eKVV

Gegen Ende jedes Semesters gibt es einen Aufruf an alle Studierenden, sich im Rahmen der universitätsweiten Onlinbedarfserhebung einen Stundenplan für das kommende Semester anzulegen. So entstehen zu einem frühen Zeitpunkt im Semester schon Teilnahmelisten für das Folgesemester, die den Fakultäten und der Verwaltung dabei helfen abzuschätzen, wie die einzelnen Veranstaltungen nachgefragt werden, ob größere Räume besorgt werden müssen oder noch einzelne Veranstaltungen ergänzt werden können. Diese weit im Voraus erstellten Stundenpläne helfen bei der Kapazitätsabschätzung, müssen und können aber noch nicht ganz verbindlich sein.

Wenn das neue Semester näher kommt, sollten Sie Ihren Stundenplan noch einmal überprüfen und ggf. aktualisieren (wenn sich z.B. Ihre Zeitplanung geändert hat, oder Sie vielleicht eine Veranstaltung wegen einer nicht bestandenen Prüfung erneut besuchen müssen). Sobald das Semester startet, sollte Ihr Stundenplan genau die Veranstaltungen beinhalten, die Sie besuchen wollen, damit die Lehrenden zum ersten Veranstaltungstermin eine aktuelle Teilnahmeliste vorfinden.

Es gibt Anlässe, zu denen sich Ihre Semesterplanung noch ändert. Dann sollten Sie unbedingt Ihren Stundenplan aktualisieren. Er sollte immer aufgeräumt sein und genau die Veranstaltungen beinhalten, an denen Sie teilnehmen. Das ist wichtig für die Lehrenden Ihrer Veranstaltungen, die auf aktuelle Teilnahmelisten angewiesen sind, aber davon profitieren auch Sie: In der "Meine Uni"-App und im "Meine Uni"-Portal werden Ihnen Ihre nächsten Veranstaltungstermine als Uni-Kalender angezeigt, so dass Sie auf einen Blick sehen können, was als nächstes ansteht und wohin Sie als nächstes müssen.

Was sind Anlässe, zu denen Sie Ihren Stundenplan überarbeiten sollten?

• Vielleicht haben Sie sicherheitshalber Veranstaltungen in den Stundenplan aufgenommen, die Sie nur dann besuchen müssen, wenn Sie vielleicht eine Prüfung aus dem Vorsemester nicht bestehen. Die Leistung aus dem Vorsemester ist aber mittlerweile glücklich in Ihrer Leistungsübersicht gelandet und die Veranstaltung wird aus dem Stundenplan entfernt.
• Sie haben mehrere Veranstaltungen in den Stundenplan aufgenommen, bei denen die Plätze im Rahmen von Platzverteilungsverfahren zugewiesen wurden. Die Platzverteilung ist abgeschlossen und Sie entfernen alle Veranstaltungen aus dem Stundenplan, bei denen Ihr Status "nicht teilnehmend" ist.
• Sie haben großzügig geplant und sich einige Veranstaltungen in den Stundenplan aufgenommen die Sie interessant finden, merken aber, dass das Pensum zu hoch wird, oder dass Sie doch weniger verfügbare freie Zeit im Semester haben, als gehofft. Sie entfernen alle Veranstaltungen aus Ihrem Stundenplan, an denen Sie doch nicht teilnehmen können.
• Zwei Veranstaltungen im Stundenplan überschneiden sich zeitlich. Sie entscheiden sich für eine der beiden Veranstaltungen und entfernen die andere aus Ihrem Stundenplan, denn Sie können nicht gleichzeitig an zwei verschiedenen Orten sein.

Das Teilnahmemanagement wird z.T. in Vergabeverfahren der Fakultäten und Fächer verwendet, die teilnahmebeschränkte Veranstaltungen innerhalb der Fakultät oder des Faches verteilen. Aber weder wird das eKVV-Teilnehmermanagement bei allen Veranstaltung mit Teilnahmebeschränkung verwendet werden, noch sind alle Veranstaltungen mit eKVV-Teilnehmermanagement zwangsläufig teilnahmebeschränkt. So können z.B. Lehrende das eKVV-Teilnehmermanagement in ihrer Veranstaltung nach Beginn der Vorlesungszeit nutzen, um die Studierenden, die die betreffende Veranstaltung zwar im Stundenplan haben, aber nicht teilnehmen, von der Teilnehmerliste zu löschen.

• Teilnahmebeschränkte Veranstaltungen erkennt man im eKVV an einem farbig unterlegten Hinweis: "Begrenzte Teilnahmezahl"
• Veranstaltungen mit Teilnahmemanagement sind markiert mit einem Personen-Icon und dem Text "eKVV Teilnahmemanagement"

Melden Sie sich am eKVV an und nehmen Sie die Veranstaltung in den Stundenplan auf. In der Kurzübersicht Ihres Stundenplans können Sie dann den Status einsehen, der Ihnen für die jeweilige Veranstaltung zugeordnet wurde. In der Regel wird der Teilnahmestatus zuerst "undefiniert" sein (grauer Pfeil). Nach der Durchführung der Platzvergabe ändert sich der Status, wie Sie an einem Farbwechsel in dem Pfeilsymbol erkennen können. Sie sehen also die Ergebnisse derjenigen Verteilverfahren, die über das eKVV durchgeführt werden, direkt in ihrem persönlichen eKVV-Stundenplan. Mit Hilfe des Links "Details" können Sie mehr über den jeweiligen Status erfahren und einsehen, wer für die Festlegung des Status verantwortlich ist.

Das eKVV-Teilnehmermanagement dient nur zur Dokumentation einer erfolgten oder nicht erfolgten Platzzuteilung. Die Verteilung erfolgt anhand in der BPO bzw. in den Masterprüfungsordnungen festgelegter Kriterien . Die Entscheidung über die Teilnahme liegt entweder bei den jeweiligen Lehrenden oder in Fällen von fakultäts- bzw. fachweiten Vergabeverfahren bei den dort verantwortlichen Personen. Wer den Teilnahmestatus für die betreffende Veranstaltung im Teilnahmemanagement eingetragen hat, können Sie über "Details" einsehen. Im Zweifelsfall sollten Sie sich zunächst an den Lehrendenwenden. Dies gilt auch bei Fragen zum Zeitpunkt, an dem Ihnen die Entscheidung über Teilnahme oder Nicht-Teilnahme rückgemeldet wird.

Wenn Sie Aufgaben in Pflege oder Kinderbetreuung haben, können Sie dies im Studierendensekretariat Ihren Einschreibungsdaten hinzufügen lassen. Die Kolleg*innen, die sich in den Fakultäten mit Platzvergabeverfahren beschäftigen, können diesen "Elternstatus" dann in der Vergabesoftware einsehen, so dass Ihr zeitlichen Wünsche bei der Zuweisung von Plätzen stärker berücksichtigt werden können.

Der Elternstatus geht nicht in den Verteilalgorithmus des automatischen Platzvergabeverfahrens ein. Das bedeutet also, dass Eltern nicht per se bei der Zuteilung von Plätzen bevorzugt werden. Bitte wenden Sie sich an die Härtefallsprechstunde zu den Platzvergaben Ihrer Fakultät, falls Sie aufgrund von Betreuungsaufgaben den Platz in einer Veranstaltung nicht wahrnehmen können.

Die Zeitpunkte für die Durchführung von Vergabeverfahren legen die Fakultäten bzw. Fächer jeweils selbst fest. In der Regel werden Sie über den E-Mailverteiler Ihres Faches über den genauen Ablauf informiert.

Der Zeitrahmen, in dem die Vergabeverfahren stattfinden sollen, sind im Kalender der Lehrplanung festgehalten.

Fragen Sie im Zweifelsfall bei Ihren Lehrenden bzw. den verantwortlichen Personen für die Vergabeverfahren nach.

Wenn in einer Klausurveranstaltung im eKVV im Voraus ein [[Sitzplan]] erstellt wird, können Sie diesen ebenso wie Ihren Teilnahmestatus in der '''Kurzansicht''' Ihres Stundenplanes in der Spalte "Status" einsehen.

Eine spezielle Form des Teilnahmemanagements stellen die ''gemanagten Veranstaltungen'' dar. Sie wurden zuerst für die Veranstaltungen der Medizinischen Fakultät eingeführt um deren Besonderheiten im Lehrbetrieb zu unterstützen. Bei gemanagten Veranstaltungen wird über die Teilnahme ausschließlich von der Fakultät entschieden, solche Veranstaltungen können weder frei belegt werden, noch kann nach einer erfolgten Zuordnung zur Veranstaltung dieser Platz selbstständig über das eKVV wieder freigegeben werden. Wenn Sie an so einer Veranstaltung teilnehmen möchten, aber nicht auf der von der Fakultät direkt festgelegten Teilnahmeliste stehen, so müssen Sie sich einmal direkt mit der Fakultät in Verbindung setzen. Kontaktadressen finden Sie in der Veranstaltungsdetailseite unter dem Punkt der Ansprechpersonen. WICHTIG: Die Zulassung zu diesen Veranstaltungen kann nicht durch die Lehrenden vorgenommen werden, Sie müssen sich hier an die eKVV Beauftragten der Fakultät wenden.

Die Organisation von (Modul)-Prüfungen wird von Fakultät zu Fakultät unterschiedlich organisiert, die genaue Absprache erfolgt in der Veranstaltungen. Deshalb ist die wichtigste Regel, dass man sich im Zweifelsfall rechtzeitig bei den Lehrenden der Veranstaltung erkundigt, ob eine verbindliche Anmeldung zur Prüfung vorgesehen ist.

Vor allen Dingen in Studiengängen, in denen Klausuren mit großen Teilnehmer*innenzahlen geschrieben werden, läuft die Organisation der Prüfungen häufig über das eKVV ab. Dazu werden eigene Prüfungsveranstaltungen im eKVV veröffentlicht, die dann von den Studierenden, die z.B. an einer Klausur teilnehmen wollen, in den Stundenplan aufgenommen werden müssen. So wissen die Organisator*innen, wie groß die Räume für die Prüfung sein müssen und wie viele Klausurexemlare gedruckt werden müssen.

Es ist üblich, für diese Anmeldung Fristen zu setzen, die im eKVV angezeigt werden. Ist die Frist abgelaufen, ist keine Anmeldung mehr möglich.

Die Prüfungsveranstaltungen finden sich im eKVV immer in demselben Modul, wie die dazugehörige Lehrveranstaltung, häufig hat sie auch denselben Titel und die Belegnummer. Auf diese Weise lassen sich Prüfungsveranstaltungen leicht auffinden.

Bei Prüfungsveranstaltungen handelt es sich um einmalige Termine, die im Stundenplan zwar über die Wochenansicht angezeigt werden, aber eben nur in der Woche, in der sie tatsächlich auch stattfinden. In der Stundenplansicht "Ausführlich", in der alle Veranstaltungen im Stundenplan angezeigt werden, werden auch die Prüfungsveranstaltungen angezeigt.

Es gibt außerdem eine eigene Seite, die für angemeldete Nutzer*innen die Prüfungsveranstaltungen im eigenen Stundenplan anzeigt. Natürlich können hier nur die Veranstaltungen angezeigt werden, die über das eKVV organisiert werden. Individuell zwischen Prüfer*in und Studierenden vereinbarte Prüfungen (z.B. mündliche Prüfungen) können hier nicht dargestellt werden:

• "Meine Prüfungen"

Wenn für die Organisation der Prüfungsveranstaltung vorab Sitzpläne veröffentlicht werden, findet man den eigenen Sitzplatz auch über diese Stundenplansicht.

Bitte kontrollieren Sie die folgenden Punkte:

• Ist die fragliche Veranstaltung tatsächlich in Ihrem Stundenplan gespeichert?
• Wurde in der Veranstaltung das Teilnahmemanagement aktiviert? Überprüfen Sie in dem Fall Ihren Teilnahmestatus: Nur wenn Sie als "Teilnehmer*in" der Veranstaltung markiert sind, können Sie Mails erhalten. Sprechen Sie die Lehrenden der Veranstaltung an, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Teilnahmestatus geändert werden muss.
• Welche Mailadresse ist für Sie im eKVV gespeichert? Passen Sie diese ggf. an oder richten Sie sich eine Weiterleitung auf ein Mailpostfach ein, das Sie verwenden.
• Kontrollieren Sie den Spam-Ordner Ihres Mailpostfaches. Es kommt vor, dass Systemmails fälschlich als Spam eingeordnet werden.

Sie sind über die im eKVV gespeicherte Mailadresse für die Universität erreichbar. Wenn wir Ihre Mailadresse löschen, dann entgehen Ihnen in Zukunft nicht nur Rundmails an große Gruppen von Universitätsangehörigen, Sie sind auch für Lehrende und Prüfungsämter nicht mehr erreichbar. Davon ist dringen abzuraten.

Sie können Ihre Mailadresse im eKVV selbst bearbeiten und dort z.B. eine Adresse hinterlegen, die Sie gezielt abrufen so dass sich Universitätsmails  nicht mit Ihren privaten Mails vermischen. Wir haben hier beschrieben, wie Sie Ihre Mailadresse im eKVV verwalten:

Die Mailadresse im eKVV