FairNetzt: Info-/Austauschtreffen und Aktivitäten

Teilnehmer*innen: 52 Personen

Für das Team Projekte vom Dezernat Personal und Organisation (P/O) informierten Frau Julia Stehle gemeinsam mit Frau Regina Karthaus (Prozessmanagement) vom Dezernat für digitale Transformation und Prozessorganisation über die Planungen und den aktuellen Stand der Digitalisierung im Bereich Personaladministration:

Erste organisatorische Maßnahmen, um den Prozess der Digitalisierung greifbarer zu machen, werden aktuell vorbereitet:

• Es gibt einen ersten Schulungstermin am 20.11.2024 von 10 – 13 Uhr in Präsenz zum Thema Abwicklung von Personalmaßnahmen.

• Es wurde eine Seite mit  FAQs für Tarifbeschäftigte auf der Homepage von P/O umgesetzt. Die Homepage von P/O bedarf noch einer größeren Überarbeitung. Dies wird aktuell in Zusammenarbeit mit dem Referat für Kommunikation umgesetzt.

Frau Stehle informierte über die e-Personalakte, die mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben ist. Im aktuellen Prozess werden die benötigten Formulare und Dokumente der Aktenstruktur zugeordnet. Sie stellte die Aktenstruktur der ePersonalakte vor, wie sie dann für jeden Mitarbeitenden hinterlegt sein soll. Es soll eine einheitliche Struktur für alle Beschäftigtengruppen erreicht werden.  Der komplette Digitalisierungsprozess wird mit Anlegen der Aktenhüllen und erfassen der Metadaten sowie zahlreichen Testläufen noch ca. 2 Jahre dauern. Die Dezentrale zum geeigneten Zeitpunkt in den Prozess mit einbezogen. Nach einer Pilotphase und gegebenenfalls weiteren Anpassungen wird es danach zum Roll-Out kommen.

Frau Stehle und Frau Karthaus haben in der Austauschrunde gezielt abgefragt, an welcher Stelle aus Sicht der Sekretariate oder aus Sicht als Beschäftigte Prozesse den größten Mehrwert in der täglichen Arbeit bringen würden, wenn sie bereits digitalisiert wären. Die zahlreichen Rückmeldungen wurden notiert und werden an geeigneter Stelle berücksichtigt. Ebenso wurden alle Fragen der Teilnehmenden beantwortet und offene Fragestellungen mitgenommen. Frau Stehle hat die Präsentation zur Verfügung gestellt. Diese kann bei Interesse bei fairnetzt@uni-bielefeld.de angefordert werden.

Wir bedanken uns herzlich bei Frau Stehle und Frau Karthaus für den interessanten Austausch.

Kontaktdaten von Frau J. Stehle:

E-Mail: julia.stehle@uni-bielefeld.de

Kontaktdaten von Frau R. Karthaus:

E-Mail: regina.karthaus@uni-bielefeld.de

 

Infos von FairNetzt:

Der nächste Info- und Austauschtermin findet am 24.10.24 von 10 – 11 Uhr statt. Es geht um das Thema "Nachhaltiges Catering" über das Beate Keuck informieren wird.

Am 22. August haben wir uns zum persönlichen Austausch im Außengelände am Universitätshauptgebäude zwischen den Gebäudeteilen U und V getroffen. Trotz Urlaubszeit haben sich einige Kolleginnen die Zeit genommen und brachten leckere Kleinigkeiten für ein wunderbares buntes Mitbringbuffet mit. Für die Anwesenden wurde ein fröhlicher Austausch, es wurde viel geplauscht und gegessen. Am Ende des Treffens sind alle satt und voller neuer Informationen, Bekanntschaften und Eindrücke wieder an die Arbeit gegangen. Das Fazit: Das war schön! Das müssen wir wiederholen!

 

Teilnehmer*innen: 56 Personen

Für das Team vom Dezernat Personal und Organisation (P/O) / Personalservices Beamte und Reisekosten informierte Frau Katharina Katzer und vom Dezernat Personal und Organisation (P/O) / Team Projekte Herr Hannes Stender alle Teilnehmer*innen in Technik und Verwaltung über das neue Webformular für den digitalen Antrag auf Erstattung einer Reise für Externe und über die Begriffliste der Reisekostenabrechnung im Reisekosten Workflow.

• Seit dem 01.01.2024 werden die Reisekostenabrechnungen für Externe (z.B. Gäste) zum Teil nicht mehr in Papierform abgerechnet. Es gibt einen neuen digitalen Antrag (Webformular), der sich aktuell in einer zweimonatigen Testphase in zwei Bereichen der Universität befindet. Dieser wird auch in englischer Sprache zur Verfügung stehen.
• Herr Stender erklärt Schritt für Schritt den Prozess des digitalen Antrages. Es müssen zunächst alle erforderlichen Daten von einem Bearbeiter*in der Universität eingegeben werden. Danach erhält der Gast eine E-Mail mit einem Link zu dem Formular, dass er online ausfüllen und versenden muss.
• Das Dekanat bzw. die Fakultätsleitung wird dieses Formular bzw. Rechnung des Gastes automatisch erhalten und überprüft die sachliche und rechnerische Richtigkeit. Danach wird die Rechnung an die E-Mail-Adresse: invoice@uni-bielefeld.de weitergeleitet. Die Anträge von Gästen laufen dann nicht mehr über P/O – Reisekostenabteilung, sondern über die FIBU mit Bearbeitung im X-Flow.
• Frau Katzer informierte zum Abschluss kurz über die Begriffe und ihre Bedeutung im Reisekostenworkflow und, dass es Änderungen im DB-Buchungsportal gegeben habe.

Dank der langjährigen Erfahrungswerte der Sekretär*innen im Bereich Reisekostenabrechnungen hatten viele Teilnehmerinnen Verbesserungsvorschläge und Hinweise zum neuen Webformular, die Frau Katzer und Herr Stender gerne aufgenommen haben und in einer zweiten Überarbeitungsphase übernehmen werden. Beispiele waren, dass unter „Adresse“ nicht der „Institutsname“ stehen darf und Taxi- und Hotelbegründungen noch gesondert aufgeführt werden müssen. Weitere Hinweise u.a. zur Steuer-ID und Mindestbetrag werden noch geklärt.

Als wichtigster Appell wurde an das Team Katzer/Stender gerichtet, dass es dringend notwendig sei, die Sekretariate mit in den Prozess einzubinden! Nur in den Sekretariaten der einzelnen Lehrstühlen können die  Kosten und Sachverhalte geprüft werden. Ggfs. muss man die Gäste auch nochmals darauf hinweisen und unterstützen, dass die Abrechnung fristgerecht eingereicht werden müssen. Nach sechs Monaten steht der Link für die Abrechnung per Webformular nicht mehr zur Verfügung! Eine nachträgliche Erfassung (nach dem „Reisetag“) ist jedoch auch möglich.

Aufgrund der zeitlichen Knappheit konnten die vorab gestellten Fragen an das Team Reisekosten nicht mehr beantwortet werden. Die Antworten wurden zum Teil schriftlich nachgereicht. Die Zusammenfassung findet sich hier.

Wir bedanken uns herzlich bei Frau Katzer und Herrn Stender für den interessanten Austausch und stehen gerne für weitere Testphasen und Verbesserungen am Prozess zur Verfügung.

Kontaktdaten von Frau K. Katzer:

E-Mail: katharina.katzer@uni-bielefeld.de

Kontaktdaten von Herrn H. Stender:

E-Mail: hannes.stender@uni-bielefeld.de

 

Infos vom FairNetzt in eigener Sache:

01.7.24 – 04.07.24     Wahlen zum Senat, zu den Fakos, der SHK-Beauftragten und der Gleichstellungsbeauftragten inkl. Stellvertreterinnen.

22.08.24 12.00 Uhr, Picknick in Präsenz, weitere Infos erfolgen noch auf der Homepage.

Der nächste Info- und Austauschtermin per Zoom findet am 26.09.24 von 10 – 11 Uhr statt. Nähere Infos werden noch bekanntgegeben.

20.08.24 – 08.10.24, dienstags, 15.30 – 16.30 Uhr   Walk and Talk für Sekretär*innen

Weitere Infos dazu stehen auf der Homepage. Es handelt sich hierbei um ein spezielles Angebot des Gesundheitsmanagements und ist nur für Teilnehmer*innen in den Hochschulsekretariaten geöffnet.

Beim Office Day im Jahr 2023 konnte ein geplanter Workshop mit Alexandra Busch leider nicht stattfinden. Im Rahmen der Gesundheitsangebote wurde dieses Angebot am 04. Juni 2024 nachgeholt. Frau Busch hat mit den Teilnehmerinnen intensiv an der Rollenfindung innerhalb der Hochschule gearbeitet.  Wir haben unsere Rolle(n) reflektiert, unsere Ziele in der Arbeit zu benennen und unsere Kernkompetenzen zu fokussieren. Es gab einige hilfreiche Tipps für eine "Klartext-Kommunikation" innerhalb der universitären Hierarchie.  In dem regen Austausch mit Frau Busch haben die Teilnehmerinnen sehr hilfreiche Anregungen erhalten, wie die Probleme im Arbeitsalltag individuell angegangen werden können.

Teilnehmer*innen: 36 Personen

Für das Team Lehr- und Studienorganisation (LSO) vom Dezernat Studium und Lehre (SL) informiert Ingrid Tiemann alle Teilnehmer*innen über die Funktionen des eKVV, des BIS und über die Nutzung der Mailverteiler.

• Im eKVV gibt es für viele nutzbare Bereiche gesonderte Rechte: Eingaberechte, Moderations- und Senderechte, Lehrendenrechte und Sekretariatsrechte. Durch die Verbindung eines Lehrenden zu einem Sekretariat im Personenverzeichnis, erhält das Sekretariat automatisch die Sekretariatsrechte im eKVV für die Veranstaltungen des Lehrenden.
• Lehrende und Sekretariate können im eKVV unter "Meine Veranstaltungen" Teilnehmendenlisten erstellen, Kommentareingaben machen, Leistungen eintragen und E-Mails an Teilnehmende versenden.
• Im Personenverzeichnis (PEVZ) werden alle wichtigen Daten für die Mitarbeitenden eingetragen. Über den PEVZ-Eintrag können dann Sprechstunden, Bürostandort, zugehöriges Sekretariat, Anrufumleitungen organisiert werden und es können automatisiert Druckdateien für Türschilder oder Visitenkarten erstellt werden.
• Es werden regelmäßig Schulungen für die Eingaben im PEVZ und das Arbeiten mit dem eKVV von der Universität angeboten.

Die von Frau Tiemann bereitgestellten Folien können hier eingesehen werden.

