Dezernat Personal und Organisation

­Allgemeine Informationen, Dokumente sowie das Schulungsangebot haben wir auf unserer Webseite für Sie bereitgestellt. Ansprechpartner*innen der Personalentwicklung erreichen Sie über unser E-Mailpostfach fortbildung@uni-bielefeld.de.

Um sich über den bereichsspezifischen Prozess und die jeweilige Zeitplanung zu informieren, wenden Sie sich bitte an Ihre Führungskraft.

­Allgemeine Informationen, Dokumente sowie das Schulungsangebot haben wir auf unserer Webseite für Sie bereitgestellt.

­Allgemeine Informationen, Dokumente sowie das Schulungsangebot haben wir auf unserer Webseite für Sie bereitgestellt.

­Es steht ein Leitfaden mit allen wichtigen Informationen zur Verfügung. Darüber hinaus ein Dokument mit Vorbereitungsfragen. Nutzen Sie beides gerne im Vorfeld des Dialoges, zur Vorbereitung und Reflektion.
Die im Vorbereitungs- und Protokollbogen vorgegebene Struktur ist als „roter Faden“ zu verstehen. Ob und wie umfangreich alle Themenfelder besprochen werden und welche konkreten Fragen relevant sind, wird im Einzelfall variieren.

Wichtig: Zusammenarbeit und Verständigung über Ziele gehört grundsätzlich dazu. Selbstverständlich können weitere Themen im Rahmen des Dialoges besprochen werden, wenn dieses von den Gesprächspartner*innen gewünscht ist.

­Ja, für Mitarbeiter*innen werden eintägige und halbtägige Schulungen zur optionalen Teilnahme angeboten. Die Anmeldung kann über unsere Webseite erfolgen.

­Ja, für Führungskräfte werden drei unterschiedliche Schulungsformate bereitgestellt. Je nach Erfahrungs- und Kenntnisstand können Führungskräfte eins der angebotenen Formate auswählen. Für Führungskräfte ist die Teilnahme an einer der angebotenen Veranstaltungen obligatorisch und die Anmeldung kann über unsere Webseite erfolgen.

Trainer*innen sind Jochem Kießling-Sonntag, Katrin Helena Ernst und Mirja Heunemann von Trainsform.

­Das Gespräch untergliedert sich in eine Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode - in der Regel ein Jahr - und eine Vorausschau auf die kommende Arbeitsperiode.

­Im Rückblick auf die vergangene Arbeitsperiode sollen Führungskräfte und Mitarbeiter*innen das Erreichte würdigen und sich über ihre Zusammenarbeit austauschen. Im Vorblick auf die kommende Periode sollen sie Ziele und Vorhaben im Arbeitsbereich der Mitarbeiter*innen in den Blick nehmen und Vereinbarungen treffen, die aus der Perspektive der Organisation (vertreten durch die Führungskraft) und der Mitarbeiter*innen wichtige Beiträge zur Erfüllung der Aufgaben von Technik und Verwaltung leisten. Weiterhin sollen Entwicklungsbedarfe besprochen und Entwicklungsmaßnahmen gemeinsam vereinbart werden, die den*die Mitarbeiter*in unterstützen können.

­Im Rahmen der Führungs- und Mitarbeitendendialoge können auch gemeinsame Ziele und Ergebnisse besprochen und festgehalten werden. Je nach Bereich und Tätigkeit können Ziele ganz unterschiedlich gestaltet und formuliert werden. Wichtig bei der Zielformulierung ist es, dass Führungskraft und Mitarbeiter*in dasselbe Verständnis haben. Daher sollten immer positive, prägnante, präzise und gut verständliche Formulierungen gewählt werden.

• Gute Vorbereitung - Nutzen Sie die verfügbaren Unterlagen um sich auf das Gespräch vorzubereiten.

• Offener Dialog – Gehen sie positiv und konstruktiv an das Gespräch heran. Nutzen Sie den offenen Dialog um Dinge anzusprechen, die Ihnen wichtig sind, und eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen.

• Gespräch auf Augenhöhe – Nutzen Sie die gemeinsame Zeit als Gespräch auf Augenhöhe.

• Leitbild der Zusammenarbeit – Leben Sie die Werte unseres Leitbildes der Zusammenarbeit auch im Dialog, um unsere Kultur der Zusammenarbeit gemeinsam weiter zu gestalten.

• Aktives Zuhören – Lassen Sie Ihr Gegenüber zu Wort kommen, hören Sie aufmerksam zu und achten Sie auf ausgeglichene Redeanteile.

• ­Nutzen Sie konkrete Formulierungen und Beispiele – Konkrete Beispiele und Formulierungen unterstützen ein gemeinsames Verständnis von Themen, Zielen und Vereinbarungen.

­Beim Führungs- und Mitarbeitendendialog handelt es sich um ein Gespräch, das unter vier Augen zwischen (fachlicher) Führungskraft und Mitarbeiter*in geführt werden soll. Der Inhalt des Gesprächs bleibt zwischen den beiden Gesprächspartner*innen vertraulich. Lediglich die Informationen zum Entwicklungs-/ Fortbildungsbedarf können, im Einvernehmen der Gesprächspartner*innen, für die Personalentwicklungsplanung genutzt werden.

­Die Ergebnisse des Gesprächs hält die Führungskraft auf dem Protokollbogen fest. Das Protokoll verbleibt ausschließlich bei den Gesprächsteilnehmer*innen, die das Gespräch gemeinsam geführt haben. Es bleibt bis zum nächsten Führungs- und Mitarbeitendendialog bestehen und wird dann von beiden Gesprächspartner*innen vernichtet. Bei unterjährigen (maßgeblichen) Veränderungen im Hinblick auf besprochene Ziele verständigen sich die Führungskraft und der*die Mitarbeiter*in auf ggf. erforderliche Anpassungen. Das Protokoll wird auch bei einem Vorgesetztenwechsel vernichtet. Die Ergebnisse zu den Entwicklungsbedarfen können im Einvernehmen für die Personalentwicklungsplanung genutzt werden.

­Die Inhalte, Themen und Ziele, die im Rahmen des Führungs- und Mitarbeitendendialoges besprochen und vereinbart werden, können und sollen im Rahmen der Kommunikation im Arbeitsalltag wieder aufgegriffen werden, um den Fortschritt und mögliche Veränderungen gemeinsam zu besprechen.

­Alle Führungskräfte, die Führungs- & Mitarbeitendendialoge führen werden, wurden durch die Mitglieder der Dezernatsleitungsrunde benannt. In erster Linie handelt es sich dabei um den*die disziplinarisch Vorgesetzte*n. Wenn die Führungsspanne zu groß ist, konnten auch Personen mit fachlicher Vorgesetztenfunktion benannt werden.

­Die Führungskraft lädt den*die Mitarbeiter*in zu dem Gespräch ein. In manchen Bereichen ist es sinnvoll, dass der Dialog dann erfolgt, wenn die Führungskraft bereits mit ihrer*ihrem Vorgesetzten über die Ziele für ihren Arbeitsbereich gesprochen hat. Diese zeitliche Abfolge ist jedoch nicht in allen Bereichen erforderlich.

­Führungs- und Mitarbeitendendialoge sollen jährlich von allen Mitarbeitern*innen und Führungskräften aus den Bereichen Technik & Verwaltung geführt werden.

Aktuell sind das die Kolleg*innen aus:

• Allen Dezernaten der Verwaltung
• Unterstützungsbereichen/ Betriebseinheiten (Bibliothek, BITS, ZLL, ZIF, IO, Fachsprachenzentrum)
• Bereichen die zum Rektorat gehören (Beratungsstelle, ästhetisches Zentrum, Referat der Rektorin)
• Dem Kanzler direkt zugeordnete Bereiche und Stabsstellen (Interne Revision, Compliance, AGUS, etc.)   
• Gleichstellung, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung

Der Prozess für die Kolleg*innen in den Fakultäten ist aktuell in Abstimmung.

­Nein, die Führungs- & Mitarbeitendendialoge ersetzen die Beamtenbeurteilung nicht und finden unabhängig davon statt.

­Ja, die Führungs- und Mitarbeitendendialoge sind jährliche Dialoge zwischen Mitarbeiter*in und Führungskraft und für beide Gesprächsteilnehmer*innen aus dem Bereich Technik und Verwaltung verbindlich.

­Wenn Mitarbeiter*innen zwei unterschiedliche Stellen innehaben, sollten entsprechend auch zwei unterschiedliche Dialoge geführt werden.

­Die Zeitplanung in den Dezernaten und Betriebseinheiten erfolgt in diesem Erprobungsjahr über die Führungskräfte. Die Gespräche sollten in diesem Jahr und rechtzeitig zur Personalentwicklungsplanung abgeschlossen sein.

­Nein, die Dialoge werden jährlich geführt. Über den Start im nächsten Jahr informieren wir Sie rechtzeitig.

­Beide Gesprächsteilnehmer*innen sollten ca. 1 – 1,5 Std. Zeit für das Gespräch einplanen, damit das Gespräch nicht unter Zeitdruck stattfinden muss.

­Sollten Sie keine Einladung zu einem Dialog erhalten, sprechen Sie Ihre Führungskraft darauf an. Da sich die Gesprächszeiträume an bereichsspezifischen Gegebenheiten orientieren und mögliche Interdependenzen mit anderen Prozessen berücksichtigt werden müssen, können Gesprächszeitpunkte variieren.

­Sollte im Einzelfall kein gemeinsames Gesprächsergebnis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in im Dialog hergestellt werden können, können die übergeordnete Führungskraft und die Beratungsstelle für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte eingebunden werden.