Campus Support
Terminvereinbarungen: Berechtigungen und Einstellungen
Berechtigungen
Jede Person, die im PEVZ der Universität eingetragen ist, kann auf diese Weise die eigenen Terminserien veröffentlichen und verwalten. Die Termine können durch Personen mit BIS-Zugang gebucht werden, zusätzlich können Sie als Terminanbieter*in auch die Möglichkeit der Buchung durch Personen ohne Log-In freigeben.
Sekretariate, die im PEVZ Lehrenden zugeordnet sind, können für diese Lehrenden im Rahmen ihres Sekretraiatsrechts selbst Terminserien anlegen und verwalten.
Mit dem besonderen Recht zur "Terminvereinbarungen" werden Personen berechtigt, Termine für alle Personen der Einrichtung und der untergeordneten Einrichtungen sowie für die Einrichtung selbst und ihre untergeordneten Einrichtungen zu bearbeiten. Dieses Recht muss wie die übrigen BIS-Rechte explizit beantragt werden: "Erweiterte Rechte"
Sekretariate oder Personen mit dem o.g. Recht finden in der Seite "Meine Terminvereinbarungen" oben rechts einen Button zur "Personenauswahl zur Terminvereinbarung" mit dem sie auswählen können, für welche Person sie Terminserien bearbeiten möchten. Ohne eine derartige Auswahl werden auf der Seite "Meine Terminvereinbarung" jeder Person nur die eigenen Termine angezeigt.
Als Mitarbeiter*in selbst einen Termin buchen
Auch als Mitarbeiter*in können Sie einen Termin bei Kolleg*innen oder in einer Einrichtung buchen. Rufen Sie dazu einfach die Buchungsseite der anbietenden Stelle auf, indem Sie im PEVZ die Einrichtung oder Person suchen und dort im Seitenmenü über den Link "Termin online vereinbaren" die Buchungsseite aufrufen. Wenn Sie noch nicht am BIS angemeldet sind, müssen Sie sich jetzt mit Ihrem BIS-Zugang für Mitarbeiter*innen einloggen.
Dort werden Ihnen alle noch stattfindenden Termine angezeigt. Wählen Sie sich einen freien Termin aus und klicken Sie auf das Buchen-Symbol am rechten Rand. Sie kommen dann in eine Seite, in der Sie für die Terminanbieter*in beschreiben können über welches Thema Sie gerne sprechen möchten und zusätzlich nur für Sie sichtbare Notizen dazu anlegen können. Falls die Terminanbieter*in unterschiedliche Durchführungsformate (vor Ort, online, telefonisch) anbieten, so müssen Sie sich hier für ein Format entscheiden.
Wenn Sie den Termin wirklich buchen wollen bestätigen Sie dies. Ab der Bestätigung wird der Termin im System gebucht und auch den Terminanbieter*innen als "gebucht" angezeigt - der Termin "gehört" damit Ihnen, ohne dass eine weitere Bestätigung durch die Terminanbieter*innen nötig wäre.
Termine, die Sie selbst als Termin-Nehmer*in gebucht haben, können Sie in der Seite "Meine Terminvereinbarungen" über einen Link im grauen Kasten oben in der Seite aufrufen.
Einstellungen
Hier geht es direkt in die Seite zur Terminvereinbarung: Meine Terminvereinbarungen
Wenn Sie diese Seite zum ersten Mal aufrufen, werden Ihnen keine Termine angezeigt. Sie können aber eine Reihe von Einstellungen vornehmen:
Benachrichtigungseinstellungen
Per Voreinstellung werden Sie nicht darüber benachrichtigt, wenn Personen Termine buchen oder absagen. Sie können sich aber per eMail über jede Buchung oder Absage benachrichtigen lassen, die entsprechende Option finden Sie direkt in der Seite unter dem Abschnitt 'Benachrichtigungen'.
Verlinkung ins PEVZ
In Ihrem Personeneintrag im PEVZ wird automatisch ein Link zur Terminbuchung eingefügt, sobald Sie eine Terminserie veröffentlichen. Dieser Link bleibt auch dann bestehen, wenn Sie aktuell keine Termine anbieten oder alle Termine ausgebucht sind. Über einen entsprechenden Button können Sie die Verlinkung in Ihrem Personeneintrag deaktivieren.
Sie haben die Möglichkeit, direkt in Ihrem Personeneintrag im PEVZ feste Sprechzeiten für offene Sprechstunden einzugeben (im Rahmen der Selbsteingabeoptionen für das PEVZ, die wir hier beschrieben haben: "Mein PEVZ"). Damit diese Sprechzeiten nicht mit Ihren buchbaren Terminen kollidieren, wird die aktuell eingetragene Sprechzeit in dieser Seite eingeblendet, mit einem Link zur Bearbeitungsseite (falls Sie diese jetzt ändern möchten).