Kontaktdaten von Frau Tiemann:

E-Mail: ingrid.tiemann@uni-bielefeld.de

Funktions-E-Mail: bissupport@uni-bielefeld.de

Frau Tiemann beantwortet noch einige Fragen aus dem Plenum z.B. über das Versenden von Rundmails an Verteiler anderer Fakultäten. Hier ist es so, dass die Nutzung von Mailverteilern anderer Fakultäten immer erfordert, dass die Mail von der zuständigen Person mit dem Moderations- und Senderecht für den entsprechenden Mailverteiler freigegeben werden muss. Diese Regelung ist zum Schutz aller Fakultätsmitglieder gedacht, die Anzahl von Mails, die am Tag beachtet werden müssen in einem möglichst überschaubaren Rahmen zu belassen. Zum Thema der automatisierten Lehrangebotserhebung über das eKVV stimmt Frau Tiemann dem Plenum zu, dass die Funktionen schon hilfreich sind, aber noch ein paar Verbesserungen möglich und notwendig sind. Daran wird weiter gearbeitet. Eine Rückfrage zu den Berechtigungen für Lernräume in Veranstaltungen wird wie folgt beantwortet: Die Berechtigung zum Zugriff auf einen Lernraum durch ein Sekretariat muss in jedem Semester wieder erneuert werden. Möchte man das verhindern, kann das Sekretariat den Lernraum selbst erstellen und hat dann automatisch Zugriff. Die Lehrenden erhalten den Zugriff automatisch über ihr Lehrendenrecht.

Wir bedanken uns herzlich bei Frau Tiemann für den spontan ermöglichten Austausch und die gelungene Vorstellung der Arbeitsbereiche!

Infos von FairNetzt:

Der nächste Info- und Austauschtermin findet am 20.06.2024 von 11-12 Uhr statt. Referentin ist Frau Katzer zum Thema: Reisekosten - Informationen bezüglich Neuerungen.

Am 04.06.2024 findet der Nachholtermin vom OfficeDay statt. Der Workshop musste damals ausfallen: 04.06.2024, 9-12 Uhr, "Fokussierung und Selbststärkung in der Rolle von Sekretär*innen". Referentin: Frau Alexandra Busch

Wir weisen schonmal auf den Präsenztermin im August hin: 22.08.2024, 12 Uhr, gemeinsames Picknick auf dem Uni-Gelände. Weitere Infos folgen.

 

Teilnehmer*innen: 60 Personen

Lisa Steven (Mitarbeiterin im Gleichstellungsbüro) begleitet an der Universität Bielefeld den Prozess der Digitalisierung mit Blick auf die geschlechtergerechte Ausgestaltung. Da sie sich unter diesem Aspekt sehr für die Erfahrungen im Bereich der Sekretariate interessiert, hat sie die Gelegenheit genutzt, sich in der FairNetzt-Info- und Austauschrunde ein Meinungsbild zum Thema Digitalisierung von den Kolleg*innen zu holen.

In einem Kurzvortrag zur Definition des Begriffs Digitalisierung und über die Bedeutung des Digitalisierungsprozesses für die Uni Bielefeld haben wir erfahren, dass die Universität Bielefeld verpflichtet ist, die Digitalisierung im Bereich der Hochschullehre und der Verwaltungsprozesse nach und nach umzusetzen. Dafür hat das Land NRW einen rechtlichen Rahmen im E-Government-Gesetz  (EGovG NRW) festgelegt.

Digitalisierung wird ein Schritt sein, um auf die veränderten Erwartungen der Mitarbeiter*innen, Studierenden und Forschenden an der Uni einzugehen, mehr örtlich unabhängiges und ressourceneffizienteres Arbeiten zu ermöglichen und die Wettbewerbsfähigkeit der Universität dadurch zu erhalten.  

Frau Steven stellte kurz den Digital Gender Gap vor. Es gibt nachweislich einen gravierenden Unterschied im Zugang zu digitalen Technologien zwischen den Geschlechtern. Ziel der Digitalisierungsprozesse muss also ein gleichberechtigter Zugang zu sowie Nutzung und Gestaltung von Digitalisierung und digitalen Technologien unabhängig vom Geschlecht werden. Das erfordert einen sensiblen Umgang bei der Standardisierung der Abläufe und Arbeitsprozesse.

Damit sich Frau Steven einen Überblick über die aktuellen Bedarfe und Erfahrungen in den Sekretariaten an der Universität Bielefeld im Zuge der Digitalisierung machen kann, stellte sie dem Plenum einige Fragen z.B. nach der Einbeziehung in den Prozess der Digitalisierung und der ausreichenden Möglichkeit zur Fortbildung nach Einführung von neuen Programmen. Es gab viele Rückmeldungen aus dem Plenum, die Frau Steven in ihre weitere Arbeit mitnehmen kann. Ein Aspekt wurde dabei besonders deutlich: Der Arbeitsbereich der Hochschulsekretariate wünscht sich bei der Einführung von neuen Verwaltungsprozessen und -anwendungen eine deutlich nachvollziehbarere, transparentere und frühzeitigere Kommunikation mit einem umfangreicheren Schulungsangebot, das zeitnah zur Einführung stattfinden muss.

Wir bedanken uns herzlich bei Frau Steven für die gelungene Präsentation und für ihr Interesse an unseren Erfahrungen im Digitalisierungsprozess. Wir bleiben mit ihr in Kontakt!

Teilnehmer*innen: 72 Personen

Am 21.03.2024 hat uns Frau Burian (Gesundheitsmanagement Uni Bielefeld) die zentralen Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung 2023 aus dem Bereich der Sekretariate in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen präsentiert. Wir sind sehr erfreut, dass die Beteiligung an der Befragung bei den Sekretariaten mit 65 % erfreulich hoch war. 

Die frisch eingetroffene Auswertung durch die Firma Salubris hat Frau Burian umfassend erklärt. Es gibt viele Umfragebereiche, die in den Antworten eine positive Bewertung erhalten. Es haben sich aber auch einige kritsch zu bewertende Themen gezeigt, die einen Handlungsbedarf aufdecken. Die Ergebnisse werden dem Kanzler und dem Personalrat zur Verfügung gestellt, damit Maßnahmen zur Veränderung ergriffen werden, um die Handlungsbedarfe zu beseitigen.

Die Befragungsergebnisse werden in Kürze unter dem Link (www.uni-bielefeld.de/mab) auf der Uni-Seite zur Einsicht zur Verfügung gestellt oder können bei FairNetzt angefragt werden.

Die Auswertungen der Befragungsdaten der Beschäftigtengruppen in der Wissenschaft durch die externe Firma Salubris laufen noch. Die Präsentationen für die Beschäftigtengruppen in der Wissenschaft starten voraussichtlich in den ersten Wochen des Sommersemester 2024.

Wir bedanken uns herzlich bei Frau Burian für die gelungende Präsentation der Befragungsergebnisse und für die ausführliche Beantwortung aller Rückfragen.

 

Teilnehmer*innen: 62 Personen

Für das Team vom Dezernat F (Finanzmanagement), Abteilung F.3, Zentrale Beschaffungsabteilung, informierte Herr Tobias Brenker über Neuerungen im Beschaffungswesen.

• Herr Brenker stellt die neue Homepage der Beschaffungsabteilung vor. Hier findet man Informationen zu Barvorlagen, Kreditkarten, Vordrucke, eine FAQ-Sammlung und auch immer die nächsten Schulungstermine.
• Informationen zu Beschaffungsprozessen findet man unter: Beschaffungsprozesse.
• Es gibt ein neues Hausrundschreiben über Wertgrenzen für Liefer-/Dienstleistungen und Bauaufträge, was leider nicht alle Sekretariate erreicht hat, da es nur an die Fakultätsleitungen geschickt wurde. Bei Bedarf stellt FairNetzt_Bielefeld! dieses Hausrundschreiben gerne zur Verfügung.
• Herr Brenker bietet regelmäßig interne Schulungen und Workshops rund um SAP an (für erfahrene Nutzer*innen und auch für neue Kolleg*innen). Bitte dafür das interne Schulungsangebot der Universität Bielefeld nutzen.
• Zusätzlich kann seitens des SRM-Teams kurzfristig auch außerplanmäßig eine Schulung für neue Kolleg*innen durchgeführt werden. Eine Anmeldung erfolgt dann über FairNetzt_Bielefeld!
• Bitte für das Anlegen eines neuen Kreditoren immer die aktuellste Vorlage verwenden: Formular Kreditorenanlage.

Folgende Themen wurden darüber hinaus besprochen:

• Vergaberecht für Rahmenvertragspartner
• Katalogbestellungen
• Onlinebestellungen
• Liste aller Lieferanten: diese Liste ist leider nicht verfügbar
• Aktualisierung Warengruppenhandbuch (folgt in Kürze)

Funktionsemail bei Fragen bzgl. der Systemadministation und des Berichtswesens: srm-betreuung@uni-bielefeld.de.

Herr Brenker beantwortete im Anschluss noch alle Fragen der Teilnehmer*innen. Ein großes Interesse bestand an Informationen bzgl. der Abläufe bei der Planung und Bestellung für Veranstaltungen und Tagungen. Wichtige Informationen sollen immer in der „internen Notiz“ im EKW vermerkt werden.

Bei jeglichen Problemen mit Lieferanten bitte immer das SRM-Team per Mail informieren.

 

Infos von FairNetzt_Bielefeld! In eigener Sache:

Am 13.03.2024 wird es eine Veranstaltung für alle Teilnehmer*innen der Mitarbeiter*innenbefragung geben. FairNetzt bietet am 21.03.2024 einen Info- und Austauschtermin mit Frau Ute Walter an, dort werden dann die Ergebnisse speziell für Sekretär*innen vorgestellt. Zusätzlich wird es dann auch noch Infos bzgl. der Auswirkungen und Veränderungen der Ergebnisse geben und besprochen werden.

Die Fakultäten werden außerdem bei einer Beteiligung der Mitarbeiter*innenbefragen von mehr als 30% in der Fakultät eine eigene Veranstaltung anbieten.

Am 04.06.24 wird es einen Workshop  zum Thema "Fokussierung und Selbststärkung in der Rolle von Sekretär*innen" von Alexandra Busch (Nachholtermin vom Office Day 2023) geben. Eine Anmeldung zum Workshop wird ab Start des nächsten Kursprogramms ca. Mitte/Ende April mit Herausgabe der nächsten Fortbildungstermine über das Fortbildungsprogramm möglich sein.

Teilnehmer*innen: 63 Personen

Für das Team vom Dezernat Personal und Organisation (P/O 2) informierten Frau Christina Kosog und Angelina Cammarata alle Teilnehmer*innen in Technik und Verwaltung über das Bewerbungsmanagement-System HR4You.

• Seit September 2020 läuft das Bewerbungsmanagement HR4You.
• Datenschutz und IT-Sicherheit sind nun gewährleistet.
• Dadurch ergibt sich eine bessere Außendarstellung der Universität Bielefeld als Arbeitgeber. Datenschutz und IT-Sicherheit sind nun gewährleistet.
• Das System bietet eine einfache Kommunikation auch bei einer Vielzahl von Bewerbern. Der Bewerberspiegel wird automatisch vom System erstellt.
• Alle Bewerbungen für wissenschaftliche Mitarbeiter*Innen und Mitarbeiter*Innen aus Technik und Verwaltung sollen nun darüber laufen. Vereinfachte Prozesse mit allen notwendigen Beteiligten mit Unterstützung der Dekanate.
• Vorab haben die Dekanate das System genutzt, nun sollen auch die Sekretariate das System nutzen, um die Stellenausschreibungen und eingehenden Bewerbungen so papierlos wie möglich zu bearbeiten.

Die von Frau Kosog und Frau Cammarata bereitgestellten Folien können auf Anfrage von FairNetzt zur Verfügung gestellt werden.

Kontaktdaten von Frau Cammarata und Frau Kosog:

E-Mail: angelina.cammarata@uni-bielefeld.de

E-Mail: christina.kosog@uni-bielefeld.de

Funktionsemail bei Fragen bzgl. des Bewerbungsmanagements HR4You: bewerbungsmanagement@uni-bielefeld.de

Ein großes Interesse bestand in den Infos bzgl. Ansichten und Rechte im System sowie der Vorzüge bzgl. der Versendung von Zusagen und Absagen. Wobei aber auch festgestellt wurde, dass der direkte Kontakt zu den Bewerbern bzgl. Vorstellungsgesprächen, … per E-Mail stattfindet und nicht über das System. Der Erhalt von Berechtigungen erfolgt über das Dekanat.

 

Infos vom FairNetzt:

Wir haben neue AG's mit folgenden Themen neu ins Leben gerufen:

• AG Konferenzmanagement
• AG Fort- und Weiterbildung
• AG Offboarding

Für diese tollen neuen Projekte und ebenso für die bereits bestehenden Projekte suchen noch Eure Unterstützung! Interessierte können sich gerne bei FairNetzt_Bielefeld! melden.

Teilnehmer*innen: 36 Personen

Für das Team von AGUS – Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz informierte Herr Carsten Nentwig (Sicherheitsmeister/Fachkraft für Arbeitssicherheit) alle Teilnehmer*innen in Technik und Verwaltung. Diese sind neben Arbeitsschutz auch noch foldende Bereiche:

• Gesundheitsschutz
• Umweltschutz
• Tierschutz
• Genehmigungsverfahren (Strahlen- und Röntgenschutz, Gentechnik)
• Managementsysteme
• Brandschutz
• Fortbildungen (Ersthelfer, Evakuierungshelfer)

Auf der Homepage der Stabsstelle AGUS: https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/agus/ findet man alle notwendigen Infos für Mitarbeiter*innen, Studierende, für Dritte, Notfallorganisation, Tierschutz und die Kontaktdaten der AGUS und des Betriebsarztes der Universität Bielefeld. Die Stabsstelle der AGUS ist in mehrere Bereiche unterteilt, siehe Organigramm mit entsprechenden Kontaktdaten.

Kontaktdaten von AGUS und dem Betriebsärztlichen Dienst:

E-Mail: arbeitssicherheit@uni-bielefeld.de

E-Mail: betriebsmedizin@uni-bielefeld.de

Unter: https://www.uni-bielefeld.de/intern/stabsstellen/agus/ findet man bei dem Punkt Tools Arbeitsschutz Index. A-Z alle Infos und auch aktuelle Formulare wie die Unfallanzeige eines Arbeitsunfalles.

Herr Nentwig beantwortete dann auch noch alle Fragen der Teilnehmer*innen. Ein großes Interesse bestand in den Infos bzgl. eines Wegeunfalles, dem Prozess bzgl. der Meldung eines Arbeitsunfalles, Einstufung ob es wirklich ein Arbeitsunfall ist und welche Durchgangsärzte zuständig sind.

Für weitere Fragen, Anregungen oder Anmerkungen können sich die Teilnehmer gerne per Mail direkt an Herrn Nentwig: carsten.nentwig@uni-bielefeld.de oder direkt an die Stabsstelle der AGUS wenden.

In diesem Info- und Austausch wollten wir herausfinden, wie viel Wissen wir über Arbeitsplätze der Zukunft zusammentragen können. Das Ziel der Veranstaltung war, die Kolleg:innen in den Sekretariaten wacher und sensibler für die bevorstehenden möglichen Veränderungen zu machen. Auch mit dem Gedanken, dass wir mit diesem Wissen sensibler umgehen und umsichtiger reagieren können, falls es in unserem Arbeitsbereich dazu kommen sollte, ein neues Arbeitsplatzmodell anzuwenden oder auszuprobieren.

In einem erfreulich regen Austausch, konnten Kolleg:innen Arbeitsplatzmodelle vorstellen, in denen sie bereits arbeiten oder schon einmal gearbeitet haben. Viele Rückfragen (z.B. zum Thema Desk-Sharing) konnten souverän beantwortet werden. Wir haben von gut funktionierenden Modellen und auch über negative Erfahrungen z.B. mit der Arbeit im Großraumbüro gehört. Die Möglichkeit zum Wechsel zwischen Büro und digitalem Arbeiten in FlexWork wird von den meisten Anwesenden als positiv erlebt. Da viele Arbeitsplatzmodelle und Begrifflichkeiten im Uni-Alltag noch nicht verankert sind, verzichten wir an dieser Stelle auf genauere Ausführungen.

Nicht verzichten möchten wir auf den Hinweis, dass falls eine Änderung des Arbeitsplatzmodells im eigenen Arbeitsbereich angekündigt oder angefragt wird, gerne Beratung durch den Personalrat (eMail: pr@uni-bielefeld.de) eingeholt werden sollte. Dort sind bereits kompetente Mitglieder in Prozesse eingebunden und können hilfreich unterstützen. Als erste Anlaufstelle können die Fragen auch an FairNetzt gerichtet werden.

Am 24. August durften wir Monika Bokermann begrüßen, die uns einen Umriss der Dienstleistungen des International Office / Welcome Centre gab.

Allein im September 2023 werden 140 internationale Studierende, Wissenschaftler, Gäste erwartet. Für alle Personen müssen Unterkünfte, Anmeldungen, Sozialversicherungen und vieles mehr organisiert werden. Hierfür bietet das Welcome Centre / IO seinen Service an.

Das Welcome Centre / IO ist die erste Anlaufstelle für alle internationalen Gäste, Studierenden, Wissenschaftler. Viele Sekretärinnen waren überrascht, welchen Service diese Dienststelle anbietet. Sie helfen bei:

• Visaformalitäten
• Wohnungssuche
• Erklärungen zu deutschen Sozialversicherungen
• Familiennachzug
• Deutschkursen
• Organisation von Treffen der Internationalen
• Erlangung eines Kindergartenplatz bzw. Schuleeingliederung der Kinder
• Begleitung bei Behördengängen

Zusätzlich gibt es eine tägliche Sprechstunde von 10 – 12 Uhr im Infopunkt der Universität.

Bei der Wohnraumvermittlung kann das Welcome Centre auf 80 gebuchte Wohnheimzimmer der Uni sowie auf private Vermieter zurückgreifen. Jedoch ist das bei der steigenden Zahl an internationalen Neueinreisenden nicht ausreichend.

Um die sprachliche Qualifikation der internationalen Studierenden, Wissenschaftler zu fördern, bietet PunktUm Deutschkurse mit dem Ziel des Erreichens von B1 bzw. B2 der Deutschkenntnisse. Es gibt studienbegleitende Sprachkurse im WS 23/24 und studienvorbereitende Sprachkurse mit und ohne Vorkenntnisse. Auch Internationale, die schon länger hier sind, können immer wieder daran teilnehmen und ihre Kenntnisse noch verbessern.

International Office und Welcome Center werden aktuell neu strukturiert, da es viele Überschneidungen gibt. Es soll zusätzlich auch noch ein Mentorenprogramm aufgebaut werden, um noch mehr Unterstützung für die Internationalen zu gewährleisten, da es personell nicht mehr möglich ist, alle Ankommenden zu unterstützen.

Bei steuerlichen oder rechtlichen Fragen (z.B. bezüglich Vermietung) kann das International Office keine rechtliche Beratung geben. Dafür verweisen sie auf das Angebot der Verbraucherzentralen.

Weitere Infos und Links findet Ihr auf der Homepage des International Office: https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/international-office/

oder ihr kontaktiert sie direkt unter: io@uni-bielefeld.de

Am 22.06.23 war Julia Stehle, Abteilungsleitung in P/O.4, bei FairNetzt zu Gast und trotz der gerade begonnenen Sommerferien waren wieder zahlreiche Kolleg*innen interessiert dabei. Frau Stehle hat uns ihr Projekt "Prozessklärung und Digitalisierung Personaladministration ("Projekt Personalprozesse") vorgestellt, weil wir in den Sekretariaten meist die ersten Ansprechpartner*innen für Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen sind und viele Einstellungsprozesse begleiten.

Das Projekt ist Teil des Programms Universitätsverwaltung 2025. Es geht darum, nach und nach so viele Personalmaßnahmen wie möglich zu digitalisieren und dafür Informationen und Formulare leicht auffindbar zur Verfügung zu stellen. Dazu wurden zunächst die Aufgaben und Anforderungen, die im täglichen Geschäft an die Personalverwaltung herangetragen werden, analysiert, um dann Möglichkeiten der Digitalisierung zu finden. Für uns Sekretär*innen werden sich besonders die geplante Verbesserung der alten Formulare, auch in englischer Übersetzung, die übersichtliche Zusammenstellung der Prozesse und klare Definition der Kommunikationswege eine große Erleichterung darstellen. Offen bleibt allerdings, inwieweit dann zusätzliche Arbeitsschritte auf die Sekretär*innen umverteilt werden. Dies ist dann die Entscheidung der Fakultäten.

Ein Beispiel für die Umsetzung des Projektes kann man schon jetzt auf der Homepage der Abteilung P./O.4 (Lehraufträge, Hilfskräfte und Gastwissenschaftler*innen) sehen.

Frau Stehle bittet uns ausdrücklich, unsere Ideen und Erfahrungen im laufenden Projekt zur Verfügung zu stellen. Wer also Wünsche, Anregungen, Anmerkungen hat, kann sich per Mail direkt an sie wenden: julia.stehle@uni-bielefeld.de oder direkt im Projetteam, das im nächsten Schritt zusammengestellt werden soll, mitarbeiten.

Für das Team des Personalrates informierten Herr Bastian Doht (Vorsitzender des Personalrates für Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung) und Frau Jutta Grau (Mitglied des Personalrates) alle Teilnehmer*innen über die Aufgaben des Personalrates für die Mitarbeiter*innen aus Technik und Verwaltung. Diese sind neben Mitbestimmung, Personalmassnahmen, Gleichberechtigung, Dienstvereinbarungen, Beratung sowie Gesundheits- und Arbeitsschutz. Die Mitglieder des Personalrates üben die Tätigkeit ehrenamtlich aus, einige sind teilzeit oder vollzeit freigestellt. Die Einführung der „Flexwork“ war eins der letzten größeren Aufgaben des Personalrates. Die Grundlage für die Arbeit des Personalrates ist das LPVG NRW. Personalmassnahmen wie Reduzierung, Eingruppierung und Umsetzung können nur mit Zustimmung des Personalrates gemacht werden. Kooperationspartner des Personalrates sind z. B. die Gleichstellungskommission, die Schwerbehindertenvertretung, AGUS und der WPR. Regelmäßige Fortbildungen sind bzgl. der enormen gesetzlichen Grundlagen und Änderungen für den Personalrat sehr wichtig und zeitaufwendig.

