Compliance
Interne Meldestelle Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Es ist für alle Mitglieder und Angehörigen der Universität selbstverständlich, dass sie sich in ihrem beruflichen Umfeld an die geltenden Gesetze und Vorschriften halten.
Sollten Sie dennoch im Rahmen Ihrer dienstlichen Tätigkeit an der Universität oder im Zusammenhang mit der Universität Kenntnis davon erlangen, dass gegen zu beachtende Gesetze und Vorschriften verstoßen wird, sind wir für einen entsprechenden Hinweis sehr dankbar.
Durch einen Hinweis an die universitätsinterne Meldestelle geben Sie uns die Möglichkeit, den Sachverhalt aufzuklären und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Die Abgabe einer Meldung ist in den allermeisten Fällen kein leichter Schritt und häufig mit der Befürchtung verbunden, durch die Meldung Nachteile zu erleiden.
Vor diesem Hintergrund ist am 2. Juli 2023 das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) in Kraft getreten. Das Gesetz dient der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
Das Gesetz regelt den Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit (auch im Vorfeld) Kenntnis von Verstößen gegen Gesetze oder Vorschriften erlangt haben und diese den dafür vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (Hinweisgeber). Geschützt sind ferner Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Die genannten Personen sind davor geschützt, dass ihnen aus der Meldung/dem Hinweis Nachteile entstehen. Repressalien im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit (z.B. Übergehen bei Beförderungen, Erteilung von Abmahnungen etc.) aufgrund einer Hinweiserteilung müssen unterbleiben.
Personen, die Hinweise auf Missstände geben wollen, können sich wahlweise an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden.
Die Universität möchte Sie ausdrücklich ermutigen, von der Möglichkeit der internen Meldung/Hinweisabgabe Gebrauch zu machen. Sie unterstützen uns damit, regelkonformes Verhalten an der Universität zu stärken, für ein faires Miteinander zu sorgen und die Reputation der Universität zu schützen. Auch nach einer internen Hinweisabgabe bleibt die Möglichkeit einer (weiteren) externen Hinweisabgabe bestehen.
Die interne Meldestelle der Universität Bielefeld ist in der Stabsstelle Compliance eingerichtet und wird dort betrieben. Die Meldestelle ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
FAQs
- Wer kann der internen Meldestelle einen Hinweis geben?
Die interne Meldestelle nimmt Hinweise von Beschäftigten der Universität entgegen. Sie genießen den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes. Die Definition des Begriffs „Beschäftigte“ ergibt sich aus § 2 HinSchG.
Soweit Hinweise von anderen Personen (z.B. Mitarbeiter*innen von Geschäftspartnern etc.) eingehen, werden diese überprüft und ggf. nach Rücksprache mit der hinweisgebenden Person an die zuständigen Stellen im Hause weitergeleitet.
- Hinweise zu welchen Themen/Regelungsbereichen werden von der internen Meldestelle bearbeitet?
Der volle Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes entfaltet sich, wenn sich der Hinweis auf Verstöße gegen Strafgesetze oder bestimmte Bußgeldvorschriften oder gegen sonstige in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes genannte Vorschriften bezieht. Dies ist nicht ganz einfach zu beurteilen, wenn Sie sich nicht sicher sind, sprechen Sie uns gerne an und wir werden versuchen, den Sachverhalt gemeinsam zu beurteilen.
In den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen beispielsweise, aber nicht ausschließlich:
- Straftaten (z.B. Korruption, Diebstahl, Betrug etc.)
- Verstöße gegen Vorschriften des Umweltrechts, des Strahlenschutzes, der kerntechnischen Sicherheit
- Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und der Vertraulichkeit der (elektronischen) Kommunikation
- Muss ich mich an die interne Meldestelle wenden? Gibt es andere Möglichkeiten?
Wir möchten Sie ermutigen von der internen Meldestelle Gebrach zu machen. Wenn intern wirksam gegen den von Ihnen beobachteten Verstoß vorgegangen werden kann und Sie keine begründete Sorge vor Nachteilen haben, sollten Sie sich vorrangig an die interne Meldestelle wenden.
Sie haben aber auch andere Möglichkeiten:
Selbstverständlich können Sie sich mit Hinweisen auf Regelverstöße immer auch an Ihre*n Vorgesetzte*n wenden (Dienstweg).
Darüber hinaus wird im Bundesministerium für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet, an die Sie sich ebenfalls wenden können.
Selbstverständlich steht Ihnen auch der Weg zu den Strafverfolgungsbehörden offen.
- Wer erfährt von meinem Hinweis?
Ihre Meldung wird von der internen Meldestelle vertraulich behandelt, die Vorgaben dazu finden sich in den §§ 8 und 9 des HinSchG.
Zunächst erlangen die Mitarbeiter*innen der Meldestelle Kenntnis von Ihrem Hinweis. Die Mitarbeiter*innen prüfen die Angaben im Hinweis auf Plausibilität und leiten dann ggf. Folgemaßnahmen ein. Im Rahmen dieser Folgemaßnahmen können - je nach Inhalt des Hinweises - auch andere Bereiche (z.B. Interne Revision, Justitiariate und weitere Personen) einbezogen werden. Dabei prüft die interne Meldestelle stets, ob die Identität des Hinweisgebers offengelegt werden muss.
- Kann ich anonym einen Hinweis geben?
Eine vollständige Anonymität kann nicht gewährleistet werden.
Dies liegt zum einen daran, dass der Hinweis möglicherweise Informationen enthält, die nur einem kleinen Personenkreis zugänglich sind oder auf andere Weise Rückschlüsse auf die Person der*des Hinweisgeber*in zulassen. Zum anderen kann je nach Wahl des Übermittlungsweges technisch nicht immer ausgeschlossen werden (z.B. bei E-Mail), dass eine Rückverfolgung möglich ist. Zudem besteht ein Zeugnisverweigerungsrecht der Mitarbeiter*innen der internen Meldestelle und weiterer beteiligter Personen gegenüber den Strafverfolgungsbehörden nicht.
Dennoch werden Hinweise, die ohne Absenderangabe bei uns eingehen, von uns bearbeitet und es wird nicht aktiv versucht, die Identität zu ermitteln.
- Erfahre ich, was mit meinem Hinweis geschieht?
Nach Eingang Ihres Hinweises erhalten Sie von uns innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, uns auch nach Ihrem Hinweis gegebenenfalls mit neuen Informationen zu kontaktieren.
Innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung des Hinweises erhalten Sie von uns eine begründete Rückmeldung über bereits ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen. Dies kann jedoch nur insoweit erfolgen, als dadurch nicht die Rechte anderer Personen (insbesondere der im Hinweis Genannten) beeinträchtigt werden.
Dies gilt nicht im Falle absenderlos eingegangener Postsendungen oder anonymer Anrufe.
- Datenschutzerklärung für Hinweisgebende
Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die interne Meldestelle gem. Hinweisgeberschutzgesetz
(Version 1.0 vom 03.07.2023)
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Rektor Herrn Prof. Dr. Gerhard Sagerer.
1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 – 00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de1.2. Fachlicher Ansprechpartner
E-Mail: compliance@uni-bielefeld.de
Tel.: 0521 – 106 3331
Web: https://www.uni-bielefeld.de/compliance1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
Tel.: 0521 106-5225
Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke
Im Rahmen der Hinweisabgabe an und die Hinweisbearbeitung durch die interne Meldestelle werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:
Für Hinweisabgabe
• Ggf. Name und Kontaktdaten
• Personenbezogene Daten die Inhalt Ihrer Meldung sind.
Für die Einleitung von Folgemaßnahmen
• Personenbezogene Daten, die für die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich sind.3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die oben genannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. c. EU-DSGVO i.V.m. § 10 Hinweisgeberschutzgesetz.
4. Datenübermittlungen
Ihre personenbezogenen Daten, die von der Universität Bielefeld für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte.
In Einzelfällen kann eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).
Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.
5. Löschfristen
Daten die für unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gem. § 11 Abs. 5 HinSchG gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
Landesbeauftragten für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf