Informationen für Mitarbeitende in Technik und Verwaltung
Willkommen in Technik und Verwaltung!
Die Statusgruppe der Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung (MTV) ist von einer großen Diversität der Beschäftigungsverhältnisse und Aufgabenbereiche geprägt. Dementsprechend untergliedert sich diese Seite in mehrere Themenkapitel.
Diese Website befindet sich im Aufbau. Daher bitten wir noch fehlende Informationen zu entschuldigen.
Wichtige Informationen zum Start
- Neu an der Uni - Begrüßungsveranstaltung
Gerade zu Beginn der Tätigkeit in einer so komplexen Organisation wie der Universität stellen sich eine Vielzahl von Fragen. Im Rahmen der Begrüßungsveranstaltung "Neu an der Uni" haben Sie die Möglichkeit, einen Einblick in die Hochschulstruktur zu erhalten, sowie Ansprechpartner*innen aus verschiedenen Einrichtungen und unterschiedlichen Handlungsfeldern der Universität kennen zu lernen.
Sie erhalten über Ihre Vorgesetzten eine schriftliche Einladung zu der Veranstaltung!
- Personalentwicklung für Mitarbeitende in Technik und Verwaltung
Das Fortbildungsprogramm bietet Ihnen ein umfangreiches Angebot an praxisnahen Veranstaltungen mit neuen und bewährten Themen. Die Universität bietet ein umfangreiches Angebot an E-Learning-Trainings auf den Webseiten der Abteilung P/O.5, die Ihnen seit September 2021 zur Nutzung bereitstehen. Die videobasierten, multimedialen und interaktiven E-Trainings der Haufe Akademie und Pink University stellen ein innovatives und ergänzendes Format zu den klassischen Fortbildungen dar.
- Arbeitszeit, Gleitzeit, Zeiterfassung
- Arbeiten mit SAP
An der Universität Bielefeld wird SAP für Bereiche wie Zeiterfassung, Beschaffung oder Berichtswesen eingesetzt.
Hier finden Sie mehr Informationen zu SAP und seinen Anwendungsbereichen.
- Dienstvereinbarung "FlexWork"
Die sich wandelnde Arbeitswelt macht es erforderlich, Veränderungen zu reflektieren und Arbeitsweisen daran anzupassen. Mit der neuen Dienstvereinbarung „FlexWork“, die am 24. April 2022 in Kraft tritt, ermöglicht die Universität Bielefeld vielfältige neue Freiräume in Bezug auf den gewählten Arbeitsort und schafft damit die Grundlage für mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit.
Nach dem Verständnis der Universität ist nicht die ständige Präsenz für eine gelungene Zusammenarbeit maßgebend. Vielmehr ist es wichtig, dass alle Kolleg*innen ihr Handeln an einem gemeinsamen Verständnis der Ziele für die Wissenschaft sowie der Verwaltung ausrichten.
Von zentraler Bedeutung für die neue Dienstvereinbarung ist eine von Vertrauen und Wertschätzung getragene Arbeitskultur. Das im WIR-Projekt erarbeitete Leitbild für unsere Zusammenarbeit an der Universität Bielefeld und die verabschiedeten Führungsleitsätze bilden die Basis und den Rahmen für die Umsetzung der neuen Regelungen in der Praxis.
Hier geht es zum Leitfaden zum Umgang mit der Dienstvereinbarung "FlexWork".
- Arbeiten mit DMS/eAkte
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit dem Namen „d.velop documents“ wurde an der Uni Bielefeld im Rahmen des Projektes „Prozessorientierte elektronische Akte (eAkte)“ eingeführt. Es bildet die technische Grundlage für die übergreifende elektronische Akte der zentralen und dezentralen Verwaltung, die schrittweise auf- und ausgebaut wird.
Die Bearbeitung der eAkte mit dem DMS hat den Vorteil, dass mehrere Personen – auch aus verschiedenen Bereichen – gemeinsam in Vorgängen und an ein und denselben Dokumenten arbeiten. Dank der automatisierten Versionierung ist sichergestellt, dass alle Beteiligten mit der aktuellen Fassung des jeweiligen Dokuments arbeiten. Die zentrale Ablage der Dokumente ermöglicht zudem einen schnellen Überblick, welches der nächste Arbeitsschritt ist und bei wem ein Vorgang gerade liegt.
Hier geht es zu den Anleitungen, Schulungen und weiteren informationen des DMS.
Fairnetzt_Bielefeld!
Onboarding
Herzlich willkommen im Netzwerk der Hochschulsekretariate der Universität Bielefeld
Bist Du neu an der Universität Bielefeld und arbeitest erst seit Kurzem als Sekretärin? Dann bist Du bei uns genau richtig!
Unser neues Onboarding-Team möchte Dich gerne „an Bord nehmen“ und beim Einstieg in die doch recht komplexe UNI-Welt unterstützen. Wir stehen in den ersten Tagen und Wochen als Ansprechpartnerinnen für sekretariatsbezogene Fragen zur Verfügung (per Telefon, Mail, Zoom oder auch persönlich).
Eine konkrete Einarbeitung in den universitären Arbeitsplatz erfolgt jedoch nicht durch das Netzwerk, sondern durch den jeweiligen Arbeitsbereich/Lehrstuhl. Wir bieten vielmehr die Möglichkeit, Informationen und Wissen rund um das Hochschulsekretariat zu erfragen, sich untereinander auszutauschen und dadurch zügig einzuleben.
Falls noch nicht geschehen, nimm bitte Kontakt zu uns auf. Gerne stellen wir Dir dann eine Patin zur Seite, die neben der persönlichen Unterstützung auch umfangreiches Informationsmaterial für Dich bereit hält.
Oder kennst Du neue Kolleginnen bzw. weißt, dass in Kürze ein Sekretariat neu oder erstmalig besetzt wird? Wir freuen uns in jedem Fall über eine kurze Nachricht per Mail:
Betreff: Onboarding
Nur gemeinsam können wir mehr erreichen. Dafür steht unser Netzwerk! Wir würden uns freuen, wenn Du bei einem der nächsten FairNetzt_Bielefeld!-Treffen mit allen Sekretärinnen der Universität mit dabei bist.
Liebe Grüße
Dein Onboarding-Team von FairNetzt_Bielefeld!
Susanne Höke (Fakultät für Psychologie und Sportwissenschaft)
Kerstin Jefferson-Kröger (Medizinische Fakultät)
Petra Konietzka (Fakultät für Biologie)
Gertraut Lehmann (Fakultät für Biologie)
Andrea Schrottenloher (LiLi-Fakultät)
Susanne Strunk (Technische Fakultät/LiLi-Fakultät)
Anja Wehse-Baum (Fakultät für Mathematik)
Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und da in den Sekretariaten zu 99% weibliche Arbeitskräfte beschäftigt sind, wird in dieser Veröffentlichung meist die weibliche Schreibweise verwendet. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass aber auch immer die männliche Schreibweise gemeint ist.