Funktionspostfächer (z.B. dekan.lili@uni-bielefeld.de)

Anträge und Regelungen zur Einrichtung

Ein Funktionspostfach wird über das SelfService-Portal (Prisma https://prisma.uni-bielefeld.de/IDM_SELFSRV-DE/page.axd) des BITS eingerichtet:

• "IT-Shop" => "Bestellen" => "IT-Basiskonten"
• => "[X] AD-Standarkonto mit Postfach" => "[Jetzt bestellen]"

Dann die Dialogbox ausfüllen:

• Einrichtung => "Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft"
• Kontotyp => "Benutzerkonto"
• AD-Konto: => " ... " (gewünschtes Login/Kürzel: z.B. "suplili")
• Hinweis zur Wunschkennung => "" (frei lassen)
• Ist technisches Dienstkonto  => [ ] (frei lassen)
• Beschreibung: => " ... " (z.B. "Konto für EDV-Support")
• Interaktive Anmeldung => [ ] (frei lasssen)
• Im Adressbuch verbergen => [ ] (frei lassen)
• Email-Adresse: => " ... " => (z.B. "support.lili@uni-bielefeld.de")
• Vollberechtigung für: " ... " => EIGENE Email (z.B. martin.schmitz@uni-bielefeld.de)
• Gültig bis: " ... " => Antragsdatum + ein Jahr (tt.mm.jjjj)

Wichtig

- die Email-Adresse wird einer bestehenden Uni-Email zugeordnet (z.B. martin.schmitz@uni-bielefeld.de)
- die Email wird immer dem Antragsteller zugeordnet (also NICHT über Dritte wie z.B. ein Sekretariat)

Anschließend den Einkaufswagen absenden!

Verwaltung des Postfachs

Der Besitzer des Postfachs ist für die Verwaltung eigenverantwortlich. Anbei eine Kurzanleitung (bei weiteren Fragen kurz durchrufen, bzw. die Anleitungen des BITS durchlesen).

- Prisma starten (prisma.uni-bielefeld.de)
- Kontoübersicht öffnen
- ⊞ anklicken
- berechtigte Personen eintragen
- [Speichern]
 

Achtung:
"Vollberechtigung" bedeutet "alles AUßER senden"

Tipp:
Um zu verhindern, dass Emails von mehreren Personen beantwortet werden, empfielt es sich, einen "Erledigt"-Ordner anlegen. Wurde eine Email bearbeitet, sollte diese dann in "Erledigt" verschoben werden und ist somit nicht mehr im "Eingang".

Postfach einbinden und nutzen

Tipps zur Handhabung:

NUR unter dem Webmailer in einem eigenen Tab nutzen.
Hintergründe:

- andere Klienten erzeugen sonst unterschiedliche Ordner für identische Vorgänge: Bsp. "Gesendet", "Sent", "Gesendete Elemente" etc.)
- Signatur, Adressbuch etc. ist immer identisch
- Absender ist immer die Postfach-Adresse

Nutzung der Emails

- Beantwortete Emails in den "Erledigt"-Ordner verschieben (verhindert doppelte Antworten)
- Jede Email namentlich beenden (z.B. Viele Grüße, Martin)
- Nie eine Email löschen (außer evtl. Spam)

Los geht's

- Webmailer öffnen und einloggen
- Nutzer-Icon (oben rechts) anklicken
- "Weiteres Postfach öffnen" anklicken
- Email-Adresse des Funktionspostfachs eintragen
- Tab wechseln und loslegen