Kommunikation mit Studierenden

Für jede Veranstaltung, die Sie anbieten, stellt Ihnen das eKVV automatisch einen E-Mail-Verteiler zur Verfügung. Eine ausführliche Beschreibung dieser Verteiler finden Sie im BIS-Wiki: E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen

Die Mailadresse Ihrer Veranstaltung finden Sie sowohl im öffentlichen eKVV auf der Detailseite Ihrer jeweiligen Veranstaltung als Link unter dem Gliederungspunkt "Automatischer E-Mailverteiler der Veranstaltung" mit der zugehörigen Mailadresse und im passwortgeschützten Bereich "Meine Veranstaltungen" unter dem Punkt "Kommunikation".

Kopieren Sie die Mailadresse, fügen Sie sie in das Adressfeld Ihres Mailprogramms ein und schicken Sie die Mail ab. Sie erhalten dann kurz darauf eine Freigabemail, mit der Sie die Freigabe Ihrer E-Mail autorisieren müssen. Für die Freigabe haben Sie die Wahl für einen Versand "mit Archivierung" und "ohne Archivierung". Entscheiden Sie sich für die Archivierungsoption, wird die Mail im Mailarchiv der Veranstaltung veröffentlicht und ist damit auch für Nicht-angemeldete Studierende sichtbar. Dies kann sinnvoll sein, um Informationen zur Veranstaltung auch für die Studierenden zugänglich zu machen die erst nach Versand der Mail als Teilnehmer*innen dazugekommen sind. Die Mails im Mailarchiv können von Ihnen später auch wieder gelöscht werden (unter dem Punkt "Kommunikation: Mailarchiv"), werden aber spätestens nach Ende des Semesters automatisch entfernt.

Nach Ihrer Freigabe wird die E-Mail an die Studierenden weiterverteilt und erreicht immer die Studierenden, die zum Zeitpunkt des Versands Teilnehmer*innen der Veranstaltung sind.

Veranstaltungen ohne Teilnahmemanagement

Ist in Ihrer Veranstaltung kein Teilnehmermanagement aktiviert, geht Ihre Nachricht an alle Studierenden, die Ihre Veranstaltung in den Stundenplan aufgenommen haben und die eine persönliche E-Mailadresse im eKVV hinterlegt haben. Welche Studierenden das sind, sehen Sie auf der Teilnahmeliste Ihrer Veranstaltung.

Veranstaltungen mit Teilnahmemanagement

Ist in Ihrer Veranstaltung das Teilnahmemanagement aktiviert, dann stehen Ihnen drei Verteiler zur Verfügung:

Echte Teilnehmer*innen
"Drin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement als TeilnehmerInnen gesetzt wurden. Studierende auf der Warteliste, nicht-teilnehmende Studierende und Studierende mit dem Status 'undefiniert' werden nicht erreicht.

wartende/nicht-teilnehmende Studierende
"Nichtdrin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement keinen Platz erhalten haben (nicht-teilnehmende, auf Warteliste befindliche und Studierende mit dem Status 'undefiniert')

Standard E-Mailverteiler
Dieser Verteiler entspricht dem, der für jede Lehrveranstaltung ohne Teilnehmermanagement zur Verfügung steht: Sie erreichen damit alle Studierenden, die die Veranstaltung im Stundenplan haben oder denen eine Leistung verbucht wurde, unabhängig davon, ob ihnen über das Teilnehmermanagement ein Platz zugeteilt wurde, oder nicht.

Veranstaltungsbezogene Mailverteiler beruhen auf der Belegnummer dieser Veranstaltung. Wenn mehrere Veranstaltungen dieselbe Belegnummer haben (z.B. eine Vorlesung und dazugehörige Klausurveranstaltungen) werden mit einer Mailadresse alle Teilnehmer*innen der Veranstaltungen mit dieser Mailadresse erreicht. Sollen gezielt nur die Teilnehmer*innen einer dieser Veranstaltung angeschrieben werden, gibt es dazu eine eigene Mailadresse. Diese findet sich in der Detailsicht jede*r Veranstaltung unter dem Punkt "automatische Mailverteiler einer Veranstaltung" als "Alternative Mailadresse".

 

Tutor*innen können ebenfalls eine Sendeberechtigung für den Versand an den Veranstaltungsverteiler bekommen. Dazu hinterlegen Sie die entsprechende Mailadresse (Unter dem Punkt "Kommunikation: bearbeiten").

Mailversand über die Alias-Adresse in der Teilnahmeliste

In der Teilnahmeliste Ihrer Veranstaltungen finden Sie bei den Studierenden, die eine eMailadresse im eKVV freigeschaltet haben, ein Mailsymbol. Wenn Sie darauf klicken öffnet sich Ihr E-Mailprogramm (alternativ kopieren Sie die Adresse und fügen Sie diese in Ihr Maiporgramm ein) und Sie können die Studierenden anschreiben. Die dabei verwendete Adresse ist eine sogenannte "Aliasadresse", eine Art Pseudonym. Das eKVV liefert die Mail dann an die Adresse aus, die die Studierenden im eKVV hinterlegt haben. Wird eine Mail an die Alias-Adresse geschickt, so ist keine separate Freigabe nötig, auch kann von einer beliebigen Absenderadresse aus geschickt werden. Sie finden die Alias-Adresse zu einer Matrikelnummer auch über die Studierendendetailseite, die Sie über die Schnellsuche erreichen können. Auch Gastbenutzer können Sie auf diese Weise erreichen, sofern diese eine eMailadresse im eKVV eingetragen haben.

Wichtig: BCC nicht möglich!

Bitte beachten Sie, dass die Aliasadressen nicht im BCC / Blindkopie Adressfeld verwendet werden können!

Mailversand über die Matrikelnummer

Neben der Nutzung der Aliasadressen gibt es einen älteren Weg, der über die Matrikelnummer funktioniert. Sie können Studierende auch über eine Adresse nach dem Muster ''Matrikelnummer''@ekvv.uni-bielefeld.de.

Mails, die an die Matrikelnummer geschickt werden, können nur von Adressen aus angeschrieben werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind und müssen vom Absender jeweils freigegeben werden.

Wenn Sie eine Gruppe von Studierenden innerhalb Ihrer Veranstaltung anschreiben wollen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem was Sie erreichen wollen:

Geht es Ihnen darum, aus der Teilnahmeliste nur diejenigen Studierenden auszuwählen und anzuschreiben, die tatsächlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, dann empfiehlt es sich, dass Teilnahmemanagement zu aktivieren und die Studierenden dort als „teilnehmend“ zu markieren. Diese Auswahl können Sie dann sowohl für den Mailversand (s. den früheren Absatz dazu) als auch für die spätere Leistungsbuchung verwenden.

Um innerhalb Ihrer Veranstaltung mehrere Studierende auf einmal anzuschreiben gibt es eine eigene Funktion "E-Mail an Studierendengruppe": Sie finden diese Funktion in der Teilnahmeliste Ihrer Veranstaltung und gelangen darüber in eine speziellen Ansicht Ihrer Teilnehmer*innen. Hier markieren Sie auf der Teilnahmeliste die Studierenden, die Sie mit einer gemeinsamen Mail erreichen wollen. Das System bietet Ihnen dann einen Schalter an, der die Aliasadressen dieser Studierenden in Ihrem Mailprogramm öffnet. Bitte beachten Sie, dass Sie nur ca. 25 Studierende auf einmal auf diese Weise adressieren können. Sollte die angeschriebene Gruppe größer sein, müssen Sie mehrere Mails verschicken.

Wichtig: BCC nicht möglich!

Bitte beachten Sie, dass die Aliasadressen nicht im BCC / Blindkopie Adressfeld verwendet werden können!

 

Am Ende der Darstellung Ihrer Teilnahmerliste, in der Sie Gruppen von Studierenden auswählen können, finden Sie auch eine Liste aller Aliasadressen der Teilnehmer*nnen Ihrer Veranstaltung, die eine eMailadresse im eKVV eingetragen haben. Diese Liste lässt sich einfach kopieren und kann z. B. in externen Evaluationsplattformen verwendet werden um die Zugangscodes zu einem Fragebogen zu Ihrer Veranstaltung zu verschicken. Wenn Sie in Ihrer Veranstaltung das Teilnahmemanagement aktiviert haben, so können Sie wählen ob Sie nur die von Ihnen als teilnehmend gekennzeichneten Studierenden sehen wollen, oder alle.

Sie sollten diese Liste nicht verwenden um alle Studierenden Ihrer Veranstaltung anzuschreiben, dazu sind die oben beschriebenen automatischen Verteiler viel besser geeignet. 

Wichtig: BCC nicht möglich!

Bitte beachten Sie, dass die Aliasadressen nicht im BCC / Blindkopie Adressfeld verwendet werden können!