Dezernat Personal und Organisation
Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit von Rechnungsbelegen
Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit von Rechnungsbelegen wird formal dafür benötigt, Rechnungen freizugeben, also eine Zahlung zu veranlassen oder alternativ eine Zahlung entgegen zu nehmen. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer dazu befähigt ist, d.h. wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit zu bescheinigen ist, zu überblicken und zu beurteilen vermag.
Die Wahrnehmung dieser Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit erfolgt zum Teil noch papiergebunden, vorwiegend jedoch elektronisch in Form eines Freigabeworkflows und zum Teil sogar vollautomatisiert. Ist diese Befugnis erteilt, ist auch eine Einrichtung der entsprechenden Rechte im SAP-System bzw. x-flow-System möglich. Somit wird die Rechtevergabe unmittelbar an das Vorliegen der o.g. Befugnis geknüpft (siehe Prozessablauf). Darüber hinaus ist in diesem Zusammenhang auch die Eingruppierung von Bedeutung.
Prozessablauf:
- Beantragung der Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit (siehe Abschnitt Dokumente)
- Prüfung und Erteilung der Befugnis durch Dez. P/O
(Abteilung P/O.5, Ansprechperson: Kathrin Kröger) - Beantragung der SAP-Rechte telefonisch oder per E-Mail beim ServiceDesk
Übersicht der Rollen im SAP- und x-flow-System und entsprechende Anforderungen
- SRM - Rolle zum Bestellen (Anforderer*in)
- Anlage eines Einkaufswagens
- Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit gem. Nr. 7.3 der Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung bzw. Nr. 3.6 der Dienstanweisung der Universität Bielefeld für die Verfahrensabläufe der Bestellungen liegt vor
- Voraussetzung: Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe 3 TV-L angehören
- SRM – Genehmigungsrolle
- Genehmigung des Einkaufswagens
- Prüfung der Auftragsvergabe im Hinblick auf die Beauftragung von „Soloselbstständigen“ mit Dienstleistungen gem. Rundverfügung
- Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit gem. Nr. 7.4 der Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung bzw. Nr. 3.6 der Dienstanweisung der Universität Bielefeld für die Verfahrensabläufe der Bestellungen erforderlich
- Voraussetzung: Beschäftigte/Beamte, die mindestens der Entgelt/-Besoldungsgruppe E9a TV-L/A9 LBesG angehören.
- x-flow (Elektronische Rechnungsbearbeitung)
- Prüfung der Rechnung auf Leistungspositionen, Preis, Menge und evtl. ausgehandelte Rabatt- oder Skontobeträge
- Bearbeitung/Freigabe der Rechnung
- Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit gem. Nr. 7.4 der Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung bzw. Nr. 3.6 der Dienstanweisung der Universität Bielefeld für die Verfahrensabläufe der Bestellungen erforderlich
Hausinterne Regelungen
- Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung
Die Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung der Universität Bielefeld vom 12.12.2022 (Nr. 7.3 und 7.4 trifft folgende Regelungen zur Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit:
7.(3)
Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind.
Die Befugnis gilt für alle Mitarbeitenden der zentralen Hochschulverwaltung, die mindestens in E 3-TVL beschäftigt sind bzw. der BesGr. A 6 LBesG NRW angehören, als erteilt.
7.(4)
Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst insbesondere die Verantwortung dafür, dass- die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,
- nach den geltenden Vorschriften und Dienstanweisungen, insbesondere nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist,
- die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,
- die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
- Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
- die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (z. B. Mittelverfügbarkeit)
- die angeforderte Zahlung nach ihrem Rechtsgrund richtig ermittelt worden ist.
Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind der Kanzler und andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist, befugt. Die Übertragung der Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit erfolgt durch das Dezernat Personal und Organisation (P/O).
- Dienstanweisung der Universität Bielefeld für die Verfahrensabläufe von Bestellungen
Die Dienstanweisung der Universität Bielefeld für die Verfahrensabläufe von Bestellungen vom 01.04.2014 regelt die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit ebenfalls:
3.6.
Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit. Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind befugt
• der Rektor der Dienststelle (Präsident / Präsidentin)
• der Kanzler der Dienststelle (Vizepräsident/ Vizepräsidentin)
• andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist.Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer dazu befähigt ist. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit zu bescheinigen ist, zu überblicken und zu beurteilen vermag.
- Rundverfügung zur Beauftragung von „Soloselbstständigen“ mit Dienstleistungen
Lt. Rundverfügung zur Beauftragung von „Soloselbstständigen“ mit Dienstleistungen vom 23.06.2023 wird die Prüfung der Auftragsvergabe im Rahmen eines Beschaffungsprozesses durch die*den (fachliche*n) Genehmiger*in für einen Warenkorb in SAP-SRM vorgenommen. Durch die damit gestiegenen Anforderungen an diese Rolle ist zukünftig mindestens eine Eingruppierung/Besoldung in E9a TV-L/A9 LBesG für die Erteilung der Befugnis der sachlichen Richtigkeit erforderlich.