datenschutz-hr4you

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Rektorin Frau Prof. Dr. Angelika Epple.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 – 00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2.Fachliche Ansprechpartnerin

E-Mail: angelina.cammarata@uni-bielefeld.de
Tel.: 0521 106-12030
Web.: https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/dezernat-p-o/index.xml

1.3.Kontaktdaten der*des Datenschutzbeauftragten

Den*die Datenschutzbeauftragte*n erreichen Sie postalisch unter der Adresse der*des Verantwortlichen oder wie folgt:
Tel.: 0521 106-5225
Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de
 

2.1
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität Bielefeld übermitteln Sie personenbezogene Daten in Form Ihrer Bewerbungsunterlagen, die an der Universität verarbeitet werden. Dies geschieht zum Zweck der Durchführung des Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahrens selbst und zum Zweck der erforderlichen Beteiligung der Gremien (Personalräte, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung) im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

• Die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten enthalten folgende Pflichtangaben: Anrede, Name, Vorname, intern/extern, E-Mail, Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf), Qualifikationen und Erfahrungen.
• Darüber hinaus können Sie weitere Angaben freiwillig machen (z.B. im Lebenslauf oder Anschreiben): derzeitige Position, Familienstand, Anzahl der Kinder, Geburtsdatum, Geburtsort, Titel, Nationalität, Privatadresse inkl. und Telefonnummer, Geschäftsadresse inkl. E-Mail und Telefonnummer, (Schwer-)Behinderung, weitere bildungs- und qualifikationsbezogene Daten (Schul-/Hochschulabschluss, beruflicher Werdegang, etc.), sonstige bewerbungsrelevante Daten (Empfehlungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Nachweise über ehrenamtliche Tätigkeiten, Nachweise über Auslandsaufenthalte, etc.)

Personenkreis:
Ihre Bewerbungsunterlagen werden zum Zweck der Bewerber*innenauswahl innerhalb der Universität weitergegeben. Beteiligt sind das Dezernat Personal und Organisation sowie die entsprechende Stelle/Einrichtung/Fakultät, an der die jeweils ausgeschriebene Stelle zu besetzen ist. Darüber hinaus erhalten die o. g. Gremien im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen der Universität als Dienststelle Einblick in Ihre Unterlagen.
 

2.2
Speicherung der Bewerbungsdaten/-unterlagen im Rahmen des Talentpools:

• Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit Ihre Bewerbungsunterlagen für die Dauer von max. zwölf Monaten im Talentpool der Universität Bielefeld zu speichern. Sollte in diesem Zeitraum eine zu Ihrem Profil passende Stelle an der Universität Bielefeld ausgeschrieben werden, werden Sie darüber benachrichtigt. Die Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen im Talentpool ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. In diesem Fall werden Ihre Bewerbungsunterlagen unverzüglich gelöscht. Durch den Widerruf oder Nichterteilung der Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile.
   

2.3
Zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs des Bewerbungsportal (Beheben von Störungen und Fehlern, zum Bearbeiten von Sicherheitsvorfällen usw.) werden folgende System- und Protokolldaten verarbeitet:

• IP-Adresse des*der Besucher*in, Datum und Uhrzeit des Besuches/der Anfrage, Angeforderte Datei, Status Code der Anfrage, Größe der angeforderten Daten in Bytes, Startpunkt der Anfrage (falls von Besucher*in übertragen), Browser (falls von Besucher*in übertragen), Betriebssystem und Oberfläche des Besuchers (falls von Besucher*in übertragen), Session- und System-Cookies.

Die unter 2.1 aufgeführte Verarbeitung beruht auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Für das Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren:
Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 18 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz (DSG) NRW dient als Rechtsgrundlage, soweit dies für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten der Dienststelle im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Die Auswahl geeigneter Bewerber*innen im Stellenbesetzungsverfahren findet im Vorfeld des Abschlusses eines Arbeitsvertrages mit dem*der am besten geeigneten Bewerber*in statt und somit im vorvertraglichen Bereich. Als öffentliche Einrichtung ist die Universität gem. Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz im Rahmen des Grundsatzes der Bestenauslese verpflichtet, die am besten geeigneten Bewerber*innen einzustellen. Um dies zu prüfen, werden die mit den Bewerbungsunterlagen übermittelten Daten ausgewertet.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO enthält die entsprechende allgemeine Regelung für alle Arten von Vertragsverhältnissen.
 

Für die Beteiligung der internen Gremien:
Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW dient ebenfalls als Rechtsgrundlage, soweit eine rechtliche Verpflichtung der Dienststelle besteht.

Die Pflichten, die Gremien an Bewerbungsverfahren zu beteiligen, ergeben sich aus § 72 Abs. 1 Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) NRW, § 18 Abs. 1 Landesgleichstellungsgesetz (LGG) NRW und § 178 Abs. 1, 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO enthält die entsprechende allgemeine Regelung.
 

Speziell für die Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen im Rahmen des Talentpools gelten:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Beim Hochladen von sensiblen Daten wie z.B. Schwerbehinderungsnachweisen)
 

Die Verarbeitung von System- und Protokolldaten beruht auf:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO
 

Sonstige Konstellationen:
In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).
Sofern technische Dienstleister*innen Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden gemäß der Aufbewahrungsordnung der Universität vier Monate aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden. Diese Speicherdauer ist u. a. bedingt durch die Fristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes, in denen abgelehnte Bewerber*innen ggf. Ansprüche geltend machen können. Die Berechtigung zu einer Speicherung dieser Dauer ergibt sich aus § 18 Abs. 7 DSG NRW.

Die im Rahmen des Talentpools gespeicherten Bewerbungsunterlagen werden für die Dauer von max. zwölf Monaten aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine vorzeitige Löschung ist auf Wunsch der betroffenen Person jederzeit möglich.

Im Falle einer Einstellung werden die erhobenen Daten innerhalb der Universität Bielefeld weitergeleitet, wenn dies für die Erfüllung der in der Zuständigkeit der empfangenden Organisationseinheit liegenden Aufgaben erforderlich ist. Eine Übermittlung, unter Berücksichtigung der Anforderungen aus der DSGVO und dem DSG NRW, erfolgt nicht anonymisiert an das Bielefelder IT-Servicezentrum zur Erfüllung der Aufgaben gem. der Benutzungsordnung, insbesondere zum Zwecke der Verwaltung der Zugangsberechtigungen zu den angebotenen IT-Diensten sowie zum Zweck des Identity Managements (hier: Familienname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum). Das Bielefelder IT-Servicezentrum kann Daten für die Nutzung dezentraler Dienste an Fakultäten, Einrichtungen und die Universitätsbibliothek übermitteln. Existieren für eine Person bereits im Bielefelder IT-Servicezentrum, in der Universitätsbibliothek oder im Personaldezernat gespeicherte Daten, werden diese verknüpft, um Doppelungen und Inkonsistenzen in semantisch gleich bedeutenden Datenfeldern zu vermeiden.

Die E-Mail-Adresse und die Mobilfunknummer werden zur Übermittlung der initialen Zugangsdaten für die IT-Dienste der Universität Bielefeld verwendet und können von den Nutzer*innen nach Dienstbeginn gelöscht werden. Zudem werden die für die Einstellung notwendigen Bewerbungsunterlagen zur jeweiligen Personalakte genommen.

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf