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    Onboarding

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Onboarding ins BIS für Mitarbeiter*innen

Für alle Campusmanagementanwendungen (z.B. eKVV, Personen- und Einrichtungsverzeichnis, Prüfungsverwaltung) und die daran angeschlossenen Dienste (z.B. Lernplattformen, Umfrage- und Evaluationssoftware EvaSys) wird die "BIS-Benutzerverwaltung" verwendet, in der für alle Mitarbeiter*innen ein "BIS-Zugang" angelegt wird. Er erlaubt das bruchlose Hin- und Hernavigieren zwischen den verschiedenen Anwendungen und sorgt dafür, dass weniger unterschiedliche Accounts benötigt werden.

Damit neue Mitarbeiter*innen möglichst einfach zu ihrem BIS-Zugang kommen, sind die folgenden Schritte nötig:

Damit Mitarbeiter*innen auf die BIS-Anwendungen zugreifen können, müssen Sie im PEVZ eingetragen sein. Das ist das vollständige Personen- und Einrichtungsverzeichnis der Universität und zeigt die dienstlichen Kontaktdaten, sowie die organisatorische Zugehörigkeit aller Universitätsangehörigen an. Das PEVZ ist gleichzeitig die Grundlage der BIS-Benutzerverwaltung: Nur wer einen Eintrag im PEVZ hat, kann einen BIS-Zugang bekommen.

Das PEVZ wird in den Fakultäten und Einrichtungen gepflegt. Fehlt ein Eintrag oder ist er unvollständig, müssen die für die Pflege zuständigen Kolleg*innen direkt angesprochen werden. Man findet für jede Einrichtung die passende Ansprechperson, wenn man rechts neben dem Einrichtungs- oder Personeneintrag den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" klickt.

Für einen vollständigen Eintrag sind eine persönliche Mailadresse und das korrekte Geburtsdatum sehr wichtig. Das Geburtsdatum wird niemals öffentlich angezeigt, es ist aber entscheidend für den Abgleich der Benutzerverwaltungen untereinander. Die Mailadresse wird zunächst für die Zustellung des Initialpasswortes gebraucht, sie wird aber auch nach außen dargestellt und ist Teil der öffentlich sichtbaren Kontaktinformationen.

Damit Lehrende die ans eKVV angeschlossenen Lernplattformen „Lernraum“ und „LernraumPlus“ nutzen können, benötigen sie zusätzlich den Eintrag im PRISMA und ihre Uni.ID.

In der Regel geschieht der Eintrag im PRISMA im Rahmen der Einstellung im Dezenrat "Personal und Organisation", dabei wird die Uni.ID erstellt und später auf den Mitarbeiterausweis gedruckt.

Für externe Mitarbeiter*innen (wie z.B. Lehrbeauftragte, die aus anderen Mitteln bezahlt werden) kann ein externer Zugang im PRISMA angelegt werden. Für die zentrale Verwaltung übernimmt das der Servicedesk im BITS, in den Fakultäten sind die EDV-Betreuer*innen dafür zuständig.

Sobald neue Mitarbeiter*innen im PRISMA-Portal eingetragen sind und eine Uni.ID haben (bei Mitarbeiter*innen die gleichzeitig Studierende sind, ist das die Matrikelnummer), synchronisieren sich BIS und PRISMA automatisch. Bei der Synchronisation wird im Hintergrund ein BIS-Zugang angelegt, der denselben Benutzernamen erhält wie im PRISMA.

Im Normalfall ist der BIS-Zugang also schon angelegt worden und wartet darauf, "abgeholt" zu werden. Damit der gesamte Prozess möglichst störungsfrei läuft, ist einerseits wichtig, dass PEVZ- und PRISMA-Eintrag angelegt werden und dass andererseits neue Mitarbeiter*innen erst danach ihren BIS-Zugang in Betrieb nehmen. Nur dann kann die automatische Anlage der BIS-Zugänge gelingen und nur dann kann der Selfservice genutzt werden.

Wenn neue Mitarbeiter*innen ihren BIS-Zugang benötigen, nutzen sie dafür den BIS-Selfservice. Den Einstieg findet man aus der Anmeldemaske des BIS (egal an welcher Anwendung) im rechten Menü unter dem Link „Neues Passwort anfordern“.

Hier gehts direkt zum Selfservice

Dabei wird ein Prozess in mehreren Schritten durchlaufen, bei dem Anmeldename und Startpasswort an die im PEVZ eingetragen Mailadresse geschickt werden. Als zusätzliche Sicherheit wird die Uni.ID abgefragt.

Der Self-Service kann nicht genutzt werden, wenn es für die betreffenden Mitarbeiter*innen (noch) keinen Eintrag im PEVZ gibt, oder dort keine persönliche Mailadresse eingetragen ist, die wir für die Zusendung des Passwortes benötigen.

Wenn das BIS die Uni.ID noch nicht kennt, konnte auch noch kein BIS-Zugang automatisch generiert werden. Im Selfservice wird dann ein entsprechender Hinweis eingeblendet.

Wenn Sie einen PEVZ-Eintrag haben und die Uni.ID kennen, der Selfservice aber trotzdem fehlschlägt, oder wenn Sie Fragen zu Ihrem Zugang haben, wenden Sie sich gern direkt an den BIS-Support


Bitte geben Sie dort an, ob Sie den SelfService benutzt haben und ob Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt wurde.

Schicken Sie dem BIS-Support auf keinen Fall Ihr Passwort!