Campus Support
Das PEVZ ("Personen- und Einrichtungsverzeichnis") nimmt die dienstlichen Kontaktdaten aller Mitarbeiter*innen auf und zeigt sie online an. Es bildet auch alle Fakultäten und Einrichtungen mit all ihren Untereinrichtungen ab und ist damit ein wichtiges Teil der Außendarstellung der Universität. Gleichzeitig ist es die Datenbasis für die BIS-Anwendungen, die aus dem PEVZ die Personen- und Einrichtungsdaten beziehen (z.B. die Anzeige der Lehrenden im eKVV oder der Verweis auf die Studienberatung eines Faches in den Seiten der Studieninformation).
Das PEVZ wird dezentral in den Fakultäten und Einrichtungen gepflegt, das entsprechende Eingaberecht kann nur auf Antrag der jeweiligen Einrichtungsleitung eingerichtet werden.
Personen mit PEVZ-Eingaberechten finden nach Anmeldung am System Hilfeseiten zu den einzelnen Eingabeformularen, die am rechten Rand über einen entsprechenden Button aufgerufen werden können. Auf dieser und den folgenden Seiten sammeln wir darüber hinausgehende Informationen zur Eingabe und Pflege des PEVZ.
Fotos für andere Mitarbeiter*innen einstellen
Jeder Personeneintrag im PEVZ kann um ein Foto ergänzt werden. Ob diese Funktion genutzt werden soll, können Mitarbeiter*innen selbst entscheiden, denn nicht jede*r ist damit einverstanden, dass das eigene Foto veröffentlicht wird. Aus diesem Grund gehört das Einstellen des eigenen Fotos zu den Funktionen, die Personen mit einem BIS-Zugang für Mitarbeiter*innen selbst nutzen können. Wir haben auf dieser Hilfeseite beschrieben, wie das funktioniert: "Mein PEVZ"
Wenn Sie für Ihren Bereich das PEVZ pflegen, werden Sie evtl. darum gebeten, für Dritte ein Foto einzustellen. Dies ist im Rahmen Ihrer Rechte möglich, die Person die Sie beauftragt, muss dann allerdings eine entsprechende Einverständniserklärung abgeben, die Sie archivieren müssen.
Ansprechpersonen für die Studieninformation pflegen
In den Seiten der Studieninformation werden zu jedem Studienangebot diese Ansprechpersonen angezeigt:
- Studentische Studienberatung
- Akademische Studienberatung
- Prüfungsamt
- Anlaufstelle Anerkennung
- Modulverantwortliche
Quelle für diese Informationen ist das PEVZ: Nur wenn die aufgezählten Funktionsträger im PEVZ einer Fakultät aufgeführt sind, können sie mit dem Studienangebot verknüpft werden. Diese Verknüpfung wird von der Studiengangsmodellierung geleistet, indem für jedes Studienangebot die passenden Ansprechpersonen verknüpft werden. Wenn die Funktionsträger im PEVZ richtig angelegt sind und die Verknüpfung einmal gesetzt wurde, können die konkreten Ansprechpersonen in der Fakultät wechseln - sobald sie im PEVZ aktualisiert wurden, werden sie auch in der Studieninformation angezeigt.
Ansprechpersonen richtig im PEVZ anlegen
Als Ansprechpersonen werden nicht einzelne Personen verknüpft, sondern immer ganze Einrichtungen. Damit z.B. das "Prüfungsamt" bei einem Studienangebot verknüpft werden kann, muss es zunächst im PEVZ als Einrichtung eingetragen sein. Dafür wird als erstes eine Untereinrichtung angelegt und als "Einrichtungsart" wird aus der Liste der Funktionsträger "Prüfungsamt" ausgewählt. Dieser neuen Einrichtung können dann einzelne Personen zugeordnet werden. Wenn bei dem Einrichtungseintrag eines Funktionsträgers eine Funktionsmailadresse eingetragen ist, dann werden die über den Mailverteiler verschickten Nachrichten an diese Adresse ausgeliefert. Für eine genauere Erklärung der Mailverteiler von Funktionsträgern wird auf diese Seite im BIS-Wiki verwiesen:
E-Mailverteiler der Funktionsträger*innen
Durch die Zuordnung der Einrichtungsart wird die Einrichtung in der Übersicht aller Prüfungsämter angezeigt:
Wenn Sie testen wollen, ob die Ansprechpersonen Ihrer Fakultät in der Studieninformation verknüpft werden können, dann rufen Sie am besten die entsprechenden Funktionsträgerliste auf und prüfen, ob Ihre Fakultät dort enthalten ist:
Übersicht aller Funktionsträger
Ansprechpersonen aktualisieren
Wenn sich die Zuständigkeit in Ihrem Bereich ändert und Sie Ansprechpersonen ändern möchten, dann muss dafür in der Regel der Eintrag im PEVZ angepasst werden und nicht die Verknüpfung in der Studieninformation. Die erste Anlaufstelle sind daher die "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche", also die Kolleg*innen in der Fakultät, die Rechte zur Pflege des PEVZ haben. Die Kontaktdaten der zuständigen Personen sind in jedem Eintrag im PEVZ verlinkt.
Sollten Sie Fragen dazu haben, können Sie sich an den BIS-Support wenden.
Sonderfall Modulverantwortliche
Die in der Studieneinformation angezeigten "Modulverantwortlichen" werden nicht über das PEVZ gepflegt, bei einem Wechsel der Zuständigkeit wenden Sie sich am besten direkt an die Kolleg*innen der Studiengangsmodellierung
UMS-Rechte recherchieren und beantragen
Um verschiedene erweiterte Funktionen rund um die Telefonie nutzen zu können, wie Rufumleitungen, Mailbox oder Softphones, ist das sog. "UMS Recht" die Voraussetzung. Mitarbeiter*innen können dieses Recht selbst bestellen, als PEVZ-Beauftragte können Sie aber auch einsehen, welche Personen in Ihrem Bereich bereits ein UMS-Recht besitzen und dies auch für Kolleg*innen bestellen. Damit können PEVZ-Beauftragte die Organisation der Telefonie für ihre Einrichtung unterstützen.
Nach Anmeldung am PEVZ können Sie sich über den Menüpunkt "Statusprüfung Telefonnummer" gezielt über das Vorliegen eines UMS-Rechts bei einer bestimmten Telefonnummer informieren. In der Detailseite einer Person finden Sie dann unter "Aktionen" den Menüpunkt "UMS Recht" und können dort stellvertretend für diese Person das UMS-Recht beantragen.
Hilfeseiten zu Recherche und Antragstellung finden Sie direkt in den entsprechenden Seiten im internen PEVZ (über das dort eingebettete Hilfemenü), für weiterführende Fragen zu den Softphones oder zur Übertragung von UMS-Rechten an Dritte wenden Sie sich bitte an Ihre EDV-Betreuer*innen.
Das BITS pflegt eine ausführliche Hilfeseite rund um die Telefonie, auf der die verschiedenen Funktionen und Dienste detaillierter beschrieben sind: