Bielefelder IT-Servicezentrum

1. Kontaktdaten

Für Zoom-Konten mit einer @uni-bielefeld.de-Mailadresse sowie für personenbezogene Daten, die bei der Teilnahme an Meetings, die von einem Zoom-Konto mit einer @uni-bielefeld.de-Mailadresse erstellt wurden, gilt:

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Rektor Herr Prof. Dr. Ing. Gerhard Sagerer.

1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel.: 0521 / 106-00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2 Fachlicher Ansprechpartner

E-Mail: elearning.medien@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de/elearningmedien

1.3 Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen.

Tel.: 0521 106-5225
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

2. Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Durchführung von Online-Meetings

Die Zoom-Dienste bzw. die Dienste von Zoom X powered by Telekom werden an der Universität Bielefeld für folgende Zwecke genutzt:

• Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie organisatorischer und personeller Maßnahmen.
• Unterstützung des Lehrbetriebs u.a. zwecks Durchführung der Lehrveranstaltungen sowie des geordneten Prüfungsbetriebs.
• Kommunikation mit externen Kommunikationspartner*innen im Verantwortungsbereich der Universität Bielefeld.
• Forschungsprojekte.

Für die Erfüllung der genannten Aufgaben werden für den Zugang zum Zoom-Konto und für die Durchführung von und Teilnahme an Zoom-Meetings die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Stammdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Kennung, Rechte, Rollen, Gruppenzugehörigkeit, Status, Abteilung, Telefonnummer und Aufenthaltsland bei Telefoneinwahl, optionale Profilangaben, Spracheinstellungen, ungefähre geographische Lage)
• Kommunikationsbezogene Meta-Daten (Meeting-Titel, Meeting-Beschreibung, Start- und Endzeitpunkt der Kommunikation, Beitritt/Eintritt von Teilnehmer*innen, IP-Adresse, Geräte-/Hardware-/Browser-Informationen wie MAC-Adresse, Geräte-ID, Gerätetyp, Angaben zum Betriebssystem, usw.)
• Kommunikationsinhalte (Text-, Audio-, Bild- und Videoübertragung, Dateiübertragungen, Audio- und Videoaufzeichnungen von Kommunikationsinhalten in der Zoom-Cloud)

Diese Datenschutzhinweise gelten nur für die von der Universität Bielefeld verwalteten Zoom-Konten. Für Zoom-Meetings, die von externen Personen organisiert werden, gelten gegebenenfalls abweichende Bedingungen. Wenden Sie sich in diesen Fällen für Datenschutzhinweise bitte an die entsprechenden Veranstalter*innen des Zoom-Meetings.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten bei der Nutzung von Zoom zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie organisatorischer und personeller Maßnahmen ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW die Rechtsgrundlage. Für Bewerber*innen ist eine Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 lit. a DSGVO unter Angebot einer alternativen Kommunikationslösung die Rechtsgrundlage.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung von Lehrveranstaltungen und mit der Lehre in Verbindung stehender Kommunikation mit Zoom ist Art. 6 Abs. 1 lit. e EU-DSGVO in Verbindung mit der Aufgabenzuweisung § 3 Abs. 1 HG NRW sowie für Studierende § 1 Abs. 6 i.V.m. Anlage 3 b der EinschreibungsO die Rechtsgrundlage.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Kommunikation mit externen Kommunikationspartner*innen im Verantwortungsbereich der Universität Bielefeld über Zoom richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem konkreten Kommunikationsanlass. Regelmäßig in Betracht kommen dürften eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, sowie bei Vertragsverhältnissen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Zoom in Forschungsprojekten ist für Teilnehmer*innen eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a erforderlich. Bei Forschenden ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 18 Abs.1 DSG NRW die Rechtsgrundlage.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Kommunikationen, bei denen ggf. sensible Daten verarbeitet werden könnten (z.B. in bestimmten Forschungskontexten oder im Bereich medizinischer Lehre) muss die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiviert und verifiziert sein und dann bildet Art. 6 Abs. 1 lit. e EU-DSGVO in Verbindung mit der Aufgabenzuweisung § 3 Abs. 1 HG NRW bzw. bei Kommunikation mit externen Kommunikationspartner*innen die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO die Rechtsgrundlage.

Nicht zulässig ist die Kommunikation über Zoom im Kontext medizinischer oder therapeutischer Tätigkeit (Telemedizinische Behandlung/Diagnose, Therapiesitzungen, psychotherapeutische Beratungsgespräche, usw.).

4. Datenübermittlungen

Da es sich bei Zoom um einen Cloud-Service handelt, werden die unter 2 genannten personenbezogenen Daten an den Anbieter Telekom Deutschland GmbH innerhalb Deutschlands übermittelt bzw. auf Servern des Anbieters verarbeitet. Die Universität Bielefeld hat mit Telekom Deutschland GmbH im Rahmen eines Lizenzvertrags einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).

5. Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Die unter 2 aufgeführten Stammdaten werden bei Kontolöschung (oder beauftragter Kontolöschung) durch die betroffene Person gelöscht.

Die kommunikationsbezogenen Meta-Daten werden gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr für die Erbringung oder Aufrechterhaltung des Dienstes erforderlich sind.

Kommunikationsinhalte werden nicht über die Kommunikation hinaus gespeichert. Im Fall einer Aufzeichnung in der Zoom-Cloud, werden die Daten dort nach 30 Tagen gelöscht. Aufzeichnungen in der Zoom-Cloud werden außerdem automatisch in den persönlichen Ordner des/der Veranstalter*in in der Videoplattform Panopto übertragen. Dort werden die Aufzeichnungen manuell oder bei Löschen des Nutzerkontos gelöscht (sollten die Aufzeichnungen aus dem persönlichen Ordner verschoben werden, werden Sie manuell oder automatisch nach 5 Jahren gelöscht).

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

 

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

[Gesperrt] Automatisches Starten der Kamera bei Beitritt eines Zoom-Meetings

Es ist Hosts der Universität Bielefeld nicht möglich festzulegen, dass die Videoübertragung von Teilnehmer*innen automatisch nach Beitritt zu einem Zoom-Meeting startet. Teilnehmer*innen können jederzeit selbst entscheiden, wann ihr Videobild zu sehen und nicht zu sehen ist.

Hinweis für Hosts: Diese Option ist bei der Planung eines Meetings etwas unglücklich mit "Video -> Teilnehmer*innen" betitelt, bezieht sich aber entsprechend dieser Beschreibung lediglich auf den Beitritt zum Zoom-Meeting.

[Gesperrt] Automatisches Antworten von Anrufen

Mit dieser Option können Nutzer*innen eine Gruppe von Personen definieren, deren Anrufe automatisch beantwortet werden. Es besteht hierbei das Risiko, dass unerfahrene Nutzer*innen durch z.B. Täuschung dazu bewegt werden, unbekannte Personen zu dieser Gruppe hinzuzufügen. Diese Personen können dann jederzeit Web- und Videokonferenzen mit den betroffenen Nutzer*innen starten. Daher steht diese Option Hosts der Universität Bielefeld nicht zur Verfügung.

[Deaktiviert] Aufzeichnung lokal und in der Cloud

Mit der Aufzeichnungsfunktion können Hosts eine Audio- und Videoaufnahme eines Zoom-Meetings erstellen. Teilnehmer*innen werden zwar auf die Aufnahme hingewiesen und können das Meeting verlassen, haben aber keine Möglichkeit darüber vor Start der Aufzeichnung eine informierte Entscheidung zu treffen - die Aufzeichnung beginnt sofort. Bis Zoom hier nachbessert und eine Aufzeichnung erst nach Zustimmung aller Teilnehmer*innen startet, ist die Funktion für Hosts der Universität Bielefeld standardmäßig deaktiviert.

Falls Sie in begründeten Fällen dennoch eine Aufzeichnung über Zoom erstellen möchten und die Aufzeichnung für Ihre Meetings selbst aktivieren, bedenken Sie bitte alle urheber- und datenschutzrechtlichen Bedingungen. Insbesondere benötigen Sie bereits vor der Aufzeichnung eine Einwilligung zur Video- und Audioaufzeichnung aller Teilnehmer*innen und müssen über die Aufzeichnung und Verarbeitung der Daten informieren, inkl. der Aufklärung über die automatische Übertragung zu Panopto nach erfolgter Aufnahme.

[Entfernt] Aufmerksamkeitstracking

Das Aufmerksamkeitstracking ermöglichte es Hosts zu sehen, wenn Teilnehmer*innen eines Zoom-Meetings für mehrere Sekunden nicht die Zoom-App im Fokus hatten (d.h. wenn sie z.B. in einem anderen Fenster arbeiten oder eine andere App geöffnet haben). Zoom hat diese Funktion am 01.04.2020 vollständig entfernt.