Schritte der Veranstaltungseingabe
Die Eingabe aller Veranstaltungsdaten erfolgt über mehrere Eingabemasken, die nacheinander bearbeitet werden können. Nur das erste Formular für die Eingabe der Grunddaten muss zwingend ausgefüllt werden, alle anderen Formulare können auch später ausgefüllt oder überarbeitet werden.
Eine Erläuterung der einzelnen Formularfelder finden Sie, wenn Sie in der eKVV-Eingabe die eingebunden Hilfeseite öffnen (über den Link "Hilfe öffnen"). Auf dieser Seite finden Sie weiterführende Hinweise zur Eingabe von Veranstaltungsdaten.
Bei der Eingabe der Grunddaten sind die folgenden Punkte zu bedenken (detailliertere Informationen können den im eKVV eingebundenen Hilfeseiten entnommen werden):
Semestereinstellung: Falls die Veranstaltung außerhalb der Vorlesungszeit oder in den Randzeiten des Semester stattfindet sollte beachtet werden, dass das Semester eingestellt wird, dem die Veranstaltung organisatorisch zugeordnet ist.
Die Belegnummer wird in der Regel automatisch erzeugt, dieses Verfahren wird auch empfohlen, weil auf diese Weise doppelte Belegnummern vermieden werden. Es gibt allerdings Anlässe, bei denen es sinnvoll ist, dieselbe Belegnummer zu verwenden, z.B. wenn zu einer laufenen Veranstaltung eine Klausurveranstaltung angelegt wird. Nachteil der doppelten Belegenummer bei zwei Veranstaltungen ist natürlich die Uneindeutigkeit in der Kommunikation, sowei die Tatsache, dass sich beide Veranstaltungen dann denselben Mailverteiler teilen. Wir haben auf dieser Seite beschrieben, wie die Mailverteiler in diesen Veranstaltungen dennoch genutzt werden können: "Kommunikation mit Studierenden"
Die Eingabe der Semesterwochenstunden (SWS) wird nicht erzwungen, das hier gefüllte Feld wird aber in der Lehrangebotserhebung genutzt.
Angaben zu den erwarteten Teilnahmezahlen haben zwei Funktionen: Einmal die benötigte Größe für den Raum in dem die Veranstaltung stattfinden wird, sowie ggf. eine Teilnahmebeschränkung der Veranstaltung. Letzteres kann nicht ohne Zustimmung des Studiendekanats erfolgen, um ausreichende Kapazitäten bei den Veranstaltungsplätzen innerhalb eines Studienganges zu gewährleisten
Die Termineingabe hat neben dem offenkundigen Anlass, die Studierenden wissen zu lassen, wann ihre Veranstaltung stattfindet, weitere Funktionen:
Detailliertere Hinweise finden Sie auf dieser Seite: "Termine und Veranstaltungsformate"
Mit der Zuordnung der Veranstaltungen zu Studiengängen sorgen Sie einerseits dafür, dass den Studierenden im eKVV bei der Veranstaltung angezeigt wird, für welches Studienangebot und in welchem Modul die betreffende Veranstaltung verwendet werden kann. Gleichzeitig sortieren Sie mit der Fachzuordnung die Veranstaltung in die Auflistung eines Studienganges ein und ermöglichen es letztlich auch, dass Lehrende Leistungen verbuchen können und die Veranstaltung in der Prüfungsverwaltung im Transcript an der richtigen Stelle auftaucht.
Die Eingabe der Fachzuordnungen wird in dieser Unterseite erläutert: Eingabe der Fachzuordnungen
Alle Personen, die im PEVZ der Universität als "lehrend" gekennzeichnet sind, können mit Lehrveranstaltungen verknüpft werden, unabhängig von ihrer organisatorischen Zuordnung zu einer bestimmten Fakultät oder Einrichtung. Lassen sich Personen hier nicht auswählen, obwohl sie im PEVZ eingetragen sind, liegt das in der Regel an der fehlenden Markierung als Lehrende. Dies lässt sich einfach überprüfen:
Als "lehrend" markierte Personen haben neben ihrem Eintrag im PEVZ eine Verknüpfung ins eKVV (auch dann, wenn für sie noch keine Veranstaltungen verknüpft sind), mit dem Text "Lehrveranstaltungen". Fehlt diese Verlinkung, liegt das an der fehlenden Markierung im PEVZ. Zur Korrektur können die Kolleg*innen angesprochen werden, die für die Pflege des jeweiligen Eintrags zuständig sind. Ihre Kontaktdaten werden über den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" ebenfalls im Seitenmenü jedes Personeneintrags angezeigt.
Die Veranstaltungskommentare spielen eine wichtige Rolle bei der Information der Studierenden zu den in der Veranstaltung behandelten Themen, der zu lesenden Literatur oder für weiterführende organisatorische Hinweise zur Veranstaltung. Grundsätzlich sollten die Lehrenden einer Veranstaltung den Kommentar selbst pflegen, sie haben mit ihren Rechten im eKVV Zugriff auf die Kommentareingabe. Diese Hilfeseite für Lehrende erläutert die Nutzung der einzelnen Felder: "Kommentareingabe für Lehrende"
Personen mit eKVV-Eingaberechten können die Veranstaltungskommentare ebenfalls pflegen.
Veranstaltungen können im eKVV besonders gekennzeichnet werden, wenn sie komplett in englischer Sprache abgehalten werden. Diese Funktion soll es internationalen Studierenden ermöglichen, relativ schnell diejenigen Lehrveranstaltungen zu finden, an denen sie ohne Deutschkenntnisse erfolgreich teilnehmen können. Eine Übersicht über diese Kurse kann hier abgerufen werden:
Auch in den verschiedenen Veranstaltungsübersichten im eKVV (Studiengänge, alle Veranstaltungen einer Lehrenden, Suchergebnisse) sind die "Courses taught in English" durch einen entsprechenden Hinweis in der Übersichtsseite sofort auffindbar.
Diese Übersicht richtet sich nicht nur an internationale Studierende, die bereits ein Studium an der Universität Bielefeld aufgenommen haben, sondern sie kann auch für weitere Gruppen von Studierenden relevant und interessant sein:
Um eine Veranstaltung in die Übersicht der englischen Veranstaltungen zu bringen, muss bei den Grunddaten der Veranstaltung die Option "Sprache der Lehrveranstaltung" auf Englisch gesetzt werden. Dieser Eintrag kann sowohl von den eKVV-Verantwortlichen der Fakultäten als auch von den Lehrenden oder deren Sekretärinnen vorgenommen werden.
Lehrende können über die Seite 'Meine Veranstaltungen' auf die Arbeitsseite für Kommentare gelangen. Dort finden sie die Option direkt über den Schaltflächen zum Speichern der Kommentare.
Auf der Detailseite einer Veranstaltung finden Sie in der oberen rechten Ecke einen grauen Kasten mit "Aktionen":
Von hier aus erreichen Sie die häufigsten Funktionen, die Sie in der Lehrplanung oder später im Semester für das Lehrveranstaltungsmanagement benötigen: