Chatbot FABi

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Rektorin Frau Prof. Dr. Angelika Epple.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Bielefeld

Universitätsstraße 25

D-33615 Bielefeld

Tel: 0521 / 106 – 00

Email: post@uni-bielefeld.de

Web: https://www.uni-bielefeld.de

Fachlicher Ansprechpartner

E-Mail: henning.brune@uni-bielefeld.de
Tel.:     +49 521 106 3186
Web.:   https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/PersonDetail.jsp?personId=10185

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen

Tel.: 0521 106-5225

Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

Der Chatbot FABi basiert auf der Software IBM Watson und deren Bereitstellung durch MSG systems AG, mit Sitz in Deutschland, Ismaning/München. Der Chatbot arbeitet DSGVO-Konform mit Server Hosting in Deutschland.

Welche Daten werden verarbeitet?

Der MSG-Chatbot FABi verarbeitet personenbezogene Daten, darunter insbesondere die IP-Adresse.

Woher stammen diese Daten?

Ihr Browser übermittelt bei jedem Besuch unserer Website bestimmte Zugriffsdaten, die sogenannten Server-Logfiles oder Access-Logs. Diese umfassen:

- IP-Adresse

- Verzeichnisschutzbenutzer (wenn zutreffend)

- Datum und Uhrzeit des Zugriffs

- Aufgerufene Seiten

- Protokolle (z. B. HTTP/HTTPS)

- Statuscode (z. B. 404 für "Seite nicht gefunden")

- Datenmenge

- Referrer (die Seite, von der Sie auf unsere Seite gelangt sind)

- User Agent (Informationen über den verwendeten Browser)

- Aufgerufener Hostname

Wie gehen wir mit den IP-Adressen um?

Die IP-Adressen werden bei uns anonymisiert gespeichert, indem die letzten drei Ziffern entfernt werden (z. B. aus 127.0.0.1 wird 127.0.0.*). Auch IPv6-Adressen werden entsprechend anonymisiert. Diese anonymisierten IP-Adressen werden für 30 Tage aufbewahrt.

Warum speichern wir diese Daten?

Diese Daten sind notwendig, um die Sicherheit unseres Systems zu gewährleisten, zum Beispiel um Angreifer bei einem Hackerangriff zu identifizieren und zu blockieren. Dies ist in unserem überwiegenden berechtigten Interesse und erforderlich für die Erfüllung unserer Aufgaben gemäß Art. 6 I 1 e der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), § 3 des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW) und § 2 des StWG.

Was ist mit Fehlerprotokollen?

Zusätzlich protokollieren wir sogenannte Error-Logs, um technische Fehler auf unserer Website zu erkennen und beheben zu können. Diese Protokolle enthalten neben den Fehlermeldungen auch die zugreifende IP-Adresse und, je nach Fehler, die aufgerufene Webseite. Diese Error-Logs werden nach sieben Tagen gelöscht. Auch diese Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Aufgaben und liegt in unserem überwiegenden berechtigten Interesse. Die Eingabe und Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Nutzung des Chatbot nicht notwendig und nicht erforderlich. Der Chat-Verlauf wird nach 30 Tagen gelöscht.

Wir nutzen die Daten, um einen Chatbot bereitzustellen, der häufige und wiederkehrende Fragen auf der Website beantwortet. Dabei greift der Chatbot auf Basis-Informationen zurück, die zum großen Teil bereits in Textform auf der Website verfügbar sind. Die IP-Adresse wird auch genutzt, um die Systemsicherheit zu gewährleisten, beispielsweise um bei einem Hackerangriff den Angreifer zu identifizieren und zu blockieren. Diese Nutzung ist erforderlich, um unsere Aufgaben zu erfüllen und liegt in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, § 3 DSG NRW, § 2 StWG).

Interne Stellen:

Studierendensekretariat und Zentrale Studienberatung, um den Chatbot weiterzuentwickeln.

Externe Stellen:

• msg Systems AG (Hosting der Chatbot-Applikation als Auftragsverarbeiter).
• IBM (Hosting der KI-Komponente „IBM Watson“ in Europa als Unterauftragnehmer von .msg Systems).

In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).

Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in Deutschland und in der EU statt. Es erfolgt keine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen

Daten die für die Verwendung des Chatbots verarbeitet werden, werden folgenden Maßen gelöscht:

• Anonymisierte IP-Adressen: 30 Tage
• Angaben zum Verzeichnisschutzbenutzer: 1 Tag, danach anonymisiert.

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und    
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen    
Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf