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Barrierefreie Dokumentenerstellung in PowerPoint 365 und PowerPoint 2019
Die folgende Anleitung beschreibt, wie man Präsentationen bei PowerPoint 365 bzw. PowerPoint 2019 barrierefrei gestaltet. Der erste Teil besteht aus den Grundlagen, die bei der Erstellung von Präsentationen beachtet werden müssen. Darüber hinaus gibt es noch einen Vertiefungsteil. Dieser behandelt Elemente, die zwar nicht in jeder Präsentation auftauchen, aber dennoch beachtet werden müssen, wenn sie verwendet werden.
Es gibt von Microsoft Informationen zur barrierefreien Dokumentenerstellung. Außerdem gibt es einen LinkedIn Learning Kurs zur barrierefreien Dokumentenerstellung für Micorsoft Office, an dem Beschäftigte der Universität Bielefeld kostenlos teilnehmen können.
Grundeinstellungen
Damit die Schrift gut lesbar ist, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Verwendung von serifenloser Schrift (z.B. Arial, Helvetica)
- Verwenden eines größeren Schriftgrads (18 pt oder größer)
- Vermeidung von sehr feinen oder sehr fetten Schriftstärken
- Vermeidung von schmalen oder breiten Schriftweiten
- Zeilenabstand sollte 150% der Schriftgröße betragen
- Sparsamer Einsatz von Farben, schwarze Schrift auf weißem Hintergrund ist optimal
- Vermeidung von der Farbkombination Rot-Grün sowie Komplementärfarben (z.B. Blau-Orange)
- Falls doch ein farbiger Hintergrund ausgewählt wurde: auf hohen Kontrast für den Text achten
Lesereihenfolge
Ein Screenreader liest Elemente einer PowerPoint Präsentation in der Reihenfolge vor, in der sie einer Folie hinzugefügt worden sind. Dies entspricht jedoch meist nicht der Reihenfolge, in der die Folie von einer sehenden Person intuitiv gelesen werden würde. Überprüfen Sie daher die Lesereihenfolge wie folgt und ändern Sie diese bei Bedarf ab.
Wählen Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Zeichnen die Option Anordnen aus. Wählen Sie in dem Menü die die Option Auswahlbereich aus.
Hierbei ist es wichtig, dass die Objekte von unten nach oben angeordnet werden müssen. Dies bedeutet, dass das Objekt, welches als erstes vorgelesen werden soll (beispielsweise der Titel), an letzter Stelle stehen muss.
Unter macOS können Elemente zusätzlich mit der Option Objekte neu anordnen sortiert werden. Sie können Texte und Grafiken dort an die gewünschte Stelle der Lesereihenfolge ziehen.
Auch hier gilt, dass die Objekte von links nach rechts angeordnet werden müssen. Dies bedeutet, dass das Objekt, welches als erstes vorgelesen werden soll (beispielsweise der Titel), an linker beziehungsweise letzter Stelle stehen muss.
Die integrierten Vorlagen von PowerPoint beinhalten eine vordefinierte Lesereihenfolge. Die aus einer leeren Folien erstellten Folien erfordern höchstwahrscheinlich eine manuelle Festlegung der Lesereihenfolge. Daher ist es empfehlenswert, sich bereits im vorhinein für eine integrierte Formatvorlage von Powerpoint zu entscheiden (siehe Verwendung eines barrierefreien Foliendesigns).
Verwendung eines barrierefreien Foliendesigns
Eine PowerPoint Präsentation sollte möglichst gut strukturiert sein, so dass Personen mit und ohne Sehbehinderung die Inhalte problemlos aufnehmen können.
Beim Öffnen von PowerPoint wird ihnen eine Auswahl verschiedener Formatvorlagen angezeigt. Diese Formatvorlagen sind vorgefertigte Folienabläufe, die es Ihnen erleichtern eine Präsentation zu erstellen. Wenn Sie die Layouts bei dem Erstellen einer Präsentation anwenden, stellen diese automatisch sicher, dass die Lesereihenfolge bei jedem Benutzer funktioniert. Außerdem sind die Foliendesigns, Farben, Kontraste und Schriftarten so konzipiert worden, dass die Präsentationen einen möglichst barrierefreien Zugang haben.
Die Verwendung der vorgefertigten Folienabläufe hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht alle der genannten Punkte manuell anpassen müssen.
Windows: Um eine barrierefreie Vorlage zu finden, gehen Sie auf den Reiter Datei und wählen Sie die Option Neu aus. Geben Sie in das Suchfeld "barrierefreie Vorlagen" ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Nun können Sie unter den Suchergebnissen eine geeignete Vorlage auswahlen. Anschließend wählen Sie im Vorlagenvorschaufenster Erstellen aus.
macOS: Gehen Sie Sie auf der Menüleiste auf den Reiter Datei und wählen Sie die Option Neu aus Vorlage... aus. Geben Sie in das Suchfeld "barrierefreie Vorlagen" ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Nun können Sie unter den Suchergebnissen eine geeignete Vorlage auswahlen.
Verwendung von Folientiteln
Folientitel helfen blinden und sehbehinderten Personen oder Menschen mit einer Leseschwäche dabei, zwischen den einzelnen Folien zu Navigieren. Mithilfe einer Bildschirmsprachausgabe kann die Liste der Folientitel durchsucht werden und somit direkt zur gewünschten Folie gesprungen werden. Geben Sie jeder Folie deshalb einen aussagekräftigen Titel.
Wenn der Folientitel aus optischen Gründen nicht auf einer Folie erscheinen soll, müssen Sie Ihn dennoch setzen, damit er von einem Screenreader erfasst werden kann. Sie können ihn einfach außerhalb der Folie platzieren. Dafür gehen Sie wie folgt vor:
Senken Sie den Zoomprozentsatz, damit die Seitenränder außerhalb der Folie sichtbar sind. Zeigen Sie mit der Maus auf den Rahmen des Platzhalterfelds Titel. Der Mauszeiger erscheint daraufhin als Zeiger, mit vier nach außen zeigenden Pfeilen. Ziehen Sie den Platzhalter Titel nun außerhalb der Folienbegrenzung und legen sie ihn dort ab.
Dokumenteneigenschaften
Genaue Angaben zu einer Präsentation helfen Menschen mit einer Sehbeeinträchtigung dabei, sie besser zu verwalten. Dazu gehören Eigenschaften wie Titel oder Autor, die man jeder Präsentation hinzufügen sollte. Diese Einstellungen können Sie unter folgendem Pfad finden und abändern:
Windows: Über die Registrierkarte Datei > Informationen.
macOS: Über die Menüleiste Datei > Eigenschaften. In dem sich öffnenden Fenster kann man nun unter dem Punkt Zusammenfassung die Dokumenteigenschaften eingeben.
Barrierefreiheitsprüfung
Die Barrierefreiheitsprüfung dient dazu, in einer Präsentation nach Elementen zu suchen, die nicht barrierefrei sind.
Gehen Sie auf den Reiter Überprüfen und dann auf den Punkt Barrierefreiheit überprüfen. Es wird Ihnen eine Liste mit Fehlern, Warnungen und Tipps sowie den entsprechenden Empfehlungen für die Vorgehensweise zum Korrigieren angezeigt. Wenn Sie nun ein angezeigtes Problem auswählen, erfahren Sie warum Sie dieses beheben sollten und es werden Ihnen hierfür die genaue Vorgehensweisen angezeigt.
Auch wenn der Großteil der Barrierefreiheitsprobleme durch die automatische Barrierefreiheitsprüfung erkannt wird, gibt es einige Ausnahmen. Deshalb ist es wichtig das Dokument noch einmal manuell zu überprüfen. In unserem Portal ist beschrieben nach welchen Schemata wir Dokumente auf Barrierefreiheit überprüfen.
PDF-Export
Nachdem Sie Ihre Präsentation auf Barrierefreiheit geprüft haben, kann sie nun als PDF-Dokument exportiert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Präsentation mit den passenden Einstellungen als PDF exportiert wird da sonst die gesamten Barrierefreiheitsinformationen nicht in die PDF überführt werden.
Windows: Gehen Sie über den Pfad Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen. Es öffnet Sich ein neues Fenster, in dem der Speicherort gewählt werden kann. Bevor Sie die Datei jedoch speichern, klicken Sie auf den Button Optionen.... Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Setzen Sie jeweils einen Haken bei den Punkten Dokumenteigenschaften und Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit und bestätigen dies mit OK. Daraufhin schließt sich das Fenster und Sie können nun auf den Button Veröffentlichen klicken. Die Datei ist nun gespeichert.
Bei macOS ist diese Funktion so noch nicht vorhanden. Eine Alternative jedoch ist die Nutzung des Programms Acrobat Pro. Laden Sie sich diesen vorab hinunter. Danach erscheint der neue Reiter Acrobat, über welchen Sie Ihre Präsentation nun barrierefrei exportieren können.
Tabellen
Vor allem Tabellen in Dokumenten können für Menschen mit einer Sehbehinderung eine große Herausforderung sein. Deshalb sollte der Aufbau möglichst übersichtlich sein. Folgende Punkte helfen Ihnen dabei eine Tabelle möglichst überschaubar und somit barrierefrei zu gestalten.
Verwendung von Titeln und Alternativtexten
Titel und Alternativtexte helfen Menschen mit einer Sehbehinderung dabei Tabellen besser zu verstehen und sollten deshalb vor allem bei komplexen Tabellen eingesetzt werden.
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle und gehen mit dem Cursor auf ein beliebiges der insgesamt acht Punkte am Rande der Tabelle. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf dieses und wählen die Option Alternativtext bearbeiten... aus. Es erscheint rechts ein Eingabefeld, in dem Sie einen passenden Alternativtext eingeben können.
Aufteilung in kleinere Tabellen
Besonders große und komplexe Tabellen lassen sich durch einen Screenreader nicht optimal vorlesen. Deshalb sollten diese, wenn es möglich ist, in mehrere kleine Tabellen aufgeteilt werden.
Erste Spalte
Bei vielen Tabellen enthält die erste Spalte Überschriften, die den Inhalt der Tabelle beschreibt. Damit ein Screenreader dies richtig wiedergeben kann, sollte die erste Spalte als solche markiert werden. Gehen Sie dazu auf den Reiter Tabellenentwurf und aktivieren Sie das Häkchen bei dem Punkt Erste Spalte.
Tabellenüberschrift
Auch die Kopfzeile einer Tabelle sollten als solche markiert werden, damit sie von einem Screenraeder richtig vorgelesen wird. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle gehen Sie auf den Reiter auf Tabellenentwurf. Danach aktivieren Sie links das Häkchen für die Option Überschrift.
Ergänzende Informationen
Jede Zeile einer Tabelle muss die gleiche Anzahl an Spalten aufweisen, damit Inhalte der richtigen Spaltenüberschrift zugeordnet werden können. Das heißt es sollten keine Tabellenzellen zusammengeführt werden.
Grafiken
Jede Grafik in einer Präsentation muss durch einen Alternativtext beschrieben werden, welcher wiederum Nutzern von Screenreadern vorgelesen wird. Grafiken, die nicht zum Inhalt beitragen und das Dokument nur verschönern sollen, benötigen keinen Alternativtext. Diese Grafiken müssen lediglich als "dekorativ" gekennzeichnet werden. Screenreader überspringen diese dekorativen Grafiken dadurch und lesen sie nicht vor. Wenn man Alternativtexte hinzufügt, sollte man sich nicht auf den automatisch eingestellten Alternativtext verlassen, da dieser die Grafik meist nicht optimal beschreibt.
Um einen Alternativtext hinzuzufügen, wählen Sie im ersten Schritt die Grafik aus, in dem Sie mit der Linken Maustaste auf diese klicken. Danach gehen Sie über den Reiter auf Bildformat und wählen den Punkt Alternativtext aus. Auf der rechten Seite der Oberfläche öffnet sich nun ein Fenster, in welches Sie den Alternativtext einfügen können.
Links
Wenn Sie in ihrer Präsentation einen Link einfügen möchten, sollte dieser von einem Screenreader verständlich vorgelesen werden können. Besonders für Personen, die einen Screenreader benutzen, ist diese zusätzliche Information genauso hilfreich wie ein Alternativtext bei Grafiken. Links sollten weder aus ganzen Sätzen bestehen, noch aus einem einzelnen Wort. Stattdessen sollte er gerade soviel Text umfassen, dass man aus dem Text verstehen kann, worum es sich bei dem Link handelt.
Windows: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eingefügten Link und wählen Sie die Option Hyperlink bearbeiten aus. Nun können Sie in der Zeile Anzuzeigender Text angeben, was anstelle des Links dort erscheinen soll. Danach geben Sie das Ziel des Links in der Zeile Adresse an. Zum Schluss klicken Sie auf den Button Quickinfo oben rechts und geben dort einen Hinweis an, welche Informationen man über den Link bekommt.
macOS: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eingefügten Link und wählen Sie die Option Link > Link bearbeiten aus. Nun können Sie in der Zeile Anzuzeigender Text angeben, was anstelle des Links dort erscheinen soll. Danach geben Sie das Ziel des Links in der Zeile Adresse an. Zum Schluss klicken Sie auf den Button Quickinfo oben rechts und geben dort einen Hinweis an, welche Informationen man über den Link bekommt.
Der Link ist nun übersichtlich in dem Dokument eingebaut und es steht dort beispielsweise "Uni Bielefeld" anstelle von "www.uni-bielefeld.de".
Listen
Wenn Sie Informationen durch eine Aufzählung übersichtlich wiedergeben möchten, sollten Sie die Standard Listenfunktion benutzen. Um eine Liste zu erstellen gehen Sie an die gewünschte Stelle in der Präsentation und wählen Sie über die Registerkarte den Punkt Start > Nummerierung aus. Hier können Sie die Formatierung auswählen. Sie sollten allerdings keine römischen Ziffern verwenden, da diese von einem Screenreader nicht richtig vorgelesen werden.
Zeilen- und Absatzabstände
Menschen mit einer Sehbehinderung können Textinhalte teilweise nicht klar erkennen. Um eine bessere Lesbarkeit zu gewährleisten sollten Sie deshalb größere Abstände zwischen den Zeilen und Absätzen innerhalb eines Textes verwenden.
Zeilenabstand: Gehen Sie auf der Registerkarte auf den Reiter Start und danach auf das Symbol Zeilenabstand. Hier können Sie den Abstand auf 1,5 erhöhen.
Absatzabstand: Absatzabstände sollten nicht manuell (durch das mehrfache Drücken von Enter) gesetzt werden. Stattdessen sollte er im Vorhinein eingestellt werden und mindestens 18 pt. betragen. Gehen Sie hierfür erneut auf das Symbol Zeilenabstand und wählen Zeilenabstandsoptionen... aus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Unter dem Punkt Abstand wählen Sie nun bei der Option Nach mithilfe der kleinen Pfeile rechts neben dem Feld 18 pt aus.
Entwerfen eigener Folien
Falls Sie keine der vorhandenen Folienvorlagen verwenden möchten, sondern eigene Folien entwerfen möchten, sollten Sie dabei einige Punkte beachten.
Der Text auf den Folien und die Hintergrundfarbe sollten einen starker Kontrast aufweisen, damit Personen mit Sehbehinderungen den Inhalt deutlich sehen und verwenden können. Verwenden Sie deshalb dunklen Text auf einem weißen oder beigen Hintergrund, oder kehren Sie dies um, und verwenden Sie weißen Text auf einem dunklen Hintergrund.
Weiße und schwarze Farbschemas erleichtern es auch farbenblinden Personen, zwischen Text und Formen zu unterscheiden.
Gesprochene Untertitel hinzufügen
PowerPoint bietet die Möglichkeit, die gesprochene Inhalte der vortragenden Person zu transkribieren und es als Untertitel während der Präsentation anzeigen zu lassen. Dadurch können Personen mit einer Beeinträchtigung des Hörvermögens, oder Personen die eine andere Sprache sprechen, der Präsentation leichter folgen. Um diese Option zu aktivieren gehen Sie wie folgt vor:
Auf der Registerkarte Bildschirmpräsentation des Menübands wählen Sie Untertiteleinstellungen aus.
Wählen Sie unter dem Punkt Gesprochene Sprache die Sprache aus, in der Sie die Präsentation vortragen werden. Unter dem Punkt Untertitelsprache wählen Sie die Sprache aus, in der die Untertitel angezeigt werden sollen. Legen Sie danach im Menü Untertiteleinstellungen die gewünschte Position der Beschriftungen oder Untertitel fest. Die Standardeinstellung ist Unter der Folie. Abschließend setzen Sie noch das Häckchen bei der Option Immer Untertitel verwenden. Diese findet man direkt über der Option Untertiteleinstellungen.
Nun muss die Bildschirmpräsentation nur noch gestartet werden und der gesprochene Inhalt ist auf den Folien zu sehen.
