Räume buchen

Für jeden Raum, der aus der zentralen Raumvergabe angefordert wird, muss eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden. Die nötige Raumgröße wird aus den Grunddaten der Veranstaltung übernommen, die gewünschte Zeit aus den Termininformationen. Wir haben in dieser Seite beschrieben, wie die Termineingabe funktioniert: "Termine und Veranstaltungsformate"

Nach jeder Vergaberunde benachrichtigt die zentrale Raumvergabe die eKVV-Beauftragten der Fakultäten über die Ergebnisse der Vergaberunde. In der Regel können in keiner Runde alle Raumwünsche zur passenden Zeit und/oder mit der passenden Größe bedient werden, so dass in den Fakultäten das Veranstaltungsangebot nachgesteuert werden muss, indem entweder die Platzzahl verändert wird oder die Veranstaltung auf eine andere Zeit verschoben wird.

Für die Suche nach Veranstaltungen mit Problemen bei der Raumvergabe wird diese Seite im Eingabebereich des eKVV verwendet: "eKVV:Raumliste"

Dort kann für jede Fakultät gezielt nach Räumen gesucht werden, die z.B. noch ohne Raumzuweisung sind oder die in der Nachsteuerungsphase bearbeitet werden müssen. Die Funktionsweise der Seite ist in der dort eingebetteten eKVV-Hilfe beschrieben.

Wann suche ich nach Räumen? Wie suche ich nach Räumen?

Die Vergabe der zentralen Räume erfolgt in mehreren Intervallen, siehe dazu den Kalender der Lehrplanung und die Beschreibung der Verfahren der Raumvergabe. Die Suche nach freien Räumen wird jeweils nach den einzelnen Vergabeschritten notwendig, z. B. wenn Sie für eine Veranstaltung zur gewünschten Zeit keinen Raum erhalten konnten und jetzt eine Verlegung durchführen müssen.

Die leistungsfähigste Funktion des eKVVs für solche Aufgaben finden Sie auf dieser Seite:

Hier können Sie sich die Belegungen aller über das eKVV verwalteten Räume anzeigen lassen und zusätzlich in Bezug auf eine einzelne Veranstaltung prüfen, ob die Teilnehmer*innen Ihrer Veranstaltung dann freie Zeitslots in ihren Stundenplänen haben.

Durchführung von Suchen

Bei der Suche haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten zur Einschränkung der Ergebnisse:

Wenn Sie Ihre Einstellungen gemacht haben, können Sie auf 'Freie Räume zeigen' klicken und erhalten die Ergebnisdarstellung:

Darstellung der Suchergebnisse

Die Ergebnisse Ihrer Suche werden in einem Wochenplanraster gezeigt. Das Raster geht von Montag bis Samstag und von 8 - 20 Uhr.

In jeder Tag/Stunde Zelle sehen Sie die Räume, die im gesuchten Zeitraum mindestens teilweise frei sind. Je nachdem, zu welchem Grad ein Raum frei ist, erhält er eine unterschiedliche Farbkodierung. Räume, die unter einem Mindestgrad an freien Wochen bleiben, werden nicht angezeigt. Eine Erklärung der Farbcodes finden Sie in der eKVV Seite selbst.

Der Belegungsgrad wird aus der Anzahl der insgesamt im gesuchten Zeitraum liegenden Wochen und den davon belegten Wochen ermittelt. Falls Sie nach freien Räumen innerhalb einer einzigen Woche suchen werden Ihnen also nur die Räume angezeigt, die frei sind.

Sie können mit der Maus über einen der Raumnamen gehen und erhalten nach kurzer Zeit einen 'Tooltip' der anzeigt, zu welchem Grad der Raum tatsächlich noch frei ist und welche Eigenschaften er hat. Auch werden alle weitere Stellen im Plan, an denen der gleiche Raum gezeigt wird, umrandet und sind so leicht erkennbar. Sie können auch auf den Raumnamen klicken und gelangen in den Belegungsplan für den gewählten Zeitraum. Hier können Sie noch einmal genau prüfen, wann der Raum frei ist.

Caching der Raumbelegungen

Damit Sie mit der Raumsuche flüssig arbeiten können, werden die Belegungen vom eKVV zwischengespeichert und alle 10 Minuten neu geladen. Sie können den Stand der angezeigten Belegungen neben den Schaltern sehen. Eine vorzeitige Aktualisierung lässt sich ggf. über den Link 'Belegungsplan neu laden' erzwingen.

Suche nach geeigneten Veranstaltungen für Raumtausche

So nützlich wie die zuvor beschriebene Suche nach freien Räumen auch ist: gerade mit Beginn der Vorlesungszeit sind oft keine passenden freien Räume mehr verfügbar und es muss ggf. versucht werden einen Raumtausch mit Veranstaltungen zu organisieren, die in zu großen Räumen sind. Für diese Art von Raumsuche ist die Seite 'Freie Räume' in den passwortgeschützten eKVV Eingabeseiten nützlich.

In dieser Seite können Sie sich anzeigen lassen, welche Veranstaltungen in Räumen mit bestimmten Ausstattungsmerkmalen stattfinden (der Name der Seite passt also nicht vollständig zur Funktion). Dabei können Sie sehr bequem von existierenden Veranstaltungsterminen ausgehen, denn bei jedem Veranstaltungstermin finden Sie (z. B. in der entsprechenden Veranstaltungsdetailseite) einen Link 'Freie Räume', der diese Seite passend vorkonfiguriert.

In der Ergebnisliste der Suche sehen Sie dann bei den einzelnen Veranstaltungsterminen eine orange farbliche Hervorhebung, sofern die Größe der zugewiesenen Räume mehr als 50% über der angeforderten Größe liegt.

Wichtig ist hier zu wissen, dass die angeforderte Raumgröße nicht unbedingt mit der tatsächlichen Teilnehmerzahl übereinstimmen muss. Nur in den Räumen, in denen die zentrale Raumvergabe für die Klimasteuerung die tatsächlichen Belegungen nachhält, sind die Zahlen genau. In dem nebenstehenden Bildschirmabzug sehen Sie die verschiedenen Farbkodierungen für vermutlich über- und unterausgelastete Raumbuchungen. Diese Farbkodierungen begegnen Ihnen an allen Stellen in der eKVV Eingabe, an denen Veranstaltungstermine gezeigt werden.

Wie kann ich einen Raum buchen?

Wenn Sie einen passenden, freien Raum gefunden haben müssen Sie ihn noch für Ihre Veranstaltung buchen. Hier gibt es 2 Fälle:

Grundsätzliches

Über die Selbstbuchungsfunktion ist es für die eKVV-Beauftragten in den Fakultäten möglich, freie zentral verwaltete Räume für ihre Lehrveranstaltungen direkt zu buchen. Wenn der gewünschte Raum zur gewünschten Zeit frei ist, wird die Buchung dann direkt wirksam, ohne dass ein weiterer Bestätigungsschritt durch die MitarbeiterInnen der Raumvergabe im Dezernat FM nötig wäre.

Dies ist deshalb möglich, weil sowohl alle Lehrveranstaltungen als auch die zentrale Raumvergabe über das eKVV abgewickelt werden und das System daher selbst "entscheiden" kann ob ein Raum belegt werden darf, oder nicht.

Wann können welche Veranstaltungen selbst gebucht werden?

Die Selbstbuchungsfunktion dient in erster Linie der Nachsteuerung nach den großen Vergaberunden und ist daher zeitlich an diese gebunden. Nur die Veranstaltungen, die bereits in einer zentralen Vergaberunde bearbeitet wurden, stehen zur Selbstbuchung zur Verfügung. Da die einzelnen Vergaberunden hintereinander stattfinden, wächst die Menge der für die Selbstbuchung zur Verfügung stehenden Veranstaltung wie folgt:

Für die genauen Termine der verschiedenen Vergaberunden beachten Sie bitte den Kalender der Lehrplanung.

Wann keine Selbstbuchung möglich ist

Die Selbstbuchung ist nicht immer und nicht für alle Veranstaltungen verfügbar.

Termine in der vorlesungsfreien Zeit bedürfen immer einer Bestätigung durch die Raumvergabe und müssen daher weiterhin per Mail angefordert werden.

Für alle anderen Termine gilt: wenn die Selbstbuchung bei einer Veranstaltung nicht möglich ist, hat das einen der folgenden Gründe

Es ist eine Überschneidung aufgetreten

Auch wenn nur bei einem einzigen der Einzeltermine des zu buchenden Veranstaltungstermins eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung in diesem Raum vorliegt, kann der Raum nicht für die gesamte Terminserie gebucht werden. Sie können in der Termindetailseite den betreffenden Einzeltermin streichen um die Selbstbuchung für die Serie nutzen zu können und müssten dann anschließend Alternativen für eine Verlegung des ausgefallenen Einzeltermines suchen.

Es ist momentan keine Selbstbuchungszeit!

Bevor die erste Vergaberunde der zentralen Raumvergabe startet, steht die Selbstbuchung für keine Veranstaltung zur Verfügung.

Es ist Selbstbuchungszeit, aber nicht für diese Veranstaltung!

Die Selbstbuchung wurde zwar aktiviert, aber die aktuell bearbeitete Veranstaltung ist noch nicht durch eine der Raumvergaberunden erfasst worden.

Die Selbstbuchung wurde für die automatische Vergabe angehalten!

Sobald eine automatische Vergaberunde läuft, wird die Selbstbuchung für alle Veranstaltungen ausgesetzt. Damit es während der Vergabezeit zu keinerlei Änderungen im Datenbestand kommt, ist eine Buchung von Räumen während dieser Zeit nicht möglich.

Der Termin ist außerhalb des selbstbuchbaren Uhrzeitbereichs

Es gibt Einschränkungen in Bezug auf die Uhrzeiten der selbstbuchbaren Termine. Siehe dazu den entsprechenden Abschnitt weiter unten.

Wie erkenne ich, ob bei einem bestimmten Termin die Selbstbuchung möglich ist?

Das eKVV zeigt in den verschiedenen Termindarstellungen unter den Angaben zur zentralen Raumvergabe nun zusätzlich einen Informationstext zu Verfügbarkeit der Selbstbuchungsoption an. Diese Texte können dabei vorkommen:

So funktioniert die Selbstbuchung

Wenn Sie für einen Termin einen passenden, freien Raum gefunden haben tragen Sie ihn über das Terminbearbeitungsformular ein und ändern dabei ggf. auch den Wochentag und die Uhrzeit, falls eine Verlegung des Termins erfolgen muss. Speichern Sie den Termin ab. Den Link zur Selbstbuchung finden Sie bei den Veranstaltungsdetails zur Termineingabe (dort, wo bislang eine Mail an die Raumvergabe erzeugt werden konnte). Der Link wird nur angezeigt wenn für den Termin tatsächlich aktuell die Selbstbuchung ausgeübt werden kann.

Sobald Sie dort die Selbstbuchung anstoßen prüft das System, ob die Buchung tatsächlich durchgeführt werden kann, ob also keine Überschneidungen durch die Buchung entstehen. Wenn diese Prüfung erfolgreich ist - Ihnen also keine Ablehnung gezeigt wird - ist der Raum wie von Ihnen eingegeben gebucht. Dies wird Ihnen unmittelbar in der Terminanzeige bestätigt.

Wer kann die Selbstbuchung verwenden

Die Selbstbuchungsfunktion steht den eKVV Beauftragten der Fakultäten zur Verfügung. Oder anders gesagt: Die Personen, die auch die Termine einer Veranstaltung bearbeiten können (z. B. um den gewünschten Raum einzutragen) sind auch die Personen, die die Selbstbuchung durchführen können.

Der Link zur Selbstbuchung wird nicht angezeigt!

Der Link zur Selbstbuchung wird immer dann angezeigt, wenn alle folgenden Bedingungen bei einem Veranstaltungstermin zutreffen:

1. Bei dem Termin wird selbstbuchbar als Status der Selbstbuchungsfunktion angezeigt
2. Der Termin ist noch nicht vergangen
3. Der Termin hat noch keine Raumzuteilung

Wenn Sie einen Raum tauschen und dazu die Selbstbuchung nutzen wollen, so müssen Sie den Raum bei dem entsprechenden Termin zuerst zurückgeben, danach wird der Link zur Selbstbuchungsfunktion wieder verfügbar.

Falls der Termin noch keine Raumzuteilung hat, aber aktuell nicht selbstbuchbar ist, wird alternativ der Link zum Versenden einer eMail an die Raumvergabe angezeigt. Dieser sollte aber nur verwendet werden, wenn der Termin nicht sowieso später für die Selbstbuchung verfügbar wird (siehe den Kalender der Lehrplanung).

Besondere Anlässe und Sonderfälle

Änderungen an den Daten eines Veranstaltungstermins, die zum Verlust der Selbstbuchung führen

Die Termine in der Nachsteuerung werden im eKVV besonders gekennzeichnet, so dass sie vor der generellen Freigabe eines Semesters für die Selbstbuchung erkannt werden können. Sie können diese Termine wie gewohnt bearbeiten, allerdings führen bestimmte Bearbeitungen dazu, dass die Termine aus der Nachsteuerung herausfallen. Grundsätzlich geht es hier um Änderungen, die entweder die beanspruchte Raumkapazität erhöhen oder den Charakter des Termins in einer Weise verändern, die ihn nicht mehr zu den bisher erfolgten Raumvergaberunden passen lässt. Dies sind entsprechende Änderungen:

• Änderung des Rhythmus (es kann also z. B. nicht von einem wöchentlichen Rhythmus auf einen Block umgestellt werden, auch nicht von einem 14täglichen Rhythmus auf einen wöchentlichen, etc.)
• Ausweitung der Dauer (z. B. von einer 2-stündigen auf eine 3-stündige Veranstaltung)
• Erhöhung der Anzahl der Räume (Ausnahme: wenn kein Raum eingetragen war kann ein Raum eingetragen werden)
• Abschaltung der Anforderung einer zentralen Raumvergabe

Räume ändern oder tauschen

Wenn Sie bei einem Veranstaltungstermin mit bereits erfolgter Raumzuteilung in einen anderen Raum wechseln wollen, so müssen Sie den gebuchten Raum zunächst zurückgeben. Auch wenn Räume zwischen zwei Veranstaltungen getauscht werden sollen, müssen diese zunächst zurückgegeben und dann in der neuen Belegung wieder gebucht werden. Dabei besteht allerdings das Risiko, dass der frei gewordene Raum von anderen NutzerInnen "gefunden" und gebucht wurde. Es empfiehlt sich daher, die Rückgabe und das Neubuchen ohne Zeitverzug durchzuführen!

Raumbuchungen zu ungewöhnlichen Uhrzeiten

Damit die zentral verwalteten Räume genutzt werden können müssen sie aufgeschlossen und gereinigt sein. Beides kann ohne weiteres nur zu regulären Nutzungszeiten sichergestellt werden. Das sind diese Zeiten:

Die Selbstbuchungsfunktion steht daher bei Terminen, die

generell nicht zur Verfügung. Bei Terminen, die zwischen 18 und 22 Uhr enden, müssen Sie prüfen, ob Ihr Termin die zuvor genannten Zeitfenster für reguläre Buchungen ggf. verlässt. In diesem Fall müssen Sie sich ebenfalls an die zentrale Raumvergabe wenden, damit die Nutzbarkeit des Raumes sichergestellt ist. Die Selbstbuchungsfunktion zeigt Ihnen bei potentiell problematischen Terminen einen entsprechenden Hinweis an.

Kurzfristige Raumbuchungen, die am gleichen Tag wirksam werden

Die Schließung der zentral vergebenen Räume wird in Dez. FM jeden Morgen neu an Hand der im eKVV vorliegenden Raumbuchungen geplant. Dies kann dann problematisch sein, wenn Sie eine Raumbuchung durchführen, die sich auf den heutigen Tag bezieht. In diesem Fall könnten die Schließpläne bereits verteilt worden sein, Ihre Raumbuchung könnte dort fehlen und der Raum entsprechend nicht geöffnet sein.

Die Selbstbuchungsseite gibt Ihnen in so einem Fall einen entsprechenden Hinweis und Sie müssen hier selbst sicherstellen, dass der Hausservice von Ihrer kurzfristigen Raumbuchung erfährt und noch Zeit hat diese Information weiterzugeben!