Campus-Support

Wenn Sie einzelne Termine oder auch ganze Tage (z. B. Feiertage) aus der Liste streichen wollen, so können Sie das in der Übersicht aller Ihrer Terminvereinbarungen. Dort finden Sie auch eine Möglichkeit, Raum und Beschreibung bei einzelnen Terminen zu ändern sowie weitere Anmerkungen einzutragen, die nur für Sie sichtbar sind. Dort könnten Sie auch im Nachhinein noch Videokonferenzinformationen hinterlegen, wenn Sie nicht möchten, dass bei allen Terminen derselbe Videokonferenzlink verwendet wird.

Wenn Sie selbst einen Ihrer Termine vergeben möchten, können Sie dies direkt in der Terminübersicht über den entsprechenden Link vornehmen. Dabei erfassen Sie Namen und Mailadresse der Person und können zusätzlich vermerken, welches Thema besprochen werden soll.

Wenn Sie der Person nachträglich Informationen zukommen lassen wollen, wie z.B. die nötigen Informationen zu einem Videokonferenztermin, nutzen Sie dazu das Mailsymbol beim Termin.

Standardmäßig steht die Buchung von Terminen nur Hochschulangehörigen zur Verfügung, die dazu ihren BIS-Zugang nutzen. Sie können die Buchung aber auch für Personen ohne Log-In freigeben, um damit auch Externen Termine anbieten zu können, wie es z.B. bei der Beratung von Studieninteressierten oder in öffentlichen Sprechstunden sinnvoll ist. Dafür finden Sie einen Button am Ende jedes Terminblocks.

 

 

Sie haben die Möglichkeit, gebuchte Termine zur Weiterbearbeitung z.B. in Excel zu exportieren. Dazu finden Sie bei jedem Kalendertag mit Terminen einen Exportschalter. Der Export kann tageweise erfolgen oder zusammen alle noch kommenden Termine. Es werden auch Termine exportiert, die noch nicht gebucht wurden. Falls ein Fragebogen mit den Terminbuchungen verknüpft wurde, so werden die Antworten entsprechend mit exportiert.

 

Bei den gebuchten Terminen finden Sie in der Seite mit allen Terminen am rechten Rand ein Symbol um eine Absage auszulösen. Wenn Sie dies bestätigen wird die Buchung direkt zurückgenommen, die Teilnehmer*in erhält darüber eine Benachrichtigung per eMail. Diese Mail wird automatisch verschickt, ohne dass Sie dort eigene Anmerkungen hinzufügen können. Falls Sie eine persönliche Nachricht per eMail zu der Absage schicken wollen, so sollten Sie dies '''vor der Absage''' tun, da mit der Absage die betreffende Person (mitsamt den Kontaktdaten) aus der Teilnahmeliste verschwindet und Sie dann möglicherweise keinen Zugriff mehr auf die Adressdaten der Teilnehmer*innen haben.

Ein abgesagter Termin wird direkt wieder als "frei" markiert und kann danach sofort wieder von anderen Teilnehmer*innen (oder auch den gleichen) erneut gebucht werden.

Sie können Termine auch komplett löschen, entweder einzeln, tageweise oder als Serie. Entsprechende Hinweise finden Sie direkt unter der Terminliste. Auf dieser Weise können Sie nach dem Erstellen von Terminen einzelne Streichungen vornehmen oder auch schnell falsch angelegte Termine aufräumen um sie dann ggf. noch einmal mit den richtigen Angaben zu erstellen.

Auch bei einer Löschung werden die Teilnehmer*innen benachrichtigt, da für diese kein Unterschied zwischen einer Löschung und einer Absage besteht. Ein gelöschter Termin kann aber natürlich nicht erneut belegt werden.

Um Ihre Terminliste zu bereinigen, können Sie alle Termine ohne Buchung auf einmal löschen, dazu finden Sie einen Button am Ende jedes Terminblocks.

Um die eigenen Terminbuchungen gerade bei kurzfristigen Terminbuchungen etwa in Servicebereichen im Blick zu behalten, können Sie die gebuchten Termine als Kalenderintergation aus dem eKVV erhalten.

Ihre Termine werden Ihnen dann in Outlook in einem eigenen Kalender dargestellt, den Sie sich als zusätzlichen Kalender einbinden können. Wichtig zu wissen: Sie können Terminvereinbarungen nicht über Outlook bearbeiten oder absagen. Änderungen, die Sie in Outlook an diesen Terminen machen spiegeln sich nicht im eKVV wieder und erreichen nicht die Teilnehmer*innen an Ihren Terminen

Zur Einrichtung der Kalenderintegration müssen Sie einmalig die folgenden Schritte absolvieren: