Universitätsarchiv

Die Dokumentation eines Projektes erfolgt in der Projektakte, die archivrelevant sein kann und dem Universitätsarchiv anzubieten ist. Diese Akte kann analog oder digital vorliegen und soll mit den wesentlichen Projektdokumenten Projektverlauf, Projektbeteiligte und Projektergebnisse dokumentieren. Die Projektakte gewährleistet über die verschiedenen Projekte hinweg eine einheitliche Ablage.

Sie umfasst die finalen Fassungen folgender Dokumente:

• Projektsteckbrief
• Phasen- und Meilensteinplan
• Kosten- und Aufwandsschätzung
• Dokument zur Projektorganisation und Rollen (Projekthandbuch)
• Projektstrukturplan (sofern vorhanden)
• Arbeitspaketbeschreibungen (sofern vorhanden)
• Zeit-, Kosten- und Ressourcenplan (sofern vorhanden)
• Stakeholderanalyse (sofern vorhanden)
• Risikoanalyse (sofern vorhanden)
• Dokumentation der Projektergebnisse (Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Betriebshandbuch, Abnahmeprotokolle u.ä.)
• Protokolle von Lenkungsausschüssen, Steuerungsgruppen etc. (sofern vorhanden)
• Statusmeldungen
• Abschlussbericht

Der Abschlussbericht nimmt Bezug auf die genehmigte Fassung des Projektsteckbriefs und stellt dar, ob die Projektziele erreicht und Zeitplan, Kosten- und Aufwandsrahmen eingehalten wurden. Bei Abweichungen sind die Gründe zu benennen und ggf. Schlussfolgerungen für zukünftige Projekte zu ziehen. In der Regel sollte der Abschlussbericht nicht mehr als zwei bis fünf Seiten umfassen.

 

Die Projektakte ist nach ihrer Schließung dem Universitätsarchiv anzubieten. Elektronische Dokumente sollten nach Möglichkeit in bestimmten Formaten vorgelegt werden:

Archivgeeignete Formate:

• für formatierten Text: PDF (noch besser PDF/A)
• für unformatierten Text: ASCII/Unicode
• für strukturierten Text: XML
• für Audioformate: WAVE
• für Videodateien: MPEG 4 File Format

Da neben der Projektakte aus Sicht des Universitätsarchivs weitere Dokumente und Informationen zum Projekt archivwürdig sein können, ist es sinnvoll, in einem Gespräch mit dem Universitätsarchiv zu klären, was in welchem Format übergeben werden sollte.

 

Melden Sie sich im Beratungsfall über die rechts angegebenden Kontaktmöglichkeiten beim Universitätsarchiv.