit die Teilnahmeliste allerdings nicht im Nachhinein noch verändert wird, empfehlen wir, als Ende der Abmeldefrist einen Tag nach dem Klausurdatum einzutragen.
In der Seite der erweiterten Einstellungen im Teilnahmemanagement finden Sie ebenfalls die Möglichkeit, den Lehrenden die Nutzung des Teilnahmemanagements zu eröffnen. Wir empfehlen diese Öffnung, damit Lehrende die Organisation ihrer Prüfungsveranstaltung so weit wie möglich selbst übernehmen können. Die Lehrenden könnten dann sowohl Anmeldefristen als auch Teilnahmelisten und Sitzplatz-Zuweisung selbst bearbeiten und ggf. Nachzügler*innen in die Veranstaltung aufnehmen (zum Umgang mit Studierenden, die sich verspätet anmelden, siehe auch diesen Absatz).
Die Studierenden informieren
Weisen Sie die Studierenden auf die veröffentlichte Prüfungsveranstaltung im eKVV hin, damit sie die Prüfungsveranstaltung in den Stundenplan aufnehmen können, sofern sie teilnehmen möchten. Für diese Ankündigung empfiehlt sich die Nutzung des Veranstaltungsverteilers der ursprünglichen Lehrveranstaltung. Wenn Ihnen bereits eine Liste interessierter Studierender vorliegt, können Sie diese über das Teilnahmemanagement in die Prüfungsveranstaltung importieren. Den Studierenden wird die Veranstaltung dann in den Stundenplan gesetzt. Eine Information der Studierenden sollte trotzdem noch erfolgen, damit sie ggf ihre Anmeldung entfernen können.
Sitzplatzverteilung im Prüfungsraum
Nachdem die Anmeldefrist abgelaufen ist, steht die Teilnahmeliste für die Prüfungsveranstaltung jetzt fest und es können sich keine Studierenden mehr anmelden (dies wird duch die Verwendung der "Klappenfunktion" jenseits der Anmeldefrist technisch unterbunden). Nun kann die Zuweisung der Sitzplätze im Prüfungsraum erfolgen. Die Sitzplatzverteilung ist eine Funktion des Teilnahmemanagements und kann entweder von den Belegmanager*innen der Fakultät oder von Lehrenden und deren Sekretariaten bedient werden, wenn das Teilnahme-Management vor dem Klausurtermin für die Lehrenden freigeschaltet wurde.
Eine Hilfeseite zur Zuweisung von Sitzplätzen finden Sie hier:
Bitte beachten Sie: Nach Ablauf des Wintersemesters ´22 sind wie vor dem "Pandemie-Betrieb" der Universität keine Sitznummern mehr an den einzelnen Plätzen angebracht. Sie finden aber an jeder Stuhlreihe eine Reihennummer und einen Hinweis auf Reihenfolge der Plätze. Die Reihennummern können dem Sitzplan im eKVV entnommen werden.
Kontrollieren der Anmeldezahlen und der Raumgröße
Überprüfen Sie einmal, ob die Zahl der angemeldeten Studierenden nicht die Zahl der Plätze übersteigt. Nutzen Sie dazu die Anzeige "Sitzplan" im zugewiesenen Raum, weil dort die nach Hygieneschutzverordnung belegbaren Plätze ausgewiesen sind (diese stimmen unter Umständen nicht mit den im eKVV angezeigten Plätzen überein!)
Wenn der zugewiesene Raum zu klein ist, können Sie entweder einen zusätzlichen Raum von der zentralen Raumvergabe anfordern, oder Sie prüfen, ob auch ein kleinerer Fakultätsraum ausreicht um die überzähligen Studierenden aufzunehmen.
Sitzplätze zuweisen und veröffentlichen
Wir haben die Funktionsweise der Sitzpläne im eKVV auf dieser Hilfeseite erläutert.
Kommunikation mit Studierenden
Sobald der Sitzplan veröffentlicht wurde, ist er für Studierende im Stundenplan (in der Sicht "ausführlich" sichtbar). Sie sollten nun die Studierenden daruaf hinweisen und ihnen weitere Informationen zum Ablauf der Prüfungsveranstaltung zukommen lassen.
- Mailverteiler für Veranstaltungen, deren Belegnummer mehrfach vorkommt
Wenn Sie den Mailverteiler der Klausurveranstaltung verwenden wollen, sollten Sie den folgenden Punkt beachten: Die Belegnummer der Klausurveranstaltung ist in der Regel identisch mit der Belegnummer der dazugehörigen Lehrveranstaltung. Um jetzt nur die Studierenden zu erreichen, die sich zur Klausur angemeldet haben, müssen Sie eine besondere Verteileradresse verwenden, die nicht die Belegnummer verwendet, sondern die ID der Veranstaltung. Diese finden Sie in der Detailsicht Ihrer Veranstaltung unter dem Menüpunkt "Mailverteiler" und dann: "Wenn die Belegnummer mehrfach vorkommt". Wie bei den normalen Mailverteilern kann hier unterschieden werden in einen Standard-Mailverteiler, der alle Studierenden auf der Teilnahmeliste adressiert, oder einen Verteiler, der nur die als "teilnehmend" markierten Studierenden anspricht ("DRIN_VeranstaltungsID@ekvv.uni-bielefeld.de").
- Bitte um Abmeldung!
Die Erfahrung der letzten Semester zeigt, dass sich in der Regel mehr Studierende zur Klausur anmelden, als dann auch tatsächlich teilnehmen. Dies ist vor allem aus zwei Gründen sehr problematisch: Die Organisation von Klausuren unter Corona-Bedingungen ist aufwändig und personalintensiv. Es werden z.T. externe Räume angemietet und zusätzliche Betreuungspersonen rekrutiert, je nachdem wie viele Studierende sich zu einer Klausur anmelden. Und: Studierende auf der Teilnahmeliste, die dann doch nicht zum Termin erscheinen, blockieren Sitzplätze für Kommiliton*innen, die nachrücken möchten. Deshalb sollten Studierende dringend dazu aufgefordert werden zu prüfen, ob sie tatsächlich teilnehmen werden, oder die Klausurveranstaltung wieder aus dem Stundenplan entfernen können.
Umgang mit Nachrücker*innen
Leider gelingt es nicht immer allen Studierenden, sich innerhalb der Frist anzumelden. Zum Teil ist dies dem Umstand geschuldet, dass sich Studierende die verkehrte Veranstaltung in den Stundenplan aufgenommen haben und nach Ablauf der Frist in der verkehrten Veranstaltung in der Teilnahmeliste stehen.
Für Nachrücker*innen gilt:
- Bis zum im eKVV veröffentlichten Anmeldetermin kann allen angemeldeten Studierenden ein Platz im Prüfungsraum gegeben werden. Sehen Sie, dass zum Ablauf der Anmeldefrist die Zahl der Angemeldeten die Raumgröße übersteigt, kann die verbleibende Zeit genutzt werden, um einen größeren Raum zu organisieren.
- Studierende, die nach Ablauf der Anmeldefrist um Teilnahme an der Klausur bitten, können nur dann berücksichtig werden, wenn noch Plätze im Prüfungsraum frei sind. Eine Organisation von zusätzlichen Plätzen ist dann nicht mehr möglich!
- Nachrücker*innen können in der Reihenfolge der Kontaktaufnahme auch nachträglich über das Teilnahmemanagement als "teilnehmend" aufgenommen werden und es kann ihnen dann ein freier Platz im Hörsaal zugewiesen werden. Sprechen Sie das Team LSO an, falls Sie dabei Hilfe benötigen.
Durchführung der Prüfung
Organisation im Prüfungsraum
Bei Prüfungen mit hohen zwei- oder dreistelligen Teilnehmer*innen-Zahlen kann es zur Vermeidung von Ansammlungen in den Warte- und Einlassbereichen sinnvoll sein, die Studierenden in Gruppen zu unterteilen und zu unterschiedlichen Zeiten (z.B.Platz 1-40 um 9 Uhr, dann 10 min versetzt Platz 41-85 um 9.10 Uhr, usw.) zum Prüfungsraum zu bestellen.
Nach der Prüfung
Im Falle eines Corona-Falles
Sollte sich nach der Klausur herausstellen, dass anwesende Personen später positiv auf das Corona-Virus getestet wurden, gehen Sie bitte nach der hier verlinkten Handreichung vor:
Leistungsbuchung
Die Leistungsbuchung sollte wie gewohnt bei der Prüfungsveranstaltung im eKVV geschehen. Sollte die Leistungsart nicht bei den Fachzuordnungen angezeigt werden, sprechen Sie die eKVV-Beauftragten Ihres Bereiches an, damit das ggf. nachgepflegt wird. Die Kontaktdaten werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in der Detailsicht der Veranstaltung den Link "AnsprechpartnerInnen" klicken.