Der Personalrat bietet auch Einzelberatungen, Unterstützung bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes an. Termine und Anfragen können mit einer kurzen Schilderung des Anliegens per Mail oder telefonisch bei Frau Olga Mantonelli oder Frau Eva-Andrea Krämer-Kalmarfi angefragt werden. Kontakt: Telefon: 106-6890, E-Mail: pr@uni-bielefeld.de, UHG, L4-105

Nach der Präsentation wurden von Herrn Doth und Frau Grau die Fragen der Teilnehmer*innen beantwortet. Dabei kamen folgende Themen zur Sprache: Eingruppierung, Entgeltgerechtigkeit, Tätigkeitsbeschreibungen, Dienstjubiläum, Mitarbeiterbefragung, Tätigskeitsbeschreibungen (Erhebung), Job-Ticket und Baufortschritt.

Der nächste Info- und Austauschtermin ist am 22.06.2023. Das Projekt "Personalprozesse" des Dezernat P/O stellt sich vor.

Beim Info- und Austauschtreffen am 11.05.2023 stellten Charlotte Biegler-König (Projektleitung Dez. DT/P), Erika Sahrhage (Dez. FFT) und Jochen Schirrwagen (UB) das Projekt FIS (Forschungsinformationssystem) sowie das neue FIS-Portal vor.

Forschungsinformationen (kurz FIS) sind strukturierte Metadaten, die beschreiben welche Forschungsaktivitäten an der Uni stattfinden. Gesammelt werden sie in verschiedenen Datenbanken: im SAP, im PUB, im PEVZ, im BIS und in Excel-Tabellen. Das FIS ist sozusagen der „Sammeltopf“ dieser Datenbanken. Es zieht sämtliche Informationen zusammen, setzt sie zueinander in Bezug und verknüpft sie. Nach außen dargestellt werden all diese Daten dann im FIS-Portal – das im Laufe der nächsten Wochen veröffentlicht wird.

Das FIS-Portal ist für die Nutzer*innen über die „normale“ Webauthentifizierung erreichbar und baut sich sukzessive auf. Sind die Profile freigeschaltet, müssen sie eigenständig mit Leben gefüllt werden (Publikationen verknüpfen, Mitarbeiter*innen im Projekt ergänzen/verknüpfen, Titel und Laufzeiten von Projekten eintragen usw.). Die Daten werden an verschiedenen Stellen von verschiedenen Personen gepflegt, Rollenrechte sollen/können delegiert werden. Generell gilt: Je mehr dokumentiert ist, desto vollständiger das Forschungsprofil. So trägt jede*r Wissenschaftler*in zur öffentlichen Darstellung der Uni Bielefeld bei.

Diese noch junge Software wird an der Uni Bielefeld als eine von insgesamt 30 Pilothochschulen getestet, es werden Lösungen für evtl. auftretende Probleme definiert, Verbesserungsvorschläge können eingebracht werden. Die Nutzung des Portals ist vom Rektorat „gewollt“, unterliegt aber keiner Dienstanweisung. Ein Feedback der User*innen ist auf jeden Fall erbeten.

Auf der FIS-Seite finden sich viele Anleitungen für die Nutzung, informiert euch  gerne hier: https://www.uni-bielefeld.de/intern/forschende/fis/fis-anleitungen

Unsere Unterstützung ist gefragt! Nehmt gerne an der Usability Studie des FIS teil! Termine: 05.07.-07.07.2023 sowie 19.07.2023-20.07.2023; Zeitaufwand: 1-1,5 Stunden.

• Kontext: Die Software hinter dem FIS ist noch jung und erfordert das Feedback seiner Anwender*innen.
• Sinn: Das FIS an die Bedürfnisse der Nutzer*innen anpassen.
• Zielgruppe: Sekretariate und wissenschaftliches Personal
• Durchführung online durch die HIS e.G.

Meldet eurer Interesse bitte zeitnah an fis@uni-bielefeld.de.

Bei unserem nächsten Info- und Austauschtreffen am 25.05.2023 stellt sich der Personalrat vor. Habt ihr Fragen an den PR? Dann schickt die gerne vorab an fairnetzt@uni-bielefeld.de (alle Fragen werden anonymisiert).

Das Projekt Mitarbeitendenbefragung 2023 wurde am 27.04.2023 im digitalen Austauschtreffen von Frau Dr. Walter vorgestellt.

Die Projektleitung, Frau Dr. Uta Walter, ist seit 1999 an der Uni Bielefeld mit fachlicher Anbindung an der Fakultät für Gesundheitswissenschaften tätig. Die Schwerpunkte ihrer praktischen Arbeit sind Beratung, Prozessbegleitung & Qualifizierung im Gesundheitsmanagement und Leitung und Steuerung von Mitarbeitendenbefragungen. Kontakt zu Frau Walter: befragung@uni-bielefeld.de, Telefon 106 4362.

Die Befragung findet vom 19.09.-29.10.2023 online statt. Die inhaltliche Anbindung und Umsetzung des Projekts liegt beim Gesundheitsmanagement (Dez. P/O.06); AG MAB im Steuerkreis Gesundheit. Die strategische Steuerung liegt beim Kanzler und der Steuerungsgruppe des Programms Universitätsverwaltung 2025 (Befragung der Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung) sowie beim Prorektorat für Personalentwicklung (Befragung der Wissenschaftler*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen).

Es ist die zweite MAB an der Universität Bielefeld. An die erste Befragung im Jahr 2018 wird hierbei angeknüpft. Es können alle Mitarbeitenden teilnehmen. Die Teilnahme ist freiwillig, anonym und wird online durchgeführt. Das Befragungsinstrument ist ein bundesweit erprobter und hochschulspezifischer Bielefelder Fragebogen zu Arbeits- und Organisationsbedingungen und Gesundheit. Durchgeführt und datenschutzkonform ausgewertet wird die Befragung durch die Firma Salubris (Prof. em. Dr. Bernhard Badura). Es besteht eine strategische Verknüpfung mit und nachhaltiger Transfer in die bestehenden Prozesse der Universitätsverwaltung 2025 (z.B. Wir-Projekt, Führungskräfteentwicklung). Bis Januar 2023 wurden in Deutschland fast 31.000 Personen im Rahmen von 55 Befragungen an 41 Hochschulen befragt, wobei das Instrument stetig weiterentwickelt wird. Hochschulübergreifende Auswertungen beziehen sich i.d.R. auf einen Auszug des Gesamtdatensatzes. Die Struktur des Bielefelder Fragebogens teilt sich in Arbeits- und Organisationsbedingungen (Zusammenarbeit, Führung, Kultur u. a.), gesundheitsbezogene Fragen und soziodemographische Daten auf.

Zurzeit findet die Abstimmung zum Befragungsdesign, u. a. Datenschutz, statt. Wenn die finale Abstimmung auf Leitungsebenen erfolgt ist, finden die Mitbestimmungsprozesse u. a. durch Personalräte statt. Nach der Befragung findet die Auswertung und Analyse der Ergebnisse, die Zielgruppen-spezifische Ergebniskommunikation und die Maßnahmenableitung und -umsetzung statt. Bis Ende 2025 soll die nachhaltige Integration in vorhandene Projekte und Prozesse abgeschlossen sein.

Fragmentiert (wie in MAB 2018) wird in vier Statusgruppen:

Technik und Verwaltung:

Mitarbeiter*innen in Dezernaten und Serviceeinrichtungen

Mitarbeiter*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen

Wissenschaft:

Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen

Professor*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen

Zusätzlich finden Auswertungen nach Mitarbeitenden mit Leitungsaufgaben, Mitarbeitenden insgesamt und mit Leitungsaufgaben, Mitarbeitenden mit befristeten Verträgen und Mitarbeitenden mit Care-Aufgaben statt.

Geplant ist für die MAB 2023 zusätzlich bei den Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung eine Gliederung in Sekretär*innen, Mitarbeitende mit Schwerbehinderung und Gleichgestellte und in Mitarbeitende mit und ohne FlexWork-Möglichkeit vorzunehmen.

Außerdem ist für die Dezernate und Serviceeinrichtungen sowie Fakultäten eine Auswertung von zuvor ausgewählten Themen auf Ebene der Dezernate/Serviceeinrichtungen und auf Ebene der Fakultäten vorgesehen. Dieses ist in Planung und muss wegen der Datenschutzkonformität noch ausführlich betrachtet werden.

Die am Office Day 2023 genannten Themenwünsche an die MAB, wie z. B. Entgeltgerechtigkeit, berufliche Perspektiven, On-/Offboarding, Fortbildungen, Abstimmung zwischen (verschiedenen) Vorgesetzten, Anerkennung/Wertschätzung und organisationaler vs. personaler Konflikt werden (voraussichtlich) aufgenommen.

Vielen Dank an Frau Walter für die Vorstellung der MAB 2023.

Am Donnerstag, den 23. März 2023 fand der 1. FairNetzt_Bielefeld! Office Day unter dem Motto: „Hochschulsekretariate im Wandel“ statt.

In den Sekretariaten der Universität Bielefeld zu arbeiten bedeutet, in einem komplexen Arbeitsumfeld vielfältigen Anforderungen mit hoher Flexibilität und fachlicher Expertise gerecht zu werden.

Ein Impulsvortrag, ein breit gefächertes Workshop-Programm, eine Podiumsdiskussion sowie Informationsstände diverser universitärer Einrichtungen bildeten den Rahmen, damit wir miteinander in Kontakt treten bzw. bestehende Kontakte vertiefen können. FairNetzt bietet mit dem Office Day eine Plattform, um in kollegialen Netzwerken den beruflichen Herausforderungen und dem täglichen Miteinander besser zu begegnen.

Besonders interessant war der Vortrag von Dr. Ulf Banscherus (TU Berlin) mit dem Titel „Hochschulsekretariate im Wandel“. Ulf Banscherus untersucht seit vielen Jahren den Wandel im wissenschaftsunterstützenden Bereich.
Die Arbeitssituation von Hochschulsekretär*innen hat sich im Lauf der Zeit deutlich verändert. Während sich das Aufgabensprektrum stetig erweitert hat und die fachlichen Anforderungen angestiegen sind, ist sowohl das Ansehen des Berufsbildes als auch die Eingruppierung auf dem alten Stand stehen geblieben. Im Vortrag wurde auf Basis verschiedener Fragen die aktuelle Lage an der Universität Bielefeld dargestellt und mögliche Perspektiven diskutiert.

Der Vormittag stand im Zeichen der Workshops. Vier Workshops zu den Themen "Stabil bleiben durch Selbstfürsorge" von Waltraud Friedrich, "Gelungene Kommunikation und konstruktiver Konfliktumgang" von Ulf Kirse, "Hochschulsekretariate im Wandel" von Dr. Ulf Banscherus sowie "Illusion der Leistungsgerechtigkeit" von Dr. Jule Westerheide standen zur Auswahl.

Die anschließende Podiumsdiskussion sorgte für anregende Gespräche über die inhaltlichen Angebote der Workshops. Themen wie:

• Sichtbarkeit des Tätigkeitsbereiches der Sekretariate,
• Wertschätzung für die Arbeit in den Sekretariaten,
• Arbeitsverdichtung durch mehrfache Teilzeitbeschäftigungen,
• die Eingruppierungssituation sowie
• kein bzw. geringes Angebot für Weiterentwicklungsmöglichkeiten

wurden angeregt diskutiert.

Wir sind als Netzwerk sichtbar geworden und haben den Austausch mit anderen Bereichen der Universität intensiviert.

Die Anregungen aus dem Office Day werden kreativ umgesetzt und fließen in unseren Arbeitsalltag sowie in unsere Planungen für die Zukunft ein.

SRM, SAP …  sehr wenige Buchstaben – sehr viel dahinter!

Am 24.11. stellte sich Tobias Brenker aus der zentralen Beschaffungsabteilung den Fragen und der Kritik von rund 55 Teilnehmer*innen rund um die Themen Beschaffung, Einkaufswagen, Rahmenverträge etc.  Aufgrund der regen Diskussion und der Vielfalt an Fragen können wir hier nur einige Beispiele aufführen.

Rahmenverträge: Es wird seit langem versucht, ein aktuelles Verzeichnis über alle Rahmenverträge auf den Weg zu bringen, trotzdem sind immer noch nicht alle sichtbar. Auf den „Kacheln“ der SAP-Startseite finden sich zumindest die Rahmenverträge für Papier, Bürostühle, Videokonferenzlösungen – hier ist bei Bestellungen kein Preisvergleich nötig. Diese Lieferanten sind mit einem (RV) oder der Bezeichnung „Rahmenvertrag“ gekennzeichnet. Für viele andere Artikel wie z.B. Druckerzubehör verhindert die Vielfalt der Gerätschaften einen Rahmenvertrag. 

Kataloge im SAP sind „nur technische Angebote“. Auch bei Bestellungen unter 1.000€ müssen Vergleichsangebote eingeholt und diese mit interner Notiz oder mit Screenshots belegt werden.  Alles im Lyreco-Katalog kann ohne Begründung und ohne Preisvergleich bestellt werden.

Lieferanten: Auf der SAP-Startseite befindet sich das Formular „Kreditorenanlage“. Mit dem können neue Lieferanten angelegt werden. Verkaufsplattformen wie Amazon, Ebay, Kaufland sind nicht freigegeben, laut dem gültigen Vergaberecht darf dort nicht bestellt werden. Die Lieferantendatenbank wird gespiegelt d.h. ständig werden gesperrte Lieferanten rausgenommen etc. Aufgrund von vielen zu klärenden Einzelfällen, von online Bestellungen und einer immer komplizierter werdenden Vielfalt an Möglichkeiten ist das Thema aber kompliziert.

Generell geht es bei allen Bestellungen, Einkäufen und Angeboten auch immer um Wirtschaftlichkeit (z.B. frühere Anlieferung etc.) und Nachhaltigkeit, nicht nur allein um den günstigsten Preis.

Ein Auffangbecken für eure Fragen rund um die Beschaffung bietet die E-Mail Adresse: srm-betreuung@uni-bielefeld.de.

Alle eintreffenden Anfragen werden täglich gesichtet und intern an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Außerdem bietet die zentrale Beschaffung 2x im Jahr Workshops zum Thema an.

 

Bitte merkt euch schon die nächsten Termine:

• 08.12.2022: Digitaler Austausch mit dem Personalrat
• 26.01.2023: Theresa Gödde aus dem Dez. P/O 5, Abteilung für Personalplanung und -entwicklung stellt sich und ihre Arbeit vor 
• 23.03.2023: 1. Office Day von FairNetzt_Bielefeld! an der Universität Bielefeld: Workshops und Austausch nur für Sekretär*innen

Beim Austauschtreffen am 27.10. informierte Ulrike Piplies die ca. 30 Teilnehmerinnen über die Arbeit des Familienservice der Universität. Der Familienservice startete 1998 als Beratung für Studierende mit Kind im Auftrag der Gleichstellungsbeauftragten, wurde 2009 offiziell gegründet und seit 2018 durch die Einstellung von Julia Berges um eine zweite Mitarbeiterin erweitert.

Der Familienservice ist im Dezernat P/O beheimatet und unterstützt Studierende und Mitarbeiter*innen in Fragen der Vereinbarkeit von Beruf/Studium und Familie, hilft bei der Vermittlung von Plätzen für die Kinderbetreuung, kooperiert mit anderen Hochschulen und organisiert Veranstaltungen und Workshops.

Die Anfragen an den Familienservice sind vielfältig: Es geht um z.B. Kinderbetreuung bei Angestellten in Teilzeit mit weniger als 15 Wochenstunden, Homeoffice-Regelungen, Elterngeld, Beratung in kritischen Situationen unter Kolleg*innen, die Finanzierung von Pflegezeiten, Hilfe bei Anträgen z.B. auf BAFÖG, Suche nach Babysittern oder auch Unterstützung bei der Suche nach Kita-Plätzen.

Sämtliche Beratungen sind absolut vertraulich oder auf Wunsch auch anonym und werden in der Hauptsache von Schwangeren, Eltern oder pflegenden Angehörigen in Anspruch genommen. Die Termine werden per E-Mail oder telefonisch vereinbart. Oberstes Ziel der Arbeit des Familienservice ist es, passgenaue Unterstützungsmöglichkeiten und Lösungen für individuelle Problemlagen der Ratsuchenden zu finden. Wichtig ist hier auch noch einmal der Hinweis, dass sämtliche Beratungen im geschützten Raum stattfinden und nichts ohne das Einverständnis der ratsuchenden Person geschieht.

Ein weiteres Ergebnis der erfolgreichen Arbeit des Familienservice ist die erneute Auszeichnung der Universität Bielefeld als „Familiengerechte Hochschule“. Das Zertifikat wurde nach einem aufwendigen Auditierungsprozess bereits zum sechsten Mal an die Universität verliehen – ein toller Erfolg der Arbeit des Familienservice!

Bei Fragen, Problemen oder allen anderen Anliegen erreicht ihr den Familienservice unter familie@uni-bielefeld.de

Bitte merkt euch schon mal diese nächsten Termine:

• 26.01.2023: Dez.P/O 5, Abteilung für Personalplanung und -entwicklung stellt sich vor
• 23.03.2023: 1. Office Day von FairNetzt_Bielefeld! an der Universität Bielefeld: Workshops und Austausch nur für Sekretär*innen!! Infos folgen in Kürze auf unserer Homepage.

Wenn ihr selbst noch Anregungen für Themen habt, über die wir uns austauschen sollten, meldet euch gerne bei uns!

Nachdem der erste Teil des Workshops Veranstaltungsmanagement im Juli bereits viele gute Ergebnisse gebracht hatte diente der zweite Teil dazu, uns über weitere offen gebliebene Fragen und Punkte auszutauschen.

Claudia Petersen vom Fairnetzt-Team führte durch das Meeting und fragte die ca. 25 Teilnehmerinnen nach Anregungen in Bezug auf die Organisation von z.B. Fotografen, Blumen, Präsenten, Teilnahmelisten oder die Abrechnung von Tagungsgebühren und Bewirtungen. Des Weiteren brachten die Kolleginnen Erfahrungen mit verschiedenen Caterern und Veranstaltungsräumen/-gebäuden auf dem Gelände der Uni ein – alles mit dem Ziel, gemeinsam einen Leitfaden für die Planung von Veranstaltungen zu erstellen. Am Ende der Runde fanden sich mehrere Freiwillige, um bei der Verschriftlichung der Ergebnisse mitzuwirken. Dafür vorab ein herzliches Dankeschön, wir sind schon sehr gespannt auf das Ergebnis!

Zum Abschluss des Treffens wurden Bedarfe an internen Fortbildungen abgefragt. Gibt es Ideen für neue Fortbildungsthemen, welche positive/negative Kritik gibt es an bestehenden Angeboten? Besteht Interesse an einem modularen Fortbildungssystem? Die Ergebnisse der Abfrage werden aktuell gesammelt und an das Dezernat P/O weitergeleitet.

Unser nächstes Treffen findet am Donnerstag, den 25.08. ab 11:00 Uhr vor der „Poolbar“ im Westend als ein lockerer Austausch- und Kennenlerntermin statt.

Online sehen wir uns am Donnerstag, den 27.10., von 10:00 – 11:00 Uhr zum Thema „Vereinbarkeit von Beruf/Studium und Familie“ wieder. Ulrike Piplies und Julia Berges vom Familienservice der Universität stellen sich und ihre Arbeit vor.

 

 

Unser Info- und Austauschtreffen am 28.07.2022 war dem Thema "Veranstaltungsmanagement" gewidmet, und trotz Semesterferien und Urlaubszeit waren wieder über 40 Kolleginnen dabei. Dieses Mal hatten wir das Ziel, umfangreiches Informationsmaterial für alle Sekretärinnen, die einen Workshop, ein Meeting oder sogar eine Konferenz (mit-) planen und durchführen müssen in unserem FairNetzt-Bereich zur Verfügung stellen zu können.

Zur Einführung hat Claudia Petersen vom FairNetzt-Kernteam eine Beispielveranstaltung vorgestellt, daraufhin wurden die Teilnehmerinnen in drei Gruppen zu den Bereichen Teilnehmendenmanagement, Unterkunft / Bewirtung / Rahmenprogramm und interne Tagungsplanung eingeteilt. Uns wurde schnell deutlich, dass die eingeplante halbe Stunde bei Weitem nicht ausreicht, um „druckreife“ Ergebnisse zu erzielen, deswegen haben wir gleich einen weiteren Termin für den 18. August 2022 um 10:00 Uhr geplant. Dieser Folge-Workshop wird wieder per Zoom durchgeführt. Die Einladung dazu erfolgt in Kürze. Selbstverständlich könnt Ihr am nächsten Termin auch teilnehmen, wenn Ihr am 28. verhindert wart.

Wir freuen uns über weitere Tipps und Checklisten von Euch zum Thema "Konferenzen und Tagungen". Bitte schickt sie jederzeit an fairnetzt@uni-bielefeld.de

Endlich! Seit langer Zeit konnten wir uns einmal persönlich treffen. Diese Gelegenheit haben wir uns nicht entgehen lassen. Bei bestem Wetter und einem Bier oder Wein haben wir uns in lockerer Runde zusammengefunden.

Bei unserem letzten Info- und Austauschtreffen tauschten sich Charlotte Biegler-König (Dezernat für Digitale Transformation und Prozessorganisation / DT/P) und Ute Kinzel (Referat für Kommunikation) mit ca. 50 Teilnehmer*innen zum Thema Veranstaltungsmanagement an der Universität aus.  Das DT/P befasst sich mit vielen unterschiedlichen Projekten wie der Digitalisierung von Prozessen oder  Beratung bei Großveranstaltungen (ab 200 Teilnehmer*innen). Ute Kinzel kümmert sich im Referat für Kommunikation um zentral gesteuerte Veranstaltungen (Absolvententag, Einweihungen, Campus-Festival etc.). Nach einer kurzen Vorstellung wurden in offener Diskussionsrunde Prozesse und Fragen rund um Veranstaltungen und deren Organisation besprochen:

• Catering: Catering oder Betreuung von Veranstaltungen durch das Studierendenwerk wird aktuell nicht mehr angeboten. Diese Situation stellt alle Beteiligten vor Probleme, eine Besserung der Situation ist aber nicht vor Ende 2023 in Sicht. Im Gebäude X und im UHG ist immerhin während der Öffnungszeiten Bestellung & Abholung (ohne Betreuung) noch möglich.
• Konferenzmanagementsystem: Die „normale“ Organisation kleinerer Veranstaltungen im Haus wird weiterhin manuell laufen, online findet ihr einen Leitfaden zur Orientierung. Ergänzend dazu ist ein digitales Tool für große Veranstaltungen in einer frühen Phase der Entwicklung, über das zukünftig z.B. das Teilnahmemanagement oder das Einreichen von Abstracts abgewickelt wird. Aktuell werden verschiedene solcher digitaler Tools gecheckt, als Hochschule und öffentliche Einrichtung hat die Uni aber besondere wissenschaftsspezifische Ansprüche – nur wenige Anbieter erfüllen sämtliche Anforderungen.
• Raumplanung: Die Raumpläne im ekVV bleiben die gängige Ressource, geeignete Räume zu finden. Gute Lösungen bietet zudem das Tagungsbüro des ZiF: Als nicht zentral verwalteter Wirtschaftsbetrieb wird hier neben Räumen auch Catering angeboten. Termine sind bis weit in das nächste Jahr bereits gebucht, die Kolleg*innen helfen aber gerne weiter und schauen, was möglich ist! Kontakt: zif-group-support@uni-bielefeld.de
• Support: Im Laufe der Diskussion wurde der Ruf nach mehr Unterstützung durch die Beschaffung laut. Es gibt zu wenige Informationen auf der Homepage und zu viele potentielle Möglichkeiten, etwas falsch zu machen.

Die Vielfalt der Fragen und Unterschiedlichkeit der Prozesse und Probleme verdeutlicht, dass es an der Uni keine zentrale Veranstaltungsorganisation gibt/geben kann, sondern „nur“ ein Zusammentragen von Erfahrungen - jede geteilte Erfahrung hilft anderen bei Planung und Organisation.

An dieser Stelle somit nochmals mit Nachdruck der Appell an alle Mitglieder des Netzwerkes: Werdet aktiv und unterstützt uns beim Zusammentragen von Informationen zum Veranstaltungsmanagement jeglicher Art! Nur durch die aktive Mitarbeit der Sekretär*innen wird das Netzwerk diese Informationen für alle sammeln und bereitstellen können.

Danke an Ute Kinzel und Charlotte Biegler-König für ein sehr informatives Treffen!

Unser nächstes Treffen findet als lockerer Austausch in Präsenz (!) auf der sommerlichen Open-Air-Party am 23.06.2022 statt. Nähere Details dazu folgen in Kürze.

„Die frische Luft genießen und sich in lockerer Runde kennenlernen.“ So begann die Kursbeschreibung und das beinhaltete der Kurs – und noch so viel mehr. Unter der einfühlsamen, kreativen und kompetenten Leitung von Waltraud Friedrich (links im Bild) konnten wir uns austauschen, über Herausforderungen, den Arbeitsalltag, Grenzen, u. v. m.

Die tolle Mischung aus lockerer Bewegung, Gespräch, Denkanstößen und Wahrnehmungsübungen bot uns viel Raum, uns gegenseitig kennenzulernen. Waltraud hatte dafür einen Rahmen und viele Ideen mitgebracht, ließ uns aber immer auch Raum, eigene Wünsche mit einzubringen – ob das Thema betreffend, die Wegstreckenwahl oder die Form. Die Techniken der Achtsamen Konversation, die ganz am Anfang bei der einen oder anderen ein „oh je, wie soll ich 3 Minuten füllen?“ auslösten, wurden von uns allen bereitwillig ausprobiert und schätzen gelernt. Der geschützte, vertrauliche Rahmen stellte sicher, dass wir alle schnell miteinander in Kontakt kamen und sich keine Grüppchen bildeten. Waltrauds Moderation empfanden wir als hilfreich und unterstützend. Ihre Fragen wie „Welche Herausforderung ist mir in letzter Zeit begegnet und wie bin ich damit umgegangen?“, „Was habe ich als Letztes nur für mich getan?“ und diverse andere halfen uns, aus den gewohnten Perspektiven der Selbstsicht in andere Blickrichtungen zu wechseln.

Dazu kamen verschiedene Atem- und Wahrnehmungsübungen zur Stressreduktion und immer mal der Anreiz zur Reflektion: „Habt ihr etwas mitnehmen oder anwenden können in euren Alltag?“ Schnell wurden hier u.a. die Atemübungen genannt, das bestärkende Gefühl von „nicht allein/die einzige zu sein“ oder durch die geübte achtsame Konversation jetzt auch im beruflichen Alltag gelassener und besser Zuhören zu können. Genannt wurden auch schwerer zu fassende Aspekte wie durch den Austausch und die empfundene Rückendeckung darin bestärkt worden zu sein, (erfolgreich) an einem Weiterbildungswunsch festzuhalten. „Ohne euch/dies hätte ich es nicht weiter versucht.“

Diese designierte Zeit gab uns einen sehr wertvollen Raum für Austausch, Reflektion, und (Selbst-)Wahrnehmung. Wir alle sind dankbar und empfanden den Kurs als eine sehr wertvolle Bereicherung. Gerne weiter/wieder!

Der digitale Reisekostenworkflow ist nach insgesamt 5 Jahren Planung und Entwicklung einsatzbereit und frisch über die Beschäftigten der Universität ausgerollt. Während unseres 6. digitalen Infotreffens stellten nun Katharina Katzer (Abteilungsleiterin P/O 1) und Susanne Bartels (Sachbearbeiterin Reisekosten) das neue Tool vor und rund 75 Teilnehmer*innen nutzten die Möglichkeit, sich zu informieren.

Das Projekt „Digitalisierung Reisemanagement“ startete 2017 mit dem Ziel der Umstellung von Dienstreiseanträgen und deren Abrechnungen von Papierbelegen auf digitale Workflows. Die bereits aus SAP vorhandenen Genehmigungsstrukturen wurden übernommen und der Service rund um das Reisemanagement erheblich verbessert. Mittlerweile werden bereits sämtliche Reisekosten lt. Dienstanweisung digital erfasst. Hier ist die wohl größte Neuerung, dass jede*r Reisende durch den persönlichen login Zugang zu den eigenen Reisedaten hat. Sämtliche Daten einer Dienstreise sind stets online abrufbar, jede Abrechnung wird im Workflow dem zugehörigen Antrag zugeordnet und digital archiviert. Spätestens 4 Monate nach Einreichung eines Dienstreiseantrags wird die/der Reisende per Email an die Ausschlussfrist erinnert. Die elektronisch eingereichten Belege und die Abrechnung gehen direkt an das Dezernat P/O - das spart wesentlich an Zeit und minimiert potentielle Fehlerquellen. Die Genehmigung erfolgt zweistufig durch a) die/den fachliche*n Genehmiger*in und b) die/den Budgetverantwortliche*n. Insgesamt bietet der neue Reisekostenworkflow eine sehr gute Überschaubarkeit über sämtliche Reiseunterlagen und -kosten.

Zum Ende der Präsentation informierte Katharina Katzer noch über einige Änderungen im LRKG (Landesreisekostengesetz):

• Wegfall der Klein- /Großstadtregelung (generell sind 80€ für Hotel ohne Begründung abrechenbar
• einheitliche Wegstreckenentschädigung (30 Ct/km)
• Wegfall der 30 Km-Regelung (Entfernung zum Dienstort)
• Erhöhung der Frühstückskosten (12 statt bisher 10€)
• Fahrten 1. Klasse mit der Bahn werden ab 2 Stunden erstattet, einschließlich Umsteigezeiten (bisher ab 3h). Der Hinweis auf den erhöhten Platzbedarf als Begründung entfällt
• Kosten für Bahnfahrten werden aus Gründen des Klimaschutzes grundsätzlich erstattet,
• bei innerdeutschen Flügen wird – ebenfalls aus Gründen des Klimaschutzes - ein strengerer Maßstab angewendet

Die anschließende offene Diskussionsrunde zeigte, dass noch viele Dinge im Ablauf unklar und einige Baustellen zu bearbeiten sind. Frau Katzer ermutigte alle Teilnehmer*innen, sich die Anleitungen und Videos auf der Seite von P/O anzuschauen (https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/dezernat-p-o/dokumente/reisekosten/) und sich bei Problemen gerne per Email oder Telefon direkt bei ihr oder bei Frau Bartels zu melden.

An dieser Stelle bedanken wir uns nochmal bei Frau Katzer und Frau Bartels für den informativen Vortrag und das Angebot der Unterstützung! 

Unser nächstes Treffen findet am 19.05.2022 statt. Dann wird das neue Konferenzmanagementsystem vorgestellt.

Im Rahmen unseres 5. digitalen Austauschtreffens stellten Heidrun Kuhnt und Jennifer Moshage sich und ihre Arbeit in der 2005 gegründeten Beratungsstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte der Universität vor. Mehr als 40 Kolleg*innen nutzten das Angebot, sich über Möglichkeiten der Unterstützung bei arbeitsbezogenen oder persönlichen Problemen zu informieren.

Die Beratungsstelle ist Ansprechpartner für alle Themen, die für Mitarbeitende belastend sind, bietet Möglichkeiten der Moderation und vermittelt in Konflikten. Sie arbeitet absolut vertraulich und unabhängig als weisungsfreie Einrichtung des Rektorats. Die Arbeit beruht auf dem Prinzip der Allparteilichkeit: Sämtliche beteiligten Parteien werden auf allen Hierarchieebenen unterstützt, die Ergebnisse haben allerdings keine juristische Wirkung oder Bindung. Die Berater*innen kommen aus den unterschiedlichsten Fachdisziplinen wie z.B. der Psychologie, der Sozialen Arbeit oder der Rechtswissenschaft und bieten eine multiprofessionale Beratung – immer mit dem übergeordneten Ziel, ein besseres Verständnis untereinander zu schaffen und ein möglichst hohes Maß an Annäherung zu erreichen.

Nach erfolgter Kontaktaufnahme (per mail/Telefon/persönlich) reagieren die Mitarbeiter*innen der Beratungsstelle mindestens innerhalb von 24 Stunden, klären den individuellen Bedarf und beraten dann entweder persönlich oder verweisen an Kolleg*innen bzw. andere zuständige Einrichtungen.

Weitere Aufgaben der Beratungsstelle sind die Mitwirkung in Gremien, die Zusammenarbeit mit dem WPR und der Gleichstellung, Schulungen im Rahmen der Fortbildungsprogramme der Universität sowie die Rückmeldung zu übergeordneten Problemlagen an die Organisation (Beispiel: Hinweis auf hohe Belastung während der Corona Pandemie).

In der anschließenden offenen Runde kamen hauptsächlich Fragen rund um die neue Dienstvereinbarung FlexWork auf. Es wurde deutlich, dass die Vorgaben aus der Dienstvereinbarung in den Fakultäten sehr unterschiedlich aufgenommen werden und die Abläufe auf dem Weg bis zur Teamvereinbarung oft unklar sind bzw. Probleme mit sich bringen. Auch hier gibt es die Möglichkeit, die Beratungsstelle um Hilfe zu bitten. Ebenso wichtig ist aber auch, den Personalrat über Unstimmigkeiten zu informieren, damit auch der aktiv werden kann!

Die Beratungsstelle findet ihr hier: https://www.uni-bielefeld.de/intern/stabsstellen/beratung-ma-fk/   

Bei Bedarf meldet euch gerne per Mail an: beratung-mafk@uni-bielefeld.de

Unser nächstes Treffen findet am 28.04. von 10-11.30 Uhr statt: Katharina Katzer aus dem Dezernat P/O.1 stellt uns den neuen digitalen Reisekostenworkflow vor.

Unser 4. Austauschtreffen fand am 24.02.2022 statt – erneut digital, und erneut eine tolle Beteiligung! Über 60 Teilnehmer*innen interessierten sich für den Vortrag von Jutta Grau zum Thema Eingruppierung und Möglichkeiten der Höherstufung. Jutta Grau ist Mitglied des Personalrats der Universität und auch Sprecherin der MTV-Kommission der bukof (Bundeskonferenz der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragen an Hochschulen e.V.) und erklärte die grundlegenden Unterschiede zwischen den verschiedenen Gehaltsgruppen.

Zu Beginn wurden einige Begriffe des Tarifrechts (Tarifvertrag TVL, Entgeltordnung) und auch Textbeispiele aus dem allgemeinen Teil der Entgeltordnung des TV-L (dem sind Sekretariatsstellen außer im Fremdsprachenbereich an Universitäten zugeordnet) erläutert, anschließend dann die Gruppen E6, E7 und E8 genauer betrachtet. Jutta Grau erklärte, dass die Höhe der Einstufung einer Stelle in diesen Sekretariatsbereichen immer vom Anteil an selbständigen Aufgaben in der Tätigkeitsdarstellung abhängt: Eine „E8“-Ausschreibung erfordert z.B. einen Mindestanteil von 33,33 % an selbständiger Arbeit. Die ausschreibende Stelle (Professor*in, Dekanat) formuliert die Tätigkeitsbeschreibung für die auszuschreibende Stelle, die %Verteilung der verschiedenen Tätigkeiten wird bereits dort festgelegt. Steht die Eingruppierung fest, ist allenfalls noch die Stufe innerhalb einer Gruppe (aufgrund von Erfahrungen der vor allem externen Bewerberin/des Bewerbers) verhandelbar.

In der anschließenden offenen Runde betrachteten wir unsere Tätigkeitsdarstellungen. Zwar besaß der Großteil der Teilnehmer*innen eine Beschreibung der eigenen Stelle, diese bildet aber bei den Wenigsten den tatsächlichen Aufgabenumfang ab. Der größere Anteil an Beschreibungen wurde als veraltet mit wenig Bezug zum aktuellen Berufsalltag bezeichnet. Hier gilt es anzusetzen, hier muss dringend überarbeitet und neu formuliert werden! Der Vorschlag, eine aktualisierte Vorlage für Tätigkeitsdarstellungen zu erarbeiten, in der u.a. der souveräne Umgang und die Erklärung neuer Computerprogramme als möglichst selbständige Aufgaben formuliert sind enthalten sind (e-Akte, zoom etc.) wurde positiv aufgenommen und soll möglichst bald in die Tat umgesetzt werden. Wer von euch Interesse hat, hier mitzuarbeiten - meldet euch sehr gerne bei uns! Gemeinsam können wir ganz viel erreichen!!

Bei allen Fragen oder Problemen rund um eure Eingruppierung oder Stellenbeschreibung, wendet euch bitte direkt an den Personalrat. Hier erhaltet ihr Unterstützung und alle Anfragen werden selbstverständlich vertraulich behandelt: https://www.uni-bielefeld.de/uni/einrichtungen-organisation/zentrale-organisation/vertretungen-beauftragte/pr-mtv/

Jutta Grau erreicht ihr unter Tel. 106-4203 oder per email: jutta.grau@uni-bielefeld.de

Unser nächstes Treffen findet am 24.03.2022 von 10-11 Uhr statt, Heidemarie Kuhnt von der Beratungsstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte stellt Möglichkeiten der Unterstützung in Problemsituationen vor.

Speziell für die Hochschulsekretariate bot Frau Werner im Auftrag des Gesundheitsmanagments den Gesundheitskurs „Meditation & Achtsamkeit“ an. Kursbeschreibung:

Meditation und Achtsamkeit
Meditation und die Praxis der Achtsamkeit können verschiedenste positive Effekte auf das menschliche Wohlbefinden haben. Regelmäßiges achtsames Meditieren kann dabei unter anderem die Zufriedenheit fördern.

Achtsamkeit bedeutet, den Fokus der Aufmerksamkeit auf den jetzigen Moment zu richten und diesen nicht-wertend wahrzunehmen. Egal welche Gedanken und Gefühle gerade da sind: Es wird versucht, sie einfach nur wahrzunehmen! So leicht das auch klingt, Achtsamkeitspraxis ist schwieriger als gedacht.

Daher soll es in diesem Kurs darum gehen, ganz langsam zunächst einige Meditationsgrundpraktiken kennenzulernen, um dann die eigenen Kenntnisse immer weiter auszubauen. Unter anderem mit Hilfe der eigenen Atmung soll dabei der Fokus auf den gegenwärtigen Moment trainiert werden. Grundlage für die meisten Meditationen bildet der Ansatz der Achtsamkeit. Es ist also die optimale Gelegenheit auszuprobieren, was Meditation bedeutet und wie sie sich anfühlt. Besonders für Sekretär*innen ist der Arbeitsalltag häufig durch Stress und Zeitmangel geprägt, weshalb Entspannung umso wichtiger ist. Der Kurs möchte daher für diese Zielgruppe eine Möglichkeit der Stressreduktion und der Steigerung des Wohlbefindens schaffen.

Ziel ist es hierbei, die gelernten Meditationstechniken auch im (Arbeits-)Alltag einsetzen zu können, um so das Leben möglicherweise etwas entschleunigen zu können und auch stressigen Situationen gelassener begegnen zu können.
Der Kurs kann auch von Meditationsanfänger*innen besucht werden. Es werden keine Vorkenntnisse benötigt.
Dieser Kurs wird digital über die Videoplattform Zoom angeboten. Im Rahmen dessen sollen Teilnehmer*innen über Video in verschiedenen Meditationspraktiken angeleitet werden und die Möglichkeit des Austauschs untereinander bekommen.

Wir alle sind dankbar und empfanden den Kurs als eine sehr wertvolle Bereicherung. Gerne weiter/wieder!

Das 3. digitale Info- und Austauschtreffen fand am 27.01.2022 statt und dem Ruf nach dem „Ende der Zettelwirtschaft“ folgten 50 Teilnehmer*innen – eine super Resonanz!

Zu Beginn des Meetings wurden zwei verschiedene Tools vorgestellt, die die Sekretariatsorganisation vereinfachen: Claudia Petersen veranschaulichte die Software „OneNote“. In OneNote erstellt man digitale Notizbücher, füllt die z.B. schriftlich oder auch per Audiodatei und hält sie dann entweder privat – oder teilt sie per Einladung mit weiteren Personen. Das Einfügen von Bildern, Tabellen, links oder Aufgabenlisten ermöglicht die Erstellung eines gut strukturierten Handbuches, in dem man durch Suchfunktionen schnell seine Einträge wiederfinden kann. OneNote ist Teil der Office365 Campuslizenz der Universität und kann kostenlos installiert werden. Bitte stimmt euch mit eurem IT-Bereich vor der Nutzung dieser Software ab, denn datenschutzrechtliche Bestimmungen der Universität Bielefeld beschränken die komplette Nutzung dieser Software. Christine Kutscher wurde auf der Suche nach einem geeigneten Tool für das Arbeiten im Team fündig und stellte „Trello“ mit einem kurzen Video vor: Den Einstieg bildet ein sogenanntes „Board“ das bearbeitet, erweitert und ständig angepasst wird. Auch hier bleiben die Dateien entweder privat oder können geteilt werden. Für Trello gibt es keine Campuslizenz, die kostenlose Version ist aber durch eine einmalige Registrierung nutzbar.

Infos zur Software des BITs

In der sich anschließenden Diskussionsrunde fand ein reger Austausch zum Thema „und womit arbeitet ihr?“ statt. Viele Kolleginnen zeigten sich angetan von den Ideen und stellten auch noch weitere Tools wie den „Mindmanager“, „Padlet“ oder das Arbeiten mit „Outlook“ vor.

Danke für dieses tolle und informative Treffen! Die große Teilnehmerzahl und eure rege Beteiligung haben uns gezeigt, dass der gute alte Post-it ausgedient hat … wir werden den deutlichen Wunsch nach Weiterbildung im Bereich Sekretariatsorganisation als Anforderung an das Dezernat P/O weitergeben!

Unser nächstes Treffen findet am 24.02.2022 statt, Jutta Grau aus dem Personalrat wird uns über das Thema „Eingruppierung“ informieren. Wir freuen uns, wenn wieder viele von euch dabei sind!

Der Wunsch vieler Teilnehmer*innen des Info- und Austauschtermins im Oktober nach einem Kochkurs für Sekretär*innen wurde vom Gesundheitsmanagement der Uni schnell in die Tat umgesetzt.

Am 18.01.2022 fand ein zweistündiger online Kochkurs mit dem Thema „Meal-Prep für Sekretär*innen: Die einfache und schnelle Vorbereitung gesunder Mahlzeiten für Büro- und Homeoffice – gemeinsames Kochen und Genießen“ via zoom statt.

Gastgeberin Valerie Lanzensberger von der Kochschule „Feinschnabel Kochraum“ begann den Kurs mit einer kurzen Einführung in die Themen „basisch Kochen, Bitterstoffe, gesundes Kochen“ und bereitete dann vor der Kamera sehr kompetent und sympathisch drei verschiedene Rezepte zu.

Sämtliche Handgriffe wurden durch drei verschiedene Kameraperspektiven deutlich veranschaulicht und erklärt, alle Teilnehmer*innen hatten nach einer vorab verteilten Zutatenliste eingekauft und waren gut vorbereitet. Zum Kochen brauchte es nur die „gängigen“ Utensilien aus der eigenen Küche und so wurde schnell eifrig zusammen gekocht, gelacht, nachgefragt, aufeinander geschaut und gegebenenfalls auch gewartet. Am Ende konnten alle drei super leckeren Rezepte erfolgreich nachgekocht werden.

Fazit: Das war ein tolles gemeinschaftliches Erlebnis, hat super Spaß gemacht, war richtig leckerund sollte unbedingt (mit neuen Themen / Rezepten) wiederholt werden!!

Liebe Kolleginnen,

pünktlich zum Vorlesungsbeginn hat sich auch das FairNetzt_Bielefeld!-Team wieder zusammengefunden, um bei einem kleinen Neujahrsempfang per Zoom zu berichten, was wir schon erreicht haben und welche Ziele wir uns für das neue Jahr setzen.
Lest doch mal nach, was bei uns gerade so los ist:

Die AG Austausch wird weiterhin alle 4 Wochen einen Termin für alle Sekretärinnen zu einem bestimmten Thema anbieten, zum Teil auch mit Referent*innen aus anderen Uni-Bereichen. Die Termine und Themen bis März stehen bereits fest und sind unter „Aktuelles“ nachzulesen. Für die Planung weiterer Angebote ab April wünscht sich das Team Eurerseits Ideen, Wünsche zu Themen, Referent*innen und Gästen. Da die AG Austausch in diesem Jahr noch ein großes Projekt für uns alle plant, sind helfende Hände herzlich willkommen.

Die AG Mitwirkung vertritt uns eifrig in verschiedensten Gremien und Projekten. Es werden weitere Aktive gesucht, um uns Sekretärinnen verstärkt vertreten und die Mitwirkung gewährleisten zu können. Hochschulsekretariate sollen und müssen in Prozesse eingebunden werden. Eine sehr vielfältige und spannende Tätigkeit. Die AG freut sich über jedes weitere Mitglied.

Sehr aktiv war und ist auch die AG Onboarding. Es wurde ein 14-seitiges Willkommens-PDF erstellt und bereits im ersten FairNetzt-Jahr konnten 16 neue Kolleginnen persönlich, per Zoom oder telefonisch begrüßt werden. Aktuell erarbeitet die AG Fort- und Weiterbildung einen Fragebogen, um den sekretariatsspezifischen Fort- und Weiterbildungsbedarf zu ermitteln. Die AG freut sich über weitere Unterstützung für dieses vielfältige und spannende Projekt.

Wie Ihr gerade seht, war auch die AG Homepage nicht untätig. Wir arbeiten stetig daran, aktuell und informativ zu bleiben.

Last but not least: Einen großen Brocken Arbeit hat auch die AG Infopool noch vor sich. Das Team arbeitet derzeit weiter am umfangreichen Suchwortregister für die Homepage, das den Arbeitsalltag für uns alle erleichtern wird. Auch hier würden wir
gerne weitere Aktive begrüßen können, auch um weiter Projekte anzustoßen und durchzuführen.

Wie Ihr seht, haben wir im ersten FairNetzt-Jahr schon eine Menge geschafft! Damit das so bleibt, noch einmal die Bitte an alle: Das Netzwerk lebt durch uns Sekretärinnen. Macht mit, seid dabei!

Und weil die Hoffnung auf ein Corona-Ende bleibt: Für das Frühjahr wünschen wir uns ein Open-Air-Treffen in Präsenz mit allen Aktiven. Bis dahin einen guten Start 2022!

Am 28.10. fand unser zweites digitales Info- und Austauschtreffen statt. Zum Thema „Unterstützung im Sekretariatsalltag durch das Gesundheitsmanagement“ stellten Julia Burian und Kristin Unnold aus dem Dezernat P/O die Arbeit des Gesundheitsmanagements an der Universität vor und diskutierten anschließend mit  47 Kolleginnen aus den Sekretariaten über bereits bestehende Angebote und neue Möglichkeiten.

Den Einstieg in das Treffen bildete eine interne Diskussionsrunde, in der Fragen, Wünsche und Anregungen gesammelt wurden. Welche Unterstützung im Büroalltag kann es durch das Gesundheitsmanagement geben? Wie kann diese Unterstützung aussehen? Viele bereits bestehende Angebote wurden diskutiert („Hop on / Hop off“ Angebote, Pausenexpress), einige neue Ideen wurden eingebracht (Option eines Ruheraums, Kreislaufaktivator, Augentraining).

Im zweiten Teil der Veranstaltung schalteten sich Julia Burian und Kristin Unnold zu. Nach einer Vorstellung ihrer Arbeitsschwerpunkte wurden die Themen der vorangegangenen Runde eingebracht, diskutiert und Fragen ausführlich beantwortet. Deutlich zu erkennen war bei vielen Kolleginnen der Wunsch nach sekretariatsbezogenen Angeboten durch das Gesundheitsmanagement, die die physische und aber auch die psyhische Gesundheit unterstützen.

Im Ergebnis dieses sehr konstruktiven Austauschs stehen nun drei interessante Angebote, die vom Gesundheitsmanagement voraussichtlich schon Anfang 2022 in die Angebotspalette aufgenommen und umgesetzt werden sollen:

- der „Walk & Talk“ für Sekretär*innen (durch Trainer*in angeleitete Bewegung und Austausch, z.B. bei einem Spaziergang oberhalb der Uni)
- ein Kochkurs für Sekretär*innen (einmaliger Termin von ca. 2,5 Std Dauer) und
- ein Achtsamkeitskurs zur Mittagszeit (mittwochs, donnerstags oder freitags um 13h).

An dieser Stelle noch einmal ein herzlicher Dank an Frau Burian und Frau Unnold für die tolle Unterstützung und an alle Teilnehmerinnen für eine sehr produktive Gesprächsrunde. Wir freuen uns auf die neuen Gesundheitsangebote!

Am 23.09. haben wir FairNetzt- Sekretärinnen uns – leider immer noch nur virtuell - zu einem lockeren Austausch getroffen und 42 Kolleginnen waren dabei! Neben dem besseren Kennenlernen ging es diesmal um die zwei Schwerpunktthemen Digitalisierung und Homeoffice, die zunächst in Kleingruppen diskutiert wurden. Die entstandenen Meinungs- und Erfahrungsbilder sind auch als Grundlage und Anregung für weitere FairNetzt-Aktivitäten von Bedeutung. So wurde beim Thema Digitalisierung wieder einmal deutlich, dass es zum Teil enorme Unterschiede zwischen der Zentralverwaltung und den einzelnen Fakultäten und Arbeitsgruppen gibt, sowohl was die Ausstattung mit Hardware als auch die Anwendung von digitalisierten Prozessen betrifft. Die Sekretärinnen haben während der Corona-Zeit unterschiedlichste Erfahrungen gemacht: Von der Vollausstattung ihres häuslichen Arbeitsbereiches über die Notwendigkeit, benötigte Geräte privat zu beschaffen bis hin zu „funktioniert alles nicht, ich muss in der Uni arbeiten“. Besonders der teilweise schwierige Zugang zu technischer Unterstützung oder Reparaturen, fehlende digitale Workflows und mangelhafte Internetstabilität im Homeoffice machen das Arbeiten oft schwierig. Dass die Homeoffice-Erfahrungen der meisten Teilnehmerinnen trotzdem überwiegend positiv waren, wurde beim zweiten Diskussionsthema deutlich: Eine über die Corona-Zeit hinausgehende unkomplizierte Homeoffice-Regelung wird ausdrücklich gewünscht, insbesondere ein flexibles Modell mit ein bis zwei wöchentlichen Homeoffice-Tagen können sich viele Kolleginnen vorstellen. Leider gibt es von der Uni-Leitung noch keine Informationen darüber, ob und wie es ab dem 01.01.22 mit dem Homeoffice weitergehen soll. Dies ist besonders für Kolleginnen mit Kindern ein Problem, die entsprechend planen müssen, auch unter Berücksichtigung der Tatsache, dass eventuelle neue Telearbeits-Anträge eine mehrwöchige Bearbeitungszeit haben.

Die Ergebnisse des Termins werden von FairNetzt an die zuständigen Bereiche weitergeleitet.

Der Wunsch nach einem kontinuierlichen Austausch ist groß und insgesamt wurde das Treffen von allen Teilnehmerinnen sehr positiv bewertet. Somit wird dieses Austauschformat zukünftig an jedem 4. Donnerstag eines Monats angeboten werden. Neben Terminen zu vorgegebenen Themen werden auch Referentinnen und Referenten von Fachabteilungen zu kurzen Impulsvorträgen mit anschließender Diskussion eingeladen. Das nächste Austausch- und Infotreffen findet am 28.10.2021 statt, Thema und Uhrzeit gibt es per Mail und in Kürze auf der Homepage. Wir freuen uns auf eine zahlreiche Teilnahme und drücken uns die Daumen für ein baldiges „echtes“ Treffen!

Die Segel sind gesetzt und die Idee hat Fahrt aufgenommen: So konnte sich Fairnetzt_Bielefeld! mit angenehmen Rückenwind durch den Kanzler Dr. Stephan Becker bereits zum zweiten Netzwerktreffen am 5. Mai zusammenfinden. "Noch vor einigen Monaten kannten wir alle kein Zoom, heute gehen wir wie selbstverständlich mit virtuellen Hintergründen und vielfältigen Programmfunktionen um", sagte Claudia Petersen , während sich insgesamt über 60 Teilnehmerinnen im virtuellen Raum einfanden und letzte Profileinstellungen vornahmen. "Wir können stolz auf uns sein, aber wir dürfen auch diejenigen nicht vergessen, die vielleicht wegen uralter Hardware oder fehlenden Kameras heute nicht teilnehmen können". Für immer komplexer werdende Aufgaben möchten die Sekretriate der Universität Bielefeld bestmöglich aufgestellt sein. die wichtigsten Ziele von FairNetzt_Bielefeld! sind somit Austausch im Gegensatz zum einzelkömpferinnen-Dasein, der Zugang zu relevanten Informationen, Präsenz in den Gremien, Unterstützung neuer Mitarbeiterinnnen, Qualifikation und Vernetzung.

Basierend auf dem Output der Auftaktveranstaltung bildeten die aktiven Mitglieder Arbeitsgruppen, die nun auf dem Treffen sich selbst und ihre Ergebnisse vorstellten.

Auftaktveranstaltung von "FairNetzt_Bielefeld!"

Am 3. März 2021 fand die digitale Auftaktveranstaltung von “FairNetzt_Bielefeld! Das Netzwerk der Hochschulsekretariate“ statt. Ziel des Netzwerkes ist es, dass sich die Sekretär*innen an der Universität Bielefeld austauschen, gegenseitig unterstützen und so gemeinsam professionalisieren. Bei dem Auftakt waren bereits rund 80 Sekretär*innen dabei, das Netzwerk heißt weitere Mitglieder willkommen.

Mehr dazu im uni.intern-Blog.