Universitätsarchiv
Schriftgutverwaltung
Allgemeine Informationen
Unter Schriftgutverwaltung (oder Records Management) versteht man die die revisionssichere Archivierung, Verwaltung und Kontrolle von digitalen Dokumenten oder Dokumenten aus Papier.
Der wichtigste Grundsatz besteht darin, dass der Stand einer Sache respektive eines Geschäfts jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich ist. Schriftgut soll zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Massnahmen getroffen wurden. Es soll dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, unterstützen und Rechenschaft ablegen. Im internationalen Standard ISO 15 489 sind die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung umschrieben und normiert.
Zentral für Schriftgutverwaltung ist die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung berücksichtigt und dokumentiert wird.
Schriftgut (Unterlagen/Akten) sind alle geschäftsrelevanten Informationen, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten (u.a. Metainformationen wie Eingangsdatum), die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Die Verwaltung und Organisation des Schriftguts ist eine Daueraufgabe, die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt. Eine organisatorische Herausforderung ist die Verwaltung der hybriden (digitalen und physischen) Geschäftsunterlagen.
Wenn Sie Fragen haben, schauen Sie mal in unserem FAQ-Bereich vorbei. Dort werden typische Fragen zur Schriftgutverwaltung beantwortet.
Aktenführung
Die Ablagezuständigkeit folgt dem Prinzip der Federführung. Wird ein Prozess oder Vorgang durch mehrere Beteiligte bearbeitet, legen sie fest, wer die Akte führt. Die federführende Stelle ist verantwortlich dafür, dass die Akte vollständig ist und damit der Vorgang oder der Prozess daraus jederzeit nachvollziehbar bleibt. Jede Akte muss mindestens durch Titel (Betreff), Geschäftsnummer (Aktenzeichen), Eröffnungsdatum und Autor (Besitz, federführende Stelle) gekennzeichnet und somit eindeutig identifizierbar sein.
Wichtige Eckpfeiler/Ziele einer funktionierenden Schriftgutverwaltung sind die Gewährleistung rechenschaftsfähiger Geschäftsführung, die Erbringung von Dienstleistungen in gleichbleibender Qualität, die Unterstützung von Führungsentscheidungen und die Wahrung des Gedächtnisses der Organisation.
Das Universitätsarchiv ist zuständig für dieses Gedächtnis der Universität Bielefeld. Aus diesem Grund ist es dem Archiv ein wichtiges Anliegen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Schriftgutverwaltung zu unterstützen. Das Universitätsarchiv steht bei Fragen rund um Aktenführung, Aufbewahrungsfristen oä. immer gerne zu Verfügung. Eine besondere Herausforderung steht in den nächsten Jahren mit der Umstellung auf komplett elektronische Aktenführung an. Auch in diesem Bereich kann das Universitätsarchiv Hilfestellung leisten.
Aktenplan und Aussonderung
Grundvoraussetzung einer geordneten Aussonderung ist die korrekte Ablage der laufenden Unterlagen. Diesem Zweck dienen Aktenpläne. Für den Bereich der Zentralen Hochschulverwaltung geben die Aktenordnung und der Aktenplan für die Verwaltung der Universität Bielefeld vom 31. März 2003 einen einheitlichen Aktenplan vor und regelt die Vergabe der Aktenzeichen.
Das Universitätsarchiv ersetzt nicht Ihre Altregistratur, sondern ist ausschließlich Endarchiv: Grundsätzlich sind die Dienststellen gehalten, die Unterlagen während der gesetzlich angeordneten Aufbewahrungsfristen in ihren Räumen aufzubewahren. Diese Fristen sind für die Universität in den vom Rektor am 4. Juni 2018 in Kraft gesetzten Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen geregelt.
Registraturgut sind Schriftgut sowie Bild-, Karten-, Audiomaterial und das auf rechnergestützten Datenträgern gespeicherte Material, das bei Registraturbildnern aus deren gesamter Tätigkeit erwachsen ist. Nach Ablauf der durch Rechtsvorschriften bzw. die Aufbewahrungsrichtlinien von 2018 angeordneten Aufbewahrungsfristen sind alle Dienststellen nach § 4 ArchivG NRW von 2010 gehalten, nicht mehr benötigte Akten aus der Altablage auszusondern und dem Universitätsarchiv anzubieten. In Absprache mit der bisher aktenführenden Stelle werden die Unterlagen vom Archiv übernommen. Aussonderungen sollen im Bereich der Universität in regelmäßigen Abständen erfolgen, empfohlen werden Aussonderungen im Abstand von 3 bis 5 Jahren. Das Universitätsarchiv kann Ihnen auch bei Fragen zu Aufbewahrungsfristen behilflich sein.
Der Ablauf der Aufbewahrungsfristen berechtigt nicht zur eigenmächtigen Vernichtung. Eine solche eigenmächtige Vernichtung erfüllt unter Umständen den Tatbestand des Verwahrungsbruches (§ 133 StGB).