Bielefelder IT-Servicezentrum

Es ist nicht leicht, gleichzeitig ein Meeting zu organisieren, inhaltlich zu moderieren und dann noch für die Sicherheit zuständig zu sein. Es empfiehlt sich daher, eine oder mehrere Personen im Meeting zu "Co-Hosts" zu befördern, damit sie sich um Moderation und/oder den geordneten Ablauf im Meeting kümmern können. Diese Personen könnten andere Veranstalter*innen aus Ihrem Team sein, weitere Lehrende, Tutor*innen oder Teilnehmer*innen, denen Sie vertrauen.

Öffnen Sie dazu einfach die Liste der Teilnehmer*innen mit "Teilnehmer verwalten", wählen Sie bei der gewünschten Person "Mehr" und dort "Co-Host erstellen". Die betroffene Person kann nun wie Sie auf Host-Werkzeuge zugreifen.

Jedes Meeting muss ein Passwort haben, damit das Meeting nicht durch Personen gestört werden kann, die durch maschinelles Abfragen die Meeting-ID "erraten" haben.

Für jedes Meeting existiert ein Meeting-Link (URL), den Sie Teilnehmer*innen zuschicken können, damit diese damit zum Meeting gelangen. Standardmäßig ist in dem Link auch bereits das Passwort für das Meeting in kodierter Form enthalten. Beispiel:

https://uni-bielefeld.zoom.us/j/94395455?pwd=KzJENnhjd0tPO

Wenn so ein Link verwendet wird, muss kein zusätzliches Passwort eingegeben werden. Bei der ersten Verwendung von Zoom, kann es vorkommen, dass der Link nach der Installation der App noch einmal neu angeklickt werden muss, damit es direkt klappt.

Wenn einem Meeting per Meeting-ID oder über einen Link ohne "?pwd=xxxx" beigetreten wird, muss ein Passwort angegeben werden. Das Passwort ist in der Planungsansicht des Meetings und während des Meetings über das kleine (i) in der oben linkeren Ecke einsehbar. Wenn der Standard-Einladungstext verwendet wird, ist das Passwort auch bereits enthalten.

Für die wichtigsten Sicherheitsfunktionen und in Paniksituationen sollte der Button "Sicherheit" Ihre erste Adresse sein. Hosts und Co-Hosts haben über die Tool-Leiste auf diesen Button Zugriff und können darüber direkt den Zugang zum Meeting steuern, diverse Berechtigungen verwalten und Teilnehmer*innen entfernen. Im Folgenden werden die Funktionen im einzelnen beschrieben.

 

Empfehlung: bei überschaubarer Personenanzahl nutzen

Wenn Sie ein Meeting "sperren" kann niemand mehr beitreten - auch nicht einem etwaigen Warteraum. Alle Versuche, dem Meeting beizutreten werden mit der Information abgebrochen, dass das Meeting gesperrt ist. Die Funktion lässt sich in etwa mit einem "Abschließen von Innen" vergleichen.

Das Sperren ist sehr nützlich und sollte verwendet werden, wenn Sie sich sicher sind, dass alle erforderlichen Teilnehmer*innen bereits dem Meeting beigetreten sind. Dies sollte insbesondere bei kleineren Gruppen recht leicht überschaubar sein. Wenn allerdings ein/e Teilnehmer*in das Meeting verlässt (z.B. aufgrund von Verbindungsproblemen), müssen Sie das Meeting kurzzeitig entsperren, damit die Person wieder beitreten kann.

Empfehlung: Möglichst immer aktiviert lassen

Mit aktivierter Wartefraumfreigabe haben Sie darüber Kontrolle, wer Ihrem Meeting beitreten darf. Sie müssen Personen im Warteraum dann den Eintritt "Erlauben" - das geschieht über die Teilnehmerliste. Bei größeren Veranstaltungen kennen Sie natürlich nicht jede Person beim Namen und können auch nicht erst die Anmeldeliste durchsuchen, aber Sie sind so bereits gegen die Meetingübernahme durch z.B. große Gruppen von "Meeting Crashern" geschützt.

Auch hier empfiehlt sich die Unterstützung von Co-Hosts (siehe oben), da neue Anfragen im Warteraum leicht übersehen werden können, wenn man erst einmal mit dem inhaltlichen Teil des Meetings begonnen hat.

Bei Veranstaltung mit mehreren hundert Teilnehmer*innen, kann der Warteraum auch für wenige Minuten zu Meeting-Beginn deaktiviert werden, damit die größte Menge an Personen nicht "per Hand" hereingelassen werden muss. Danach sollten Sie die Funktion aber wieder aktiveren, um den Zufluss an Teilnehmer*innen wieder im Auge haben zu können.

Empfehlung: Nur temporär wenn notwendig

Mit dieser Option können Sie Teilnehmer*innen erlauben, den eigenen Bildschirm (oder eine Anwendung/Whiteboard) freizugeben. Wenn diese Option aktiviert ist und ein/e Teilnehmer*in eine Bildschirmfreigabe startet (und aktuell keine andere Freigabe läuft), sehen alle Meetingteilnehmer*innen den geteilten Inhalt sofort und ohne zusätzliche Freigabe!

Da diese Funktion leicht missbraucht werden kann (z.B. von anonymen Personen, die über die Freigabe anstößige Inhalte teilen), sollten Sie sie standardmäßig deaktiviert lassen und nur aktivieren, wenn es absolut notwendig ist - und danach sofort wieder deaktivieren! Gerade bei größeren und unüberschaubaren Personengruppen sollte diese Funktion deaktiviert bleiben.

Empfehlung: Erst bei Spamming deaktivieren

Der Chat ist eine nützliche Funktion, um auch ohne Audio mit dem Meeting interagieren zu können. Dies ist inbesondere praktisch, wenn es technische Probleme mit Kamera/Mikrofon gibt und mit dem Chat ein Kommunikationskanal zur Verfügung steht.

Gerade bei großen Gruppen steigt aber auch das Risiko, dass jemand etwas zu gesprächig wird und den Chat entweder absichtlich mit Beiträgen vollspammt oder zumindest die anderen Teilnehmer*innen ständig ablenkt. In diesen Fällen kann es notwendig sein, den Chat über diese Funktion für alle Teilnehmer*innen zu deaktivieren.

Empfehlung: aktiviert

Den Teilnehmer*innen die Möglichkeit zu geben, sich umzubennen oder die Anzeige des Namens anzupassen, ist für Privatsphäre und Datenschutz sehr nützlich. Die Nutzung dieser Funktion sollte allerdings auch mit einer kurzen Diskussion zu Verhaltensregeln einhergehen, damit die Umbenennung nicht missbraucht wird.

Empfehlung: Im Notfall nutzen aber Konsequenzen beachten

Mit dieser Funktion können Sie Teilnehmer*innen aus dem Meeting werfen - diese Teilnehmer*innen können dann auch nicht wieder dem Meeting beitreten! Das Entfernen eignet sich somit nur zum Rausschmeißen von Störenfrieden, nicht zum "Aufräumen" oder als Versuch, um Verbindungsprobleme zu heben.

Sie können Teilnehmer*innen auch direkt über die Teilnehmerliste im Menü "Mehr" bei der jeweiligen Person entfernen, über die Option beim "Sicherheits"-Button haben Sie einfach nur einen schnelleren Zugriff, um direkt mehrere Teilnehmer*innen zu entfernen.

Empfehlung: Bei jeder Freigabe deaktivieren, wenn nicht benötigt

Bei einer Bildschirmfreigabe können andere Teilnehmer*innen standardmäßig mit Stif- und Textfunktionen Anmerkungen auf den Bildschirm schreiben. Da diese Funktion auch leicht missbraucht werden kann um unsinniges oder anstößige Inhalte auf den Bildschirm zu malen oder zu schreiben, sollten Sie diese Möglichkeit bei jeder Freigabe eher deaktivieren (außer natürlich, sie wollen damit arbeiten).

Diese Funktion ist auch über die Freigabeleiste am oberen Bildschirmrand bei aktiver Bildschirmfreigabe verfügbar unter "Mehr > Annotieren durch Teilnehmer*innen deaktivieren".