Räume buchen
Selbstbuchung
Grundsätzliches
Über die Selbstbuchungsfunktion ist es für die eKVV-Beauftragten in den Fakultäten möglich, freie zentral verwaltete Räume für ihre Lehrveranstaltungen direkt zu buchen. Wenn der gewünschte Raum zur gewünschten Zeit frei ist, wird die Buchung dann direkt wirksam, ohne dass ein weiterer Bestätigungsschritt durch die MitarbeiterInnen der Raumvergabe im Dezernat FM nötig wäre.
Dies ist deshalb möglich, weil sowohl alle Lehrveranstaltungen als auch die zentrale Raumvergabe über das eKVV abgewickelt werden und das System daher selbst "entscheiden" kann ob ein Raum belegt werden darf, oder nicht.
Einbindung in die hochschulweite Raumvergabe
Die Selbstbuchung ist eingebettet in die hochschulweit abgestimmten Runden der Raumvergabe, in denen dem größten Teil der Lehrveranstaltungen automatisch Räume zugewiesen werden. Da in den automatischen Vergaberunden nicht immer alle Veranstaltungen mit Räumen versorgt werden können, beginnt anschließend die "Nachsteuerung", in denen die Fakultäten selbst Räume für die Veranstaltungen suchen, die leer ausgegangen sind. Hier kommt jetzt die Selbstbuchung ins Spiel:
In den Phasen der Nachsteuerung nach den großen Vergaberunden geht es darum, die Veranstaltung möglichst zu verschieben und dann im eKVV einen freien Raum für diesen neuen Termin zu finden (über die Freiraumsuche).
Neben der Selbstbuchung ist es weiterhin möglich, Raumanfragen auch per Mail an das Raumvergabeteam zu stellen.
Wann können welche Veranstaltungen selbst gebucht werden?
Die Selbstbuchungsfunktion dient in erster Linie der Nachsteuerung nach den großen Vergaberunden und ist daher zeitlich an diese gebunden. Nur die Veranstaltungen, die bereits in einer zentralen Vergaberunde bearbeitet wurden, stehen zur Selbstbuchung zur Verfügung. Da die einzelnen Vergaberunden hintereinander stattfinden, wächst die Menge der für die Selbstbuchung zur Verfügung stehenden Veranstaltung wie folgt:
- Selbstbuchung nach der ersten Vergaberunde
- Selbstbuchung nach der zweiten Vergaberunde
- Selbstbuchung nach der dritten Vergaberunde
Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die nicht die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 3. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden
- Selbstbuchung nach der vierten Vergaberunde
Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 4. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die nicht die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 4. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden
- Selbstbuchung nach der fünften Vergaberunde
Für die genauen Termine der verschiedenen Vergaberunden beachten Sie bitte den Kalender der Lehrplanung.
Wann keine Selbstbuchung möglich ist
Die Selbstbuchung ist nicht immer und nicht für alle Veranstaltungen verfügbar.
Termine in der vorlesungsfreien Zeit bedürfen immer einer Bestätigung durch die Raumvergabe und müssen daher weiterhin per Mail angefordert werden.
Für alle anderen Termine gilt: wenn die Selbstbuchung bei einer Veranstaltung nicht möglich ist, hat das einen der folgenden Gründe
Es ist eine Überschneidung aufgetreten
Auch wenn nur bei einem einzigen der Einzeltermine des zu buchenden Veranstaltungstermins eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung in diesem Raum vorliegt, kann der Raum nicht für die gesamte Terminserie gebucht werden. Sie können in der Termindetailseite den betreffenden Einzeltermin streichen um die Selbstbuchung für die Serie nutzen zu können und müssten dann anschließend Alternativen für eine Verlegung des ausgefallenen Einzeltermines suchen.
Es ist momentan keine Selbstbuchungszeit!
Bevor die erste Vergaberunde der zentralen Raumvergabe startet, steht die Selbstbuchung für keine Veranstaltung zur Verfügung.
Es ist Selbstbuchungszeit, aber nicht für diese Veranstaltung!
Die Selbstbuchung wurde zwar aktiviert, aber die aktuell bearbeitete Veranstaltung ist noch nicht durch eine der Raumvergaberunden erfasst worden.
Die Selbstbuchung wurde für die automatische Vergabe angehalten!
Sobald eine automatische Vergaberunde läuft, wird die Selbstbuchung für alle Veranstaltungen ausgesetzt. Damit es während der Vergabezeit zu keinerlei Änderungen im Datenbestand kommt, ist eine Buchung von Räumen während dieser Zeit nicht möglich.
Der Termin ist außerhalb des selbstbuchbaren Uhrzeitbereichs
Es gibt Einschränkungen in Bezug auf die Uhrzeiten der selbstbuchbaren Termine. Siehe dazu den entsprechenden Abschnitt weiter unten.
Wie erkenne ich, ob bei einem bestimmten Termin die Selbstbuchung möglich ist?
Das eKVV zeigt in den verschiedenen Termindarstellungen unter den Angaben zur zentralen Raumvergabe nun zusätzlich einen Informationstext zu Verfügbarkeit der Selbstbuchungsoption an. Diese Texte können dabei vorkommen:
So funktioniert die Selbstbuchung
Wenn Sie für einen Termin einen passenden, freien Raum gefunden haben tragen Sie ihn über das Terminbearbeitungsformular ein und ändern dabei ggf. auch den Wochentag und die Uhrzeit, falls eine Verlegung des Termins erfolgen muss. Speichern Sie den Termin ab. Den Link zur Selbstbuchung finden Sie bei den Veranstaltungsdetails zur Termineingabe (dort, wo bislang eine Mail an die Raumvergabe erzeugt werden konnte). Der Link wird nur angezeigt wenn für den Termin tatsächlich aktuell die Selbstbuchung ausgeübt werden kann.
Sobald Sie dort die Selbstbuchung anstoßen prüft das System, ob die Buchung tatsächlich durchgeführt werden kann, ob also keine Überschneidungen durch die Buchung entstehen. Wenn diese Prüfung erfolgreich ist - Ihnen also keine Ablehnung gezeigt wird - ist der Raum wie von Ihnen eingegeben gebucht. Dies wird Ihnen unmittelbar in der Terminanzeige bestätigt.
Wer kann die Selbstbuchung verwenden
Die Selbstbuchungsfunktion steht den eKVV Beauftragten der Fakultäten zur Verfügung. Oder anders gesagt: Die Personen, die auch die Termine einer Veranstaltung bearbeiten können (z. B. um den gewünschten Raum einzutragen) sind auch die Personen, die die Selbstbuchung durchführen können.
Der Link zur Selbstbuchung wird nicht angezeigt!
Der Link zur Selbstbuchung wird immer dann angezeigt, wenn alle folgenden Bedingungen bei einem Veranstaltungstermin zutreffen:
- Bei dem Termin wird selbstbuchbar als Status der Selbstbuchungsfunktion angezeigt
- Der Termin ist noch nicht vergangen
- Der Termin hat noch keine Raumzuteilung
Wenn Sie einen Raum tauschen und dazu die Selbstbuchung nutzen wollen, so müssen Sie den Raum bei dem entsprechenden Termin zuerst zurückgeben, danach wird der Link zur Selbstbuchungsfunktion wieder verfügbar.
Falls der Termin noch keine Raumzuteilung hat, aber aktuell nicht selbstbuchbar ist, wird alternativ der Link zum Versenden einer eMail an die Raumvergabe angezeigt. Dieser sollte aber nur verwendet werden, wenn der Termin nicht sowieso später für die Selbstbuchung verfügbar wird (siehe den Kalender der Lehrplanung).
Besondere Anlässe und Sonderfälle
Änderungen an den Daten eines Veranstaltungstermins, die zum Verlust der Selbstbuchung führen
Die Termine in der Nachsteuerung werden im eKVV besonders gekennzeichnet, so dass sie vor der generellen Freigabe eines Semesters für die Selbstbuchung erkannt werden können. Sie können diese Termine wie gewohnt bearbeiten, allerdings führen bestimmte Bearbeitungen dazu, dass die Termine aus der Nachsteuerung herausfallen. Grundsätzlich geht es hier um Änderungen, die entweder die beanspruchte Raumkapazität erhöhen oder den Charakter des Termins in einer Weise verändern, die ihn nicht mehr zu den bisher erfolgten Raumvergaberunden passen lässt. Dies sind entsprechende Änderungen:
- Änderung des Rhythmus (es kann also z. B. nicht von einem wöchentlichen Rhythmus auf einen Block umgestellt werden, auch nicht von einem 14täglichen Rhythmus auf einen wöchentlichen, etc.)
- Ausweitung der Dauer (z. B. von einer 2-stündigen auf eine 3-stündige Veranstaltung)
- Erhöhung der Anzahl der Räume (Ausnahme: wenn kein Raum eingetragen war kann ein Raum eingetragen werden)
- Abschaltung der Anforderung einer zentralen Raumvergabe
Räume ändern oder tauschen
Wenn Sie bei einem Veranstaltungstermin mit bereits erfolgter Raumzuteilung in einen anderen Raum wechseln wollen, so müssen Sie den gebuchten Raum zunächst zurückgeben. Auch wenn Räume zwischen zwei Veranstaltungen getauscht werden sollen, müssen diese zunächst zurückgegeben und dann in der neuen Belegung wieder gebucht werden. Dabei besteht allerdings das Risiko, dass der frei gewordene Raum von anderen NutzerInnen "gefunden" und gebucht wurde. Es empfiehlt sich daher, die Rückgabe und das Neubuchen ohne Zeitverzug durchzuführen!
Raumbuchungen zu ungewöhnlichen Uhrzeiten
Damit die zentral verwalteten Räume genutzt werden können müssen sie aufgeschlossen und gereinigt sein. Beides kann ohne weiteres nur zu regulären Nutzungszeiten sichergestellt werden. Das sind diese Zeiten:
generell nicht zur Verfügung. Bei Terminen, die zwischen 18 und 22 Uhr enden, müssen Sie prüfen, ob Ihr Termin die zuvor genannten Zeitfenster für reguläre Buchungen ggf. verlässt. In diesem Fall müssen Sie sich ebenfalls an die zentrale Raumvergabe wenden, damit die Nutzbarkeit des Raumes sichergestellt ist. Die Selbstbuchungsfunktion zeigt Ihnen bei potentiell problematischen Terminen einen entsprechenden Hinweis an.
Kurzfristige Raumbuchungen, die am gleichen Tag wirksam werden
Die Schließung der zentral vergebenen Räume wird in Dez. FM jeden Morgen neu an Hand der im eKVV vorliegenden Raumbuchungen geplant. Dies kann dann problematisch sein, wenn Sie eine Raumbuchung durchführen, die sich auf den heutigen Tag bezieht. In diesem Fall könnten die Schließpläne bereits verteilt worden sein, Ihre Raumbuchung könnte dort fehlen und der Raum entsprechend nicht geöffnet sein.
Die Selbstbuchungsseite gibt Ihnen in so einem Fall einen entsprechenden Hinweis und Sie müssen hier selbst sicherstellen, dass der Hausservice von Ihrer kurzfristigen Raumbuchung erfährt und noch Zeit hat diese Information weiterzugeben!