Kalenderintegration
Im eKVV werden Lehrveranstaltungen mit ihren einzelnen Terminen gespeichert. Daraus entstehen Kalendersichten für Studierende mit den Veranstaltungen, die sie in ihren Stundenplan aufgenommen haben und für Lehrende mit den Veranstaltungen, bei denen sie als Lehrende eingetragen sind.
Darüber hinaus lassen sich die eingegebenen Termine auch bezogen auf eine Veranstaltung (an welchen Einzelterminen findet die Veranstaltung statt) und sogar für einen Raum (welche Veranstaltungen finden im selben Raum statt) ausgeben.
Diese Kalender lassen sich nicht nur im eKVV einsehen, sie können auch in persönliche elektronische Kalender eingebunden werden. Diese Einbindung hat zwei große Vorteile:
Die Kalendereinbindung funktioniert immer nach demselben Prinzip, bei dem die Veranstaltungstermine in einem Standardformat zur Verfügung gestellt werden. Das vom eKVV erzeugte Format wird von allen großen Kalenderprogrammen wie Outlook, Mozillas Lightning/Sunbird, Apples iCal und vielen anderen unterstützt.
Für Sie als Student*in bietet das eKVV einen Kalender, der alle Veranstaltungstermine in Ihrem eKVV Stundenplan, sowie die über das eKVV gebuchten Termine enthält. Diesen persönlichen Kalender können Sie in Ihren privat genutzten elektronischen Kalender einbinden.
Wenn Sie einzelne Termine in Ihrem Stundenplan streichen, wirkt sich das auch auf den Kalender aus. Nicht berücksichtigt wird der Teilnahmestatus: auch Veranstaltungen mit Teilnahmemanagement, bei denen Sie keinen Platz erhalten haben, erscheinen im eKVV Kalender. Je aktueller Ihr Stundenplan im eKVV ist, desto besser lässt er sich für die Kalenderintegration nutzen!
Um den Zugriff auf Ihren eKVV Kalender freizuschalten müssen Sie sich am eKVV anmelden. Gehen Sie dann im linken Seitenmenü in den Punkt Kalenderintegration und Newsfeeds und schalten Sie die Kalender frei, in dem Sie den dort beschriebenen Schritten folgen.
Sie erzeugen dabei eine Adresse in der folgenden Form:
https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?token=1234..
Der Parameter am Ende dieser Adresse ist ein individueller Zufallsschlüssel, der erst nach Ihrer expliziten Freischaltung im eKVV entsteht.
Sobald Sie die Freischaltung durchgeführt haben, können Sie die Adresse Ihres persönlichen eKVV Kalenders in der Seite Kalenderintegration und Newsfeeds kopieren.
Sie habendie Möglichkeit die Freischaltung rückgängig zu machen oder auch einen neuen Schlüssel zu generieren.
Für Sie als Lehrende*r wird ein eKVV Kalender zur Verfügung gestellt, der die Termine aller Veranstaltungen enthält, die Ihnen im eKVV zugeordnet sind, sowie die gebuchten Termine, die Sie über die Terminvereinbarungsfunktion zur Online-Buchung freigegeben haben.
Für die Einbindung wird eine Internetadresse genutzt, die die Kalenderdaten liefert. Diese Adresse finden Sie ausgehend von der Seite "Meine Veranstaltungen" im eKVV :
Klicken Sie oben auf der Seiten den Link "Meine Woche", auf der folgenden Seite wird Ihnen ein Link zur Kalenderintegration angeboten, den Sie ebenfalls klicken.
Wenn Sie dann eine schmucklose Textausgabe voller Zahlen und Kürzel erhalten die mit BEGIN:VCALENDAR beginnt, sind Sie richtig. Die nun in Ihrem Browser stehende Internetadresse ist es, die sie wie unten beschrieben in Ihr Kalenderprogramm übernehmen müssen. Sie hat folgende Form:
https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?personId=12345..
Leider ist es an einigen Fakultäten (z. B. der Biologie) üblich, Lehrende bei sehr vielen Veranstaltungen zuzuordnen. Der hier vom eKVV gelieferte Kalender ist in solchen Fällen vermutlich nicht brauchbar, da er viel zu viele Termine enthält. Hier ist es die einzige Alternative, die eKVV Kalender der einzelnen, tatsächlich relevanten Veranstaltungen in das eigene Kalenderprogramm aufzunehmen. Wie Sie die Kalenderadressen für einzelne Veranstaltungen im eKVV finden, wird in einem eigenen Abschnitt beschrieben.
Die umfangreichsten eKVV Kalender sind diejenigen, die für die Räume in der zentralen Raumvergabe generiert werden. Insbesondere bei diesen komplexen Kalendern ist die Möglichkeit von alternativen Darstellungen, die im Kern der eKVV Kalenderintegration steckt, besonders wichtig. Sie möchten eine monatsweise Belegung der Hörsäle sehen oder eine andere Form, die das eKVV nicht bietet? Suchen Sie nun einfach ein Kalenderprogramm, welches die gewünschte Darstellungsform bietet und mit den eKVV Kalendern umgehen kann und Sie erhalten das gewünschte Ergebnis. Die eKVV Kalender für die Räume haben Adressen dieser Art:
https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?raumId=1234...
Die eKVV Kalender für Räume finden Sie in den Raumstundenplanseiten, sowohl im öffentlichen eKVV wie auch in der eKVV Eingabe. Zwei Dinge sind dabei zu beachten:
Die eKVV Raumkalender zeigen auch Termine, die noch nicht veröffentlich sind, und unterscheiden sich damit vom Verhalten aller anderen Kalender. Dies ist notwendig, damit immer die komplette Belegung eines Raums gezeigt werden kann, was auch in den öffentlichen Raumplänen bereits so gehandhabt wurde.
Auf Grund ihres Umfangs sind die Raumkalender für viele Kalenderprogramme eine echte Herausforderung, die zu verlangsamten Reaktionen und verlängerten Ladezeiten führen kann. Insbesondere wenn Sie daran denken, viele Raumkalender in das gleiche Programm einzufügen sollten sie sich darauf einstellen und die Aktualisierungsintervalle nicht zu kurz wählen.
Auch für einzelne Lehrveranstaltungen werden eKVV Kalender angeboten. Dies kann dann eine Alternative sein, wenn die vorgefertigten eKVV Kalender z. B. für Lehrende nicht passend sind, z.B. wenn bei mehreren Lehrveranstaltungen (zu) viele Lehrende eingetragen sind, oder die Veranstaltungen überwiegend von Tutoren wahrgenommen werden.
Um den eKVV Kalender für eine Lehrveranstaltung zu finden gehen Sie ins öffentliche eKVV und suchen dort die entsprechende Veranstaltung heraus. Öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie dort auf den Link Kalendersicht (zu finden bei den Terminangaben). In der sich öffnenden Seite finden Sie die Adresse des zugehörigen eKVV Kalenders, welche diese Form hat:
https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?vstId=1234..
Im Unterschied zu den anderen eKVV Kalendern werden die Kalender einer Lehrveranstaltung nicht in ihrer Reichweite in die Vergangenheit beschränkt, es werden immer alle Termine der Veranstaltung geliefert.
Wenn die Vorlesungszeiträume für Sie relevant sind, so können Sie diese über den folgenden Link in Ihr Kalenderprogramm einbinden:
https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?vz
Hier werden automatisch die im eKVV eingepflegten Semester ausgeliefert und jeweils für den Anfang und das Ende der Vorlesungszeiten ein Kalendereintrag angelegt.
Eine detailierte Erklärung des Verhaltens des eKVV-Kalenders in verschiedenen Kalenderprogrammen finden Sie im BIS-Wiki
Zur Einbindung von Terminvereinbarungen in die dienstlich genutzten Outlook-Programme haben wir hier einen Abschnitt verlinkt: Terminvereinbarungen in Outlook
Das iCal Format ermöglicht es nicht, für eine Terminsammlung (und etwas anderes stellen die vom eKVV gelieferten Daten nicht dar) einen gemeinsamen Titel zu definieren. Sie müssen daher immer einen sprechenden Titel von Hand eintragen, auch wenn einige Kalender (z. B. der Google Kalender) per Voreinstellung einen (sehr kryptischen) Namen vergeben.
Da die eKVV Kalender im iCalendar Format eine standardisierte Form haben liegt die Frage nahe, ob man sie nicht auch in eigene Webseiten einbinden könnte. Auf diese Weise könnten Lehrende neben den schon existierenden Integrationsmöglichkeiten für Kontakt- und Forschungsdaten auch ihre Lehrveranstaltungen in die eigene Homepage einbinden.
Zur Zeit bietet das BIS noch keine eigene Möglichkeit für so eine Integration. Der einzige im Moment bekannte Weg wäre es heute den Google Kalender zu verwenden. Dieser ermöglicht es für eingebundene iCalendar Kalender einen Integrationscode zu generieren, der sich wiederum in der eigenen Internetseite verwenden lässt. Dieser Integrationscode findet sich im Google Kalender in den Einstellungen des eingebundenen eKVV Kalenders.