Qualitätsmanagement Studium und Lehre
Änderung von Studienangeboten mit Zertifizierung
Ziel dieses Prozesses ist die Änderung eines Studiengangs oder einer Studiengangsvariante mit anschließender Zertifizierung. Für eine Änderung ohne Zertifizierung oder eine Zertifizierung ohne Änderung fallen einzelne Prozessschritte weg. Änderungen mit Zertifizierungen finden immer eingebettet in ein QM-Verfahren statt.
Der Prozess ist in vier Phasen unterteilt:
- Planungsphase (PLAN)
- Umsetzungsphase (DO)
- Evaluationsphase (CHECK)
- Beschluss- und Veröffentlichungsphase (ACT)
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Erläuterungen zu den Phasen
- Einordnung von Änderungen
Änderung meint in diesem Fall Änderungen an Studiengangsvarianten, die so weitreichend sind, dass die Fächerspezifischen Bestimmungen (FsB) betroffen sind (zur Frage, wann eine Änderung konzeptionell ist, siehe FAQ).
Das Vorgehen bei reinen Aktualisierungen der Modulbeschreibungen oder Korrekturen von Fehlern wird zwischen der*dem QM-Koordinator*in und den Ansprechpersonen in SL.1 abgestimmt. Es empfiehlt sich auch in diesen Fällen eine Änderungsanzeige (siehe Vorlagen im Download Bereich) auszufüllen.
- PLAN - Planungsphase
Der Prozess startet entweder in SL.1 mit der Erinnerung an die Fakultät, dass eine Zertifizierung ansteht oder in der Fakultät mit einem Änderungswunsch. Dabei ist es entweder möglich, dass der Änderungswunsch der Fakultät keine konzeptionelle Änderung beinhaltet, aber die Zertifizierung ohnehin ansteht oder der Änderungswunsch beinhaltet eine konzeptionelle Änderung und die Zertifizierung erfolgt daher in diesem Verfahren (zur Frage, wann eine Änderung konzeptionell ist, siehe FAQ).
- In der Fakultät gibt es eine Idee, die vom Dekanat mitgetragen wird, zur Änderung an einer Studiengangsvariante.
- Die*Der QM-Koordinator*in (im folgenden QMK) teilt diese Idee den jeweiligen Ansprechpersonen in SL.1 (im folgenden SL.1) mit.
- Hierzu erstellt QMK eine Änderungsanzeige (siehe Vorlagen im Download Bereich) und stimmt diese mit SL.1 ab.
- SL.1 erstellt einen allerersten Zeitplanentwurf, der eine grobe Orientierung liefert, zu wann die Änderung möglich wäre und stimmt ihn mit QMK ab.
- SL.1 informiert das Prorektorat Studium und Lehre in geeigneter Weise über die Planungen der Fakultät und versetzt die*den Prorektor*in für Studium und Lehre (im folgenden PR SL) in die Lage zu entscheiden, ob es notwendig ist, dem Rektorat über die Planungen zu berichten und eine erste Einschätzung zur Passung zu den strategischen Zielen der Universität abzugeben.
- Wenn der Zeitplanentwurf vorliegt, die Änderungsanzeige abgestimmt ist und das Prorektorat informiert wurde, schließt der Beschluss der Fakultät die Planungsphase ab:
- Entweder, die Fakultätskonferenz beschließt die Absicht, die Studiengangsvariantezu ändern oder Studiendekan*in bzw. Dekan*in teilen dies formal mit.
Am Ende der Planungsphase steht also für dezentrale und zentrale Akteur*innen der Auftrag, weiter zu machen und die Umsetzung anzugehen. An die Planungsphase schließt sich daher die Umsetzungsphase an.
- DO - Umsetzungsphase
- SL.1 und QMK koordinieren gemeinsam einen Termin für das Auftaktreffen (siehe FAQ).
- SL.1 und QMK stimmen auf Grundlage des Zeitplanentwurfs aus der Planungsphase einen verbindlichen Zeitplan ab.
- SL.1 und QMK prüfen gemeinsam, ob und wie die Änderung eine Aktualisierung des Studiengangskonzeptes (siehe Vorlagen im Download Bereich) erforderlich macht bzw. ob es äußere Anlässe gibt, das Studiengangskonzept zu aktualisieren .
- Auf Grundlage der Änderungsanzeige/des Studiengangskonzepts werden ggf. neue Module angelegt, für bestehende Module eine neue Version erstellt, Modulbeschreibungen aktualisiert oder Module eingestellt. SL.1 stimmt sich hierzu mit QMK ab.
- Sind die Module angelegt, beschreibt QMK die Module entweder selbst oder koordiniert die Beschreibung (siehe Anleitung im LSO-Portal).
- Es folgen ggf. weitere Überarbeitungsschleifen in Rücksprache mit SL.1.
Die Studiengangsdokumente haben nun einen Status den die Arbeitsebene so einschätzt, dass er beratungsreif ist. Den Abschluss der Phase bildet eine Freigabe der Dokumente für die weitere Prüfung und Beratung durch Dekan*in oder Studiendekan*in im Namen der Fakultät.
Mit dem Abschluss der Umsetzungsphase ändert sich die Rolle von SL.1: Bis hierhin erfolgte eine Beratung bei der Erstellung der Unterlagen, in der folgenden Evaluationsphase werden diese Unterlagen nun einer formalen Prüfung unterzogen.
- CHECK - Evaluationsphase
- SL.1 und QMK überprüfen den Zeitplan aus der Umsetzungsphase und nehmen ggf. Anpassungen vor.
- SL.1 koordiniert die verwaltungsseitige Prüfung der Studiengangsdokumente, die Module werden in den Status „geprüft“ gesetzt.
- SL.1 fertigt einen „Zwischenbericht“ (siehe FAQ) an: Auffälligkeiten und Hinweise werden QMK gemeldet. Im weiteren Verlauf werden „mit den Externen zu besprechende Punkte“ im Zwischenbericht ergänzt.
- QMK koordiniert den weiteren Umgang mit den Ergebnissen des Zwischenberichts.
- SL.1 koordiniert die interne Verständigung für die Akteur*innen in der Zentrale (siehe FAQ). Punkte aus der internen Verständigung zentral werden mit in das Planungstreffen genommen.
- Im Planungstreffen (siehe FAQ) erfolgt eine Verständigung über mögliche Punkte für die interne Verständigung in der Fakultät/im Fach.
- Die Universitätskommission für Studium und Lehre (Leko) nimmt den Stand der Planungen positiv zur Kenntnis und gibt ggf. Punkte, die aus einer gesamtuniversitären Perspektive relevant sind (z.B. das Studienmodell betreffen) mit für die weiteren Beratungen.
- QMK nimmt die Ergebnisse des Planungstreffens mit in die Fakultät und koordiniert die interne Verständigung für die Akteur*innen in der Dezentrale (siehe FAQ).
- Die zusammengetragenen qualitativen und quantitativen Daten bilden die Grundlage für das Gespräch mit den externen Peers (siehe FAQ).
- Am Ende der Evaluationsphase findet eine umfassende Evaluation in Form des Studiengangsgesprächs (siehe FAQ) statt.
- Anhand der Ergebnisse der Evaluationsphase folgt ggf. eine Überarbeitung der Studiengangsdokumente. Die Studiengangsdokumente liegen danach in einer Fassung für die Gremienbeschlüsse vor.
- SL.1 erstellt auf Grundlage des Zwischenberichts und des Umgangs mit den Ergebnissen, der Rückmeldung der Externen und der Vereinbarungen aus dem Studiengangsgesprächs einen Prüfbericht, der den weiteren Gremienbeschlüssen zu Grunde gelegt wird (d.h. das Ergebnis ist Teil der Vorlage).
Es liegen nun alle Dokumente für die Beschlussfassung in den Gremien vor, dieser Punkt markiert den Übergang von der Evaluationsphase zur Beschluss- und Veröffentlichungsphase.
- ACT - Beschluss- und Veröffentlichungsphase
- Auf Grundlage der Ergebnisse der Evaluationsphase erstellt SL die Fächerspezifischen Bestimmungen (FsB) der Studiengangsvariante.
- Die Fakultätskonferenz beschließt die Änderung der Studiengangsvariante auf Grundlage der Studiengangsdokumente und verabschiedet FsB und Modulbeschreibungen.
- Die Universitätskommission für Studium und Lehre (Leko) bescheinigt die ordnungsgemäße Durchführung des Zertifizierungsverfahrens, berät ggf. über Empfehlungen und Auflagen und empfiehlt dem Rektorat die Zertifizierung.
- Das Rektorat beschließt die Zertifizierung und Veröffentlichung der FsB und Q-Berichte.
- Die erfolgreiche Zertifizierung der Studiengangsvariante wird öffentlich gemacht, SL organisiert die Veröffentlichung der Q-Berichte und der Zertifikate in der Studieninformation.
- Die Änderung wird im BIS (eKVV) veröffentlicht, die FsB kommen in das Verkündungsblatt, Einschreibungen sind nun auch auf eine neue Kohorte möglich.
- SL.1 und QMK organisieren gemeinsam Follow-up und Nachbereitung des Verfahrens, es werden erste Absprachen zum Start des nächsten Verfahrensdurchgangs getroffen, ggf. wird die Erfüllung von Empfehlungen und Auflagen besprochen.
- Zeitplan für konzeptionelle Änderungen
Eine konzeptionelle Änderung von Studienangeboten erfordert viel Vorlauf, um rechtzeitig vor Beginn der Bewerbungsphase alle Studiengangsdokumente veröffentlichen zu können. Die folgende Grafik zeigt den Ablauf beispielhaft für konzeptionelle Änderungen, die zu einem Wintersemester in Kraft treten. Der Vorlauf ist dabei als Minimum anzusehen, je nach Komplexität des Vorhabens muss die Planungsphase noch früher beginnen.
Weitere Informationen und Hintergründe zu den Abhängigkeiten beim Zeitplan und Erläuterungen dazu, wann eine Änderung konzeptionell ist, finden Sie in den FAQ.
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Glossar und weiterführende Links:
- FAQ: Im Beschäftigtenportal der Universität Bielefeld sind weiterführende Informationen zu den einzelnen Prozessschritten für QM-Koordinator*innen oder anderweitig beteiligte Kolleg*innen als FAQ anrufbar. Um die Seite zu öffnen, ist ein Login ins Beschäftigtenportal erforderlich.
- FsB: Im Bielefelder Studienmodell gibt es unterhalb der prüfungsrechtlichen Rahmenregelungen und der Rahmenprüfungsordnungen für jedes Fach eigene spezifische Regelungen. Für Bachelor und Master Studienangebote heißen diese rechtlich gültigen Ordnungen Fächerspezifische Bestimmungen (FsB) und im Staatsexamen-Studium Studien- und Prüfungsordnung. Sie finden die FsB eines Faches in der Studieninformation im Navigationsmenü.
- Leko: Die Universitätskommission für Studium und Lehre wird in den Grafiken mit Leko oder zentraler Leko abgekürzt. Sie berät unter Anderem über Einrichtungen, Änderungen oder Einstellungen von Studienangeboten und empfiehlt dem Rektorat die Zertifizierung mit oder ohne Empfehlungen / Auflagen. Die Sitzungstermine werden im QM-Portal auf der Seite Termine veröffentlicht.
- Peers: In die QM-Verfahren werden regelmäßig externe Expert*innen eingebunden. Weitere Informationen finden Sie im QM-Portal auf der Seite zur Einbindung externer Expertise.
- PR SL: Das Prorektorat Studium und Lehre besteht aus der*dem Prorektor*in und den Referent*innen sowie einem Sekretariat. Die Kontaktinformationen sind auf der Homepage des Prorektorats zu finden.
- QMK: Für die dezentralen QM-Systeme im Bereich Studium und Lehre haben alle Fakultäten QM-Koordinator*innen benannt. Eine Übersicht über die QM-Koordinator*innen aller Fakultäten ist im QM-Portal auf der Seite QM in den Fakultäten zu finden. Die Aufgaben werden teilweise auch von Studiendekan*innen übernommen, daher meint QMK in den Prozessphasen sowohl QM-Koordination als auch (je nach Aufgabenzuschnitt) Studiendekan*in